13 tips voor adviseurs interne communicatie tijdens corona
Hoe kunnen adviseurs interne communicatie hun werk goed doen in tijden waar iedereen thuiswerkt? We zijn in die periode medeverantwoordelijk voor het versoepelen van de interne communicatie: zorgen voor goede content, een optimale mediamix, en dat iedereen in de organisatie, van directielid tot medewerker, zich gefaciliteerd ziet om hun communicatierol goed te vervullen. Hoe kun je juist nu de interne communicatie verbeteren?
Doordat we niet meer naar kantoor gaan, verloopt de interne communicatie tijdens corona anders. Welke middelen werken goed als je op afstand werkt van elkaar? Hoe vinden de communicatieadviseurs hun achterban die soms uit enkele honderden werknemers bestaat? Alleen digitaal of nu toch ook vaker met papier werken? Hoe vervang je de reguliere grote bijeenkomsten en events? Lees dan vooral verder. Of kijk en luister naar mijn verhaal in onderstaande video.
Figuur 1: Het klaverblad voor communicatie
Afgelopen week was ik, op uitnodiging van Henk Jan Winter van UWV, spreker bij een webinar over interne communicatie. UWV organiseerde dit webinar als online vervanger van CALLinMOTION; een vaste vakinhoudelijke update van communicatieadviseurs. Een goede reden om de alternatieven voor communicatieadviseurs op een rij te zetten. Ik ga daarbij vooral in op interne communicatie op corporate niveau. Als kapstok van mijn verhaal gebruik ik het klaverblad voor communicatie (zie figuur 1).
De mogelijkheden van onlineteams komen al uitgebreid aan de orde in mijn eerdere blog ‘Thuiswerken: Slim samenwerken tijdens de coronacrisis’.
Interne communicatie tijdens corona: luisteren
Het begint allemaal met luisteren. Als communicatieadviseur wil je weten wat speelt in de organisatie en hoe iedereen erbij zit. Dat is een stuk lastiger als iedereen thuiswerkt. Zoals mijn collega Sander verzuchtte “Je kunt niet in een hoekje gaan zitten luisteren om de temperatuur te meten.”. Toch bestaan diverse mogelijkheden om te weten wat er speelt:
Tip 1: gebruik aanwezige data
We kunnen het communicatiegedrag van alle medewerkers prima aflezen in onze internecommunicatiemonitor. Als de nieuwssite of -app goed is ingesteld, kan je zien welke berichten veel zijn gelezen, wat de leestijd is en welke rubrieken populair zijn. Op het sociale intranet, Yammer of Slack, is te zien hoe vaak collega’s elkaars vragen beantwoorden en welke berichten veel zijn geliket. Een prima bron van informatie voor je interne-communicatiebeleid. Hier kan je bijvoorbeeld goed zien of collega’s genoeg hebben van de berichten over corona, of dat ze juist meer willen weten. Ook verschuivingen in intern mediagebruik zijn goed te meten. Mocht je nog niet zo’n dashboard hebben, dan is nu de tijd om die in te stellen.
Figuur 2: voorbeeld van een dashboard voor interne communicatie van Philips
Tip 2: organiseer een quickscan interne communicatie of engagement
Mocht je geen monitor hebben, of mocht die niet voldoende opleveren, dan is een quick-IC-scan altijd handig. Met Survey Monkey of Typeform maak je snel een enquête om de beleving van de interne communicatie te meten. Die enquête kan gaan over de waardering van interne communicatie, het gebruik van kanalen, het type content, of de rol van leidinggevenden. De enquête kan ook worden gebruikt om de betrokkenheid van medewerkers te polsen. De engagementscore van Gallup kan hier een voorbeeld zijn. Voeg dan wel enkele vragen over thuiswerken toe. Als Orange Otters hebben we in mei 2020 een peiling gedaan van de interne communicatie onder IC-adviseurs. Opvallende uitslag: de waardering van interne communicatie was gestegen van 6,7 voor corona, naar 7,2 nu! Lees straks meer over het onderzoek.
Tip 3: organiseer online luistersessies
Een leuke luistervorm is het organiseren van luistersessies. Vraag elke week een andere aselecte groep van collega’s van acht personen om mee te doen met een luistersessie. Organiseer voor hen een online teamsessie en praat met hen over hun beleving van interne communicatie tijdens corona en over betrokkenheid. Leuk en leerzaam! Nodig daarbij ook mensen uit die niet zo snel hun mening geven. Introverte collega’s hebben soms andere communicatiebehoeften. Lees hier meer over luistersessies.
