AI en intranet: wat is de buzz? Kansen en risico’s op een rij
Wil jij dat intranet automatisch het lunchmenu geeft van de locatie waar jij op dat moment werkt (en geen lunchmenu als je thuiswerkt)? Dat je na je vakantie de drie belangrijkste nieuwsberichten als eerste ziet? Ben je nieuwsgierig wat er allemaal kan, of wat we verwachten rondom AI en intranet? Artificial Intelligence is het buzz woord van het moment, en ook intranetaanbieders zijn hier volop mee bezig. In dit blog zet ik voor jou als communicatieprofessional de mogelijkheden en uitdagingen op een rij.
Onderwerpen:
- Waarom zou je dit als organisatie willen? Wat is de strategie?
- Wat zijn de kansen? Welk werk wordt anders? Over welke AI-functionaliteiten hebben we het eigenlijk?
- Waar liggen uitdagingen en risico’s van een AI-gedreven intranet?
- Welke aanbieders lijken voorop te lopen, of zijn interessant om in de gaten te houden?
- Wat kun je morgen al doen?
Waarom zou je iets met AI willen?
Mijn scriptie schreef ik in de tijd dat e-commerce opkwam. Ik deed onderzoek bij financiële dienstverleners naar waarom ze wel of niet investeerden in e-commerce en welke competenties en vaardigheden ze in de toekomst verwachtten. Wat mij toen opviel is dat de meesten vooral keken naar wat de anderen deden. Er was niet per se een e-commerce-strategie. De nieuwe mogelijkheden van techniek waren er, anderen deden het ook, dus gingen ze mee. Ditzelfde principe lijkt nu ook aan de hand te zijn. We willen of moeten iets met AI in interne communicatie, ons nieuwe intranet moet wel AI gedreven zijn. De grote vraag is natuurlijk ‘waarom?’. Wat wil je er als organisatie mee bereiken? Laat ik vooropstellen dat je niet AI moet willen omdat het er is, maar omdat het goed aansluit bij de bedrijfsdoelen.
10 kansen voor intranet: welk werk wordt anders of leuker?
Een AI-gedreven intranet kan een krachtige tool zijn om de interne communicatie, samenwerking en efficiëntie binnen een organisatie te verbeteren. Mijn collega Huib zette ook een uiteen wat de invloed van AI op interne communicatie is. Onderstaand zoom ik specifiek ik op wat AI kan betekenen voor je intranet.
1. Content automatisch vertalen
Het meertalig maken van content kost veel tijd en geld, maar met AI is dat nu veel gemakkelijker. Een goede integratie zorgt voor automatische vertalingen van zowel geschreven als gesproken teksten.
2. Persoonlijke contentaanbevelingen
Met AI wordt content geselecteerd voor iedere medewerker, op basis van hun interesses, rol en gedrag. Dit kan variëren van nieuws en aankondigingen tot relevante documenten en trainingen. Dit zorgt ervoor dat medewerkers de informatie krijgen die voor hen relevant is, zonder dat je handmatig doelgroepen hoeft in te stellen. AI gaat hier echt een stap verder.
3. Slimmer zoeken
In de top 3 van pijnpunten bij intranetten staat de ‘zoekfunctie’. Hierover is altijd veel gemopper. Een AI-gestuurde zoekfunctie begrijpt de context van zoekopdrachten en kan suggesties doen op basis van eerdere zoekopdrachten of taken. In mijn werk zie ik vaak hoe medewerkers verdwalen in documenten en lange teksten. Met AI kun je vragen stellen en direct antwoorden krijgen, zonder door ellenlange documenten te hoeven bladeren.
Een mooi voorbeeld hiervan is een PowerApp waarmee je vragen kunt stellen en de antwoorden uit documenten haalt, inclusief de bronlink naar het juiste document. Dit soort toepassingen maakt het werk voor veel medewerkers een stuk gemakkelijker.
