Managers op social intranet, big brother?
Ter voorbereiding op het CommOnline Congres startte een van de sprekers, Dr Rene Jansen een discussie op LinkedIn met de vraag: “Zouden we een darkroom moeten creëren voor managers?” Een prikkelende vraag, die bij veel organisaties blijkt te leven. Reden om die discussie in Interne Communicatie nog eens aan te halen. Het zou volgens Jansen heel fijn zijn als verantwoordelijke managers in een vroeg stadium in discussies met collega’s al mee hebben kunnen praten bij het vormen en verrijken van het gesprek, om de ideevorming goed te laten aansluiten op de officiële besluitvorming. Maar wat blijkt, stelt hij, … als managers meepraten, wordt elke bijdrage van hun vaak gezien als “de waarheid”, of als een officiële uitspraak van “het management”, want aan elke bijdrage of reactie hangt ten slotte zijn of haar naam, foto en dus ook functie. En dat beïnvloedt de discussie. Vandaar de vraag van een van zijn klanten: is het niet mogelijk een darkroom in te richten, waar managers laagdrempelig mee kunnen praten over de ideeën, vanuit hun eigen persoonlijke opvatting, en niet gelijk vanuit hun officiële managementfunctie.
Er kwamen veel reacties op deze discussie. Sommigen vonden het niet passen in het nieuwe tijdperk van transparantie. Managers zijn angstig, als ze zo’n darkroom nodig zouden hebben. Naar mijn idee zal de angst eerder aan de andere kant kunnen zitten. Het wegnemen van de angst dat ‘big brother’ (lees: senior management, etc.) meekijkt en luistert zal een flinke uitdaging zijn (Van Riet). “Kun je een geloofwaardige ‘darkroom’ aanbieden, waarbij de medewerkers het vertrouwen hebben dat niets wat er gezegd wordt tegen hen gebruikt kan worden?” Anderen gaven aan dat collega’s vrij snel zouden ontmaskeren aan de toon van de discussie wie welke inbreng had. Kortom, er zijn veel kanttekeningen te maken. En dan hebben we het nog niet over de organisatorische kant.
Deze discussie geeft mooi aan dat we in Nederland vaak net doen of we niet hiërarchiegevoelig zijn, maar dat we bij interne communicatie wel degelijk rekening met de hiërarchiegevoeligheid moeten houden. Wat kunnen we doen?
De eerste vraag is, of het wel zo nodig is om managers mee te laten doen met die discussies? Is het nog steeds nodig dat managers de belangrijkste zenders zijn? Is het niet veel interessanter om medewerkers aan het woord te laten over thema’s, en managers een rol als luisteraar te geven? Wellicht dat dan makkelijker bijdragen van medewerkers komen, en dat ideeën worden aangedragen die buiten de bestaande kaders vallen. Communicatie kan dan een rol spelen als facilitator van de discussie.
Mocht je managers wel willen betrekken bij een discussie dan kan dat natuurlijk ook met de verschillende polls in een organisatie. Op intranet kunnen medewerkers die anoniem invullen. En daar kan dus ook de manager aan deelnemen. Een geavanceerde vorm hiervan is het inzetten van een versnellingskamer. In een groep van vijftien tot twintig mensen kan je, ondersteund door computers, anoniem deelnemen aan enquête-vragen of discussiestellingen en de uitkomsten meteen met elkaar als groep bespreken. Als begeleider van zo’n versnellingskamer heb ik mee mogen maken dat mensen driftig op elkaars bijdragen zat te reageren, puur op de inhoud (omdat men niet wist wie wat had geschreven). Maar het hoeft niet digitaal. Het is ook mogelijk een bijeenkomst te organiseren, waarbij gebruik wordt gemaakt van verschillende discussietechnieken. Met bijvoorbeeld een Lagerhuis-discussie kunnen alle deelnemers zich inleven als voor- of tegenstander van een stelling. Dat biedt ruimte voor het inbrengen van denkbeelden, zonder dat hiërarchie een rol speelt. Of het organiseren van een “open space” kan ook helpen om verschillende meningen in een organisatie naar voren te halen.
Er zijn dus zeker communicatievormen denkbaar waarbij de hiërarchie (deels) kan worden uitgeschakeld in de discussie. En die discussievormen hoeven niet digitaal te zijn. Het kan ook in de vorm van (groeps)gesprekken. En wellicht dat met de komst van de Einsteingeneratie en de 2.0-organisatiehiërarchie helemaal geen rol meer speelt.