Informeren
Dan komen we bij het deel van ons vak waar we de meeste ervaring hebben. Het informeren van collega’s. Een deel van ons palet is al online, zoals intranet en nieuwsbrieven. Toch is het effect in deze tijden anders. Veel medewerkers voelen zich onzeker en missen de binding met de organisatie. Dat vraagt enkele aanpassingen.
Tip 4: informeer vaker
Juist in tijden van onzekerheid hebben onze hersenen meer behoefte aan informatie. Omdat we het minder makkelijk op de wandelgangen kunnen vinden, is het belangrijk dat op corporate niveau vaker wordt gecommuniceerd. Het is fijn om wekelijks een update te krijgen van het management. Dat kan in de vorm van een nieuwsbrief of een blog op intranet. Daarbij is behoefte aan Directieve, Doortastende en Duidelijke interne communicatie. In tijden van onzekerheid is minder behoefte aan gepolder, dan wil je duidelijkheid. (lees ook: Advies aan de directeur). Geef ook aandacht aan wat iedereen bindt: de missie en de waarden. Juist bij thuiswerken is daar behoefte aan. Tips voor crisiscommunicatie tijdens Corona lees je hier.
Tip 5: maak de leiding zichtbaar
Nog beter is een vlog. Dat vraagt wat nieuwe vaardigheden van directieleden, die natuurlijk ook vanuit huis werken, maar medewerkers hebben behoefte aan zichtbaarheid van het management. Ik heb zelfs de dochter van een directeur ingezet om te helpen bij een vlog. Dat werkte uitstekend. Niemand verwacht in deze tijden studiokwaliteit. Een andere manier om de leiding zichtbaar en aanspreekbaar te maken, is natuurlijk de inzet van webinars, die je nu met bestaande techniek zoals Teams live-events en Cisco Webex makkelijk zelf organiseert. (lees ook deze tips voor webinars )
Tip 6: toon empathie
Het is gek. Met videovergaderingen en online samenwerken hebben we de neiging om zakelijk te praten. Terwijl je tegelijkertijd via de camera in de huiskamer van je collega kijkt. Geef aandacht voor chitchat. En help managers de juiste empathische toon aan te slaan. Laat merken dat ze snappen dat veel collega’s het werk lastiger vinden vanuit huis, met bijvoorbeeld kinderen om zich heen. Wees ook bewust dat medewerkers op verschillende momenten ups en downs ervaren. Vaak reageren collega’s met ‘goed’ als je vraagt hoe het gaat. Vraag eens door: ‘Hoe gaat het écht met je?’
Tip 7: communiceer eens offline; verspreid een personeelsblad
Van thuiswerken krijg je vierkante ogen. Je tuurt de hele dag naar een beeldscherm of praat in een telefoon. Dan is het heerlijk om eens een tijdschrift open te slaan en lekker door artikelen te bladeren; de optimale interne communicatie tijdens corona. Het is een bijna vergeten ambacht, maar de moeite van het overwegen waard. Wel handig als je over alle thuisadressen van collega’s en flexkrachten beschikt.
Dialoog
In de tijd voor corona was het faciliteren van dialoog al een lastige rol. Nu lijkt dat nog lastiger: hoe krijg je echte uitwisseling van informatie, terwijl iedereen thuiswerkt? Gelukkig zijn daar oplossingen voor.
Tip 8: bevorder interactief vergaderen
Het valt me op dat veel online vergaderingen, town halls en zeepkistsessies nog steeds bestaan uit talking heads. Ruim wat meer tijd in en plan, naast het plenaire gedeelte van de vergadering, ook break-out-sessies in. De meeste online vergadersystemen maken het mogelijk een grotere groep in kleinere groepjes te splitsen, om vervolgens de uitkomsten plenair te bespreken. Het is dan handig om elke plenaire groep een facilitator te geven, zodat de subgroepen meteen aan de slag kunnen.
Daarnaast zijn er leuke online apps, waarmee je ‘live’ vragen aan de groep kunt stellen. Dat kan met stellingen in Mentimeter, maar ook met virtuele post-its in bijvoorbeeld MIRO. Leuke hulpmiddelen die een bijeenkomst opeens interactief, effectief en leuk maken.
Figuur 3: Het gebruik van Miro, een online post-it hulpmiddel.