4. Kennismanagement en informatiebeheer
Tagging is cruciaal voor het organiseren van informatie, maar laten we eerlijk zijn, bijna niemand vindt het leuk om te doen. AI kan hierbij helpen door automatisch documenten te categoriseren en te taggen. In SharePoint doet Copilot dit bijvoorbeeld al.
En stel je voor dat je in Word bezig bent met een onderwerp, en AI suggereert andere collega’s die met hetzelfde bezig zijn. Dat zou enorm helpen om dubbel werk te voorkomen en om gemakkelijker samen te werken.
5. Automatisering van repeterende taken
Routineprocessen, zoals het plannen van vergaderingen of het invullen van formulieren, kunnen volledig worden geautomatiseerd met AI. Er zijn al veel apps (Reclaim, Clockwise, Motion) op de markt die vergaderingen automatisch plannen. Het controleert beschikbaarheid, kiest de beste tijd en plaats, en stuurt uitnodigingen. Dit zorgt voor meer efficiëntie en geeft medewerkers de ruimte om zich te concentreren op belangrijker werk. Zie hieronder ook een voorbeeld vann Copilot in Outlook.
6. Betere samenwerking
AI kan teams en individuen voorstellen voor samenwerking op basis van hun expertise of eerdere projecten.
7. Sentiment analyse in samenwerking
Daarnaast kan AI gebruikt worden om de stemming binnen teams te analyseren. Dit geeft waardevolle inzichten die helpen om problemen aan te pakken voordat ze escaleren.
8. AI en leren en ontwikkelen
Ook binnen leerplatformen wordt AI steeds meer toegepast. Denk aan gepersonaliseerde leerpaden die worden aangeboden op basis van de behoeften van medewerkers. Dit helpt bij het gericht ondersteunen van de ontwikkeling van medewerkers.
9. Beveiliging en privacy
AI kan helpen om bedreigingen te detecteren door patronen te herkennen in gebruikersgedrag of datastromen. Daarnaast kan AI ook zorgen voor het naleven van privacyregels door gevoelige informatie te identificeren en te beschermen.
10. AI als assistent voor contentcreatie
Het zal geen verrassing zijn dat AI ontzettend handig is bij het maken van content. Van het bedenken van ideeën tot het schrijven van nieuwsartikelen en het herschrijven van teksten naar een eenvoudiger taalniveau. Waar je nu misschien ChatGPT als losse tool gebruikt, zie je dat AI steeds meer geïntegreerd raakt in intranetsoftware. Dit betekent dat je rechtstreeks op het platform waarin je werkt, ook je content kunt laten genereren en bewerken, zonder een externe tool te gebruiken.
Bekijk hieronder hoe je in SharePoint met Copilot je intranetpagina’s kunt maken op basis van een prompt.
Welke risico’s, obstakels en uitdagingen zijn er?
Zoals je ziet, kun je met AI aardig wat verbeteren aan je intranet. Mogelijkheden en kansen lijken er genoeg te zijn. Het is belangrijk om niet alleen de voordelen, maar ook de potentiële obstakels en risico’s te kennen. Hier zijn 5 belangrijke uitdagingen die je tegenkomt bij de implementatie en het gebruik AI:
1. Gebruikersacceptatie
Medewerkers kunnen terughoudend zijn bij het gebruik van nieuwe technologieën zoals AI. Er kan wantrouwen zijn over de manier waarop AI beslissingen neemt of over de impact ervan op hun werk. Het is belangrijk om hier een gesprek over te hebben binnen de organisatie, voordat je het toe gaat passen. Om begrip te krijgen over wat AI wel en niet doet, en om duidelijk te maken hoe het hen kan ondersteunen.
