De kracht van verbinding – 7 tips voor betere online werkrelaties in je team

Je zit er weer klaar voor. Stipt 09:00 uur start de online meeting. Je collega’s verschijnen in beeld. De een met een wat korreliger beeld dan de ander. Als het geluid en beeld het doet, begint een collega: ‘Hoe gaat het?’ De ongemakkelijke seconde van stilte ontstaat door de digitale vertraging en de drempel om te praten (straks praat je door elkaar heen!). Daar wil je snel vanaf. Je zegt ‘Goed, met jou ook?’ En je collega antwoord instemmend. Zo. En nu snel over tot de orde van de dag.

Het tonen van emoties en aandacht geven aan verbinding is een belangrijk deel van ons werk. Het digitale tijdperk in coronatijd zorgt voor een extra uitdaging. Emoties aflezen is lastiger, we willen digitaal ongemak voorkomen en dan rest nog de vraag: durven we ons wel kwetsbaar op te stellen voor collega’s? Toon je wel of niet je thuiskantoor of gebruik je liever een achtergrondafbeelding? In deze blog lees je waarom het belangrijk is om juist nu te investeren in werkrelaties tijdens (online) vergaderingen. Je leest 7 concrete, direct toepasbare tips voor meer verbinding in je team in coronatijd. Grotendeels geïnspireerd door twee gloednieuwe boeken van Peter Bos (Verbonden, 2020) en Jitske Kramer (Werk heeft het gebouw verlaten, 2020), die elkaar perfect aanvullen.

In zijn boek, ‘Verbonden’, benadrukt Bos dat relaties voor mensen een biologische noodzaak zijn. En in tijden van crisis neemt die noodzaak alleen maar toe. “Biologen weten dat mensen verplicht sociaal zijn: we kunnen niet overleven buiten een groep en lijden er erg onder om in isolatie te worden gehouden.” Bos noemt het voorbeeld dat zelfs kapucijnapen voortdurend elkaar roepen om contact te houden. Ook als ze apart zitten, beschouwen ze zichzelf nog steeds als deel van een groep en zoeken ze voortdurend geruststelling dat iedereen er nog voor hen is. Ze houden vocaal elkaars hand vast. Als mensen zijn wij hierin niet erg anders. We zijn groepsdieren. Alleen thuiswerken achter de laptop gaat de een makkelijker af dan de ander. Maar een ding is zeker: allemaal hebben we behoefte aan verbinding.

Belang van verbinding op werk

We leven in 2021. In de afgelopen twintig jaar heeft digitalisering veel productiewerk uit handen genomen. Bij het werk dat overblijft, zijn we vaak afhankelijk van anderen. Daarvoor zijn goede werkrelaties essentieel. Bos: “Net als bij fairtrade, zou het voorvoegsel bij peoplemanagers overbodig moeten zijn.” Werk en privé ligt ook dichter bij elkaar dan we soms denken. Bos verklaart hoe relaties thuis en op werk niet fundamenteel aan elkaar verschillen. Daar is onderzoek naar gedaan via hechtingsstijlen: heeft iemand als kind een veilige relatie met de ouders gehad? Dat heeft effect op latere relaties en (zelf)vertrouwen. De hechtingsstijl die mensen hebben, heeft ook effect op de werkbeleving. Veilig gehechte werknemers hebben meer plezier in hun werk, zijn minder onzeker, hebben minder angst voor afwijzing en minder moeite om werk en privé te combineren dan angstig of vermijdend gehecht personeel. De veilig gehechte medewerkers ervaren minder depressieve en eenzame gevoelens en zijn ook minder vaak ziek. Ook bij managers heeft een veilige hechtingsstijl positief effect op een team. Veilig gehechte leidinggevenden hebben meer oog voor behoeften van het personeel, wat zorgt voor meer motivatie. Anders gezegd: leidinggevenden met sociale intelligentie, die het belang van empathie inzien, zorgen voor betere groepsprestaties van het team.