Tip 9: shut up and listen
Dialoog komt ook eerder tot stand als medewerkers daadwerkelijk de kans krijgen om wat te zeggen in een online bijeenkomst. Managers en teamleiders zijn gewend om het woord te nemen, en online kan dat uit de hand lopen. De wat introverte collega’s komen online vaak nog minder uit de verf. De Roos van Leary gaat dan in werking: door de dominantie van de een, vallen de anderen snel stil.
Als IC-adviseur is het soms slim om leidinggevenden te vragen te beginnen met luisteren, en daarna vragen te stellen, in plaats van meteen te beginnen met vertellen en uitleggen.
Tip 10: start een online beleidsdiscussie
We zijn gewend om bij beleidsdiscussies elkaar in de ogen te kijken. Dat kan nu niet. Maar er zijn prima platformen waar je goede beleidsdiscussies kunt organiseren, zoals DISCOURSE. Om de discussie aan te zwengelen heb je een paar vrijdenkende moderatoren nodig. En als de discussie op gang is, kunnen zij verschillende meningen verbinden of collega’s uitdagen om met een andere visie te komen.
Ook hier kan het slim zijn management eerst te vragen stil te zijn. Bij een van de online beleidsdiscussies hebben we ingesteld dat het management de eerste twee weken alleen kon lezen. Dat werkte fantastisch. Na een schuchter begin, posten medewerkers nu allerlei beleidssuggesties, die wellicht anders hun mening voor zich hadden gehouden.
Ervaren
Je leert het meeste door zelf iets te ervaren. Dat is bij thuiswerken wat lastiger te organiseren. Toch zijn er enkele opties, zeker voor informele communicatie.
Tip 11: creëer gezamenlijke ervaringen
Ik vertelde het al bij tip 6: we hebben de neiging om te veel inhoudelijk te overleggen en we vergeten de sociale kant. Het maken van contact is juist belangrijk om collega’s te binden met de organisatie. Geef als adviseur interne communicatie dus veel aandacht aan leuke momenten. Veel organisaties kennen al een online vrijdagmiddagborrel, pubquiz of challenge. Met name de laatste twee werken goed, omdat je echt met iets leuks bezig bent in teamverband. Online koffiemomenten, bijvoorbeeld met het management, helpen ook om de binding te vergroten. Met mijn collega’s van Orange Otters hadden we een virtuele picknick, waarbij we elkaar opdrachten gaven en foto’s van het resultaat deelden. Het was extra gezellig omdat iedereen de dag van de picknick een picknickpakket thuisbezorgd had gekregen.
Figuur 4: een virtuele picknick met collega’s
Extra accenten in de rol van de IC-adviseur
Tip 12: verdiep je in online mogelijkheden
Wie had gedacht dat bijna alle organisaties in twee maanden tijd over zouden stappen op online samenwerkingsystemen? En met succes. Dat vraagt wel wat extra’s van ons als communicatieadviseur. Zorg dat je voorloopt. Probeer verschillende extra mogelijkheden van de online vergadersystemen uit, test de interactiehulpmiddelen, maak zelf thuisvideo’s et cetera. Dan kan je vanuit je eigen ervaring je collega’s nog beter adviseren en helpen.
Tip 13: faciliteer teamleiders
Als je die systemen onder de knie hebt, kun je teamleiders helpen hun rol te vervullen. Juist als iedereen thuiswerkt, is de teamleider een belangrijke (informele) leider in de organisatie. Help ze met online vergaderen, luisteren en het creëren van dialoog. Dat kan je allemaal zelf doen, maar je kunt ook op sociaal intranet ondersteunende groepen aanmaken. Bij de NGO waar ik nu werk hebben we een online groep: ‘Hoe werkt de chat?’ ‘Hoe doe ik mee aan de dialoog over de nieuwe strategie?’ en de groep ‘Tips voor thuis!’ In de laatste groep geeft een collega steeds een tip van de dag om thuiswerken leuk te maken. Een prima initiatief.
Ten slotte
Als adviseur interne communicatie heb je bij de -deels- thuiswerkende organisatie je gewone rol en meer. Naast het creëren van content en het optimaliseren van de IC-mix, ben je partner van het management en moderator. Dat vraagt soms een ontdekkingstocht, maar het maakt het vak ook extra leuk. Uit ons onderzoek bleek dat de aandacht voor interne communicatie tijdens corona positief was veranderd door het thuiswerken. Dat is een kans!
Huib Koeleman