2. Privacy, wetgeving en beveiliging
AI werkt vaak met grote hoeveelheden data, waaronder gevoelige bedrijfsinformatie of persoonlijke gegevens van medewerkers. Dit brengt risico’s met zich mee op het gebied van privacy en gegevensbescherming. AI moet voldoen aan strenge privacywetgeving zoals de AVG (GDPR) en de nieuwe EU AI Act, en er moet duidelijk zijn hoe gegevens worden verzameld, gebruikt en beschermd om zorgen hierover weg te nemen. Dit betekent dat ook een Microsoft zich aan deze wetgeving moet houden. De regels rondom AI zijn in veel landen nog volop in ontwikkeling. Het is belangrijk om de ontwikkelingen op dit gebied te volgen en ervoor te zorgen dat de AI-systemen voldoen aan de geldende en toekomstige regels.
3. Bias en ethische overwegingen
AI-systemen kunnen vooroordelen overnemen uit de data waarop ze zijn getraind. Dit kan leiden tot oneerlijke of ongelijke uitkomsten. Denk aan vrouwen worden aanbevolen voor stereotype vrouwenprojecten. Het is belangrijk om de data waarmee je AI voedt goed te controleren en te zorgen voor diversiteit in de datasets, zodat AI objectieve en eerlijke resultaten oplevert. Dat is overigens nog geen makkelijke opgave.
4. Zorgen over veranderingen in werkprocessen
AI kan veel repetitieve taken automatiseren, maar dit kan soms tot zorgen leiden bij medewerkers over hun rol in de organisatie. Hoewel AI bedoeld is om het werk makkelijker te maken, kan het idee dat technologie bepaalde taken overneemt leiden tot onzekerheid. Goede communicatie en het goede gesprek over de voor- en nadelen van AI en het benadrukken van de toegevoegde waarde voor het werk is essentieel.
5. Betrouwbaarheid en continuïteit
AI-systemen kunnen, net als elke technologie, onverwacht falen. Dit kan leiden tot storingen in het intranet of in de processen die erop draaien. Daarom is het belangrijk om niet volledig afhankelijk te worden van AI en altijd back-upplannen klaar te hebben voor wanneer technologie faalt.
Wat is het concrete aanbod van AI-gedreven intranetten?
Moderne intranetten hebben AI in meer of mindere mate al in zich. En het komende jaar zal hier qua functionaliteit steeds meer aan worden toegevoegd. Microsoft is overigens zeker niet de enige aanbieder. Andere platformen die actief AI-intranet promoten zijn bijvoorbeeld: LumApps, Happeo, Akumina, Involv intranet en Unily.
Conclusie: Hoe kan AI jouw intranet verbeteren? En wat kan jij doen?
De mogelijkheden van AI zijn boeiend, vooral als het gaat om het personaliseren van content en het verbeteren van zoekresultaten. Voor een deel gaat het gewoon gebeuren en wordt het onderdeel van de software die we dagelijks gebruiken en zie je het niet. Tegelijkertijd is het belangrijk om rekening te houden met de uitdagingen die AI met zich meebrengt, zoals betrouwbaarheid, transparantie en ethische kwesties.
Hier ligt een rol voor jou als communicatieprofessional. Mijn oproep is: ga als communicatieprofessional het gesprek aan met IT. Ontdek samen hoe jullie hierin staan. Laat de technologie je niet overkomen. Verdiep je in ChatGPT, Copilot en andere AI-toepassingen. Het gaat niet alleen jouw werk beïnvloeden, maar ook dat van je team en de hele organisatie. De manier waarop we met elkaar communiceren en samenwerken is hierdoor aan het veranderen.
Heb jij al mooie of lastige voorbeelden deel deze op LinkedIn en tag me. DM me, of bel. Wil je de interne communicatie verbeteren dan gaan we graag in gesprek. Een beter intranet kan helpen, maar staat nooit op zichzelf.
Neem contact met ons op, we helpen je graag verder om te verkennen hoe interne communicatie in jouw organisatie echt bijdraagt aan het succes van jouw organisatie.
Roosmarijn Busch