7 tips voor het stimuleren van goede relaties op de werkvloer

Het belang van goede relaties, empathie en sociale intelligentie op de (digitale) werkvloer is duidelijk. Maar de grote vraag: hoe stimuleer je dit in coronatijd? Lees hier allereerst drie praktische tips.

1. Reken bijpraattijd. Voeg 10 minuten toe aan je meeting en gebruik deze tijd om even bij te praten. Plan je meetings sowieso 5 minuten na het (half) uur (zoals 10:05/10:35u). Dan geef je je collega ook wat tijd om te schakelen tussen meetings.

2. Echt luisteren. Wees eerlijk: verstuur jij weleens een mailtje tijdens een meeting? Of nog even een appje tussendoor? Of even de bestelstatus van je nieuwe bestelling checken? Hoogstwaarschijnlijk is je antwoord ‘ja’. En dat is logisch: we worden continu afgeleid door meldingen. Van social media, mail, et cetera. Wil je echt luisteren naar de ander, zorg dan dat je je pushberichten uitzet. Denk bijvoorbeeld aan het volledig afsluiten van je mail, zoals Outlook. Of zet in Microsoft Teams ‘Niet storen’ aan bij je status (klik op je profielfoto rechtsboven). Als je in een vergadering bent, gaat je status automatisch naar ‘In gesprek’. Dan ontvang je nog wel berichten. Bij ‘Niet storen’ worden pushberichten uitgeschakeld. Handig: je kan bepaalde collega’s een vrijstelling geven bij dringende berichten. Meer weten hoe je je werk zo slim mogelijk inricht? ‘Grip – het geheim van Slim werken’ is een aanrader.

3. Organiseer check-in-gesprekken. Organiseer reguliere meetings om met elkaar te praten over hoe het gaat. Plan een regulier (half) uurtje in. Hoe ervaart iedereen het thuiswerken? Hoe is de werkdruk? Hoe pakken anderen het aan? Zorg voor een gevarieerde groep collega’s (maximaal 8), liefst van verschillende afdelingen. Vooral in coronatijd hebben medewerkers minder contact met collega’s buiten hun eigen team. Met deze interventie stimuleer je organisatiebrede verbinding, leren collega’s elkaar (beter) kennen en erken je behoeften om gezien en gehoord te worden. Door simpelweg te luisteren. Je hoeft niet per se een oplossing te bieden voor problemen, luisteren kan al erg opluchtend zijn. Kramer (2020) heeft veel tips over hoe je deze check-in-gesprekken goed begeleidt voor een veilige check-in. Goede check-in-vragen zijn:

• Waar kijk je vandaag naar uit? En waar zie je tegenop?
• Hoe voel je je over… (project, veranderingen)?
• Wat speelt er bij jou thuis?
• Waar krijg je buikpijn van als je eraan denkt?
• Waar ben je trots op?
• Waar ben je dankbaar voor?
• Waar heb je hard om moeten lachen deze week?

En vergeet niet uit te checken. Met bijvoorbeeld de vraag: wat neem je mee uit deze meeting? (Kramer, 2020).

4. Plan maandelijkse intervisiemomenten in voor je team (1.5 uur). Intervisie is een prachtig instrument om elkaar beter te begrijpen, te leren van elkaar en wederzijds vertrouwen te versterken. Zorg voor een maandelijkse intervisie waarbij iedereen een case mag inbrengen. De case gaat over een situatie waar je tegen aanloopt. Via een gestructureerde en veilige manier bespreek je de case met je collega’s, zonder te oordelen. Het resultaat: oplossingen, opluchting, herkenning en verbinding. Een mooie manier van maandelijkse teambuilding. Klik hier voor een gratis download van onze intervisie-instructie.

Daarnaast vier sociale tips:

5. Voel van tevoren je emoties en benoem ze. Vooral digitaal is het lastig om elkaar te peilen. Collega’s kunnen niet altijd aanvoelen wat er bij jou speelt. Zorg daarom dat je vóór en tijdens een meeting even bij jezelf nagaat: wat voel ik? Vaak voel je een bepaalde spanning wel aan. En vaak denk je dan ook: laat maar. Maar het is juist goed om die spanning te benoemen, want collega’s voelen die hoogstwaarschijnlijk ook. Blijf niet op de oppervlakte door eromheen te praten, maar benoem wat onder water speelt. Benoem je gevoel. Je kan echt letterlijk zeggen: ‘Jongens, wacht even. Ik voel een spanning bij het bespreken van dit onderwerp. Hoe komt dat?’ Belangrijk hierin is dat je zo’n interventie bij jezelf houdt. Dat is echt de sleutel van verbinding: je kwetsbaar opstellen en delen wat je écht voelt. Dus niet: ‘Je gaat te snel, Erik.’ Maar: ‘Ik merk dat ik het niet meer volg.’ Of: ‘Ik voel me geïrriteerd, want ik heb het gevoel dat we nu steeds over de inhoud blijven praten, terwijl we het niet hebben over de spanning in de meeting.’ Ik hoor vaker dat het delen van je gevoelens als zwak kan overkomen, maar in mijn ervaring is het juist erg verhelderend en kom je tot de echte gesprekken die ertoe doen. Ik zie dat eerlijkheid bouwt aan wederzijds respect.

6. Kijk en luister naar (non)verbale uitingen. Wie zegt dat groepsdynamiek in online vergaderingen niet bestaat, heeft niet goed gekeken. Waar een groep is, is dynamiek. Kijk dus goed naar de gezichtsuitdrukking van je collega’s. Probeer weg te blijven van aannames, dus zeg wat je ziet, niet wat je denkt dat je ziet. Dus niet: ‘Ik zie dat je je irriteert’, maar: ‘Ik zie jou fronsen, Frans. Waardoor komt dat?’ Luister ook naar gevoelswoorden, zoals: ‘Ik maak me zorgen’, of: ‘Het is lastig.’ Echte verbinding maak je als je de tijd neemt om hiernaar door te vragen. ‘Je zegt dat je het lastig vindt. Waardoor is dat?’ Daar ontstaan echte, impactvolle gesprekken en ontstaat verbinding.

7. Geen waarom, maar waardoor. Gooi je ‘waarom’-vraag overboord en start met de ‘waardoor’-vraag. Het lijkt een minuscuul verschil, maar een waarom-vraag kan veroordelend overkomen, alsof je collega zich moet verdedigen. ‘Waardoor’ is veiliger en heb je meer kans op verbinding. Kijk maar hoe deze zin overkomt: ‘Marcel, waarom kies je deze strategie?’ of: ‘Marcel, waardoor kies je deze strategie?’ De eerste kan overkomen alsof je jezelf moet uitleggen, de tweede klinkt geïnteresseerder. Behoefte aan een verdiepingsslag in adviseren? Lees het boek ‘Advieskunst’ van Machiel Willemsen. Een handig boek met concrete handvatten om je advieswerk naar een hoger niveau te tillen. Op de site staan ook handige tips.

Verlies de noodzaak voor verbinding niet uit het oog

We leven in een tijd waarbij verbinding soms ver te zoeken is. Een wereld waar mensen verschillende realiteiten van de werkelijkheid hebben. Een discussie voeren waarbij je weigert je eigen eiland te verlaten is zinloos. Echt contact maken, begrijpen, verbinden, doe je door open te staan voor de ander. Nieuwsgierig zijn naar andere meningen. Je niet irriteren aan een andere visie, maar leren van de ander. De kracht van emotie en empathie inzetten. Niet blijven hangen op de oppervlakte (“Coronamaatregelen zijn stom/onnodig/goed/nodig”), maar elkaar tegenmoetkomen in het delen van je emoties onder water (“Ik ben bang voor wat gebeurt als…”). Als je nog een goed voornemen voor dit jaar nodig hebt: investeer in verbinding. Het is onze basisbehoefte.

Wil jij zelf meer betekenisvolle gesprekken voeren? Wij verzorgen ook persoonlijke coaching. Klik hier voor meer info.