Boost je interne communicatie met chatGPT, word creatiever!
Interne communicatie en ChatGPT. Je kunt er bijna niet omheen. Is het een bedreiging of een kans? Ik denk dat wij adviseurs interne communicatie ChatGPT voor veel verschillende doeleinden kunnen gebruiken om ons werk effectiever te maken. En ook leuker! De afgelopen weken heb ik bij trainingen verandercommunicatie en bij interne projecten wat uitgeprobeerd. We probeerden content creatie, veranderverhalen, illustraties, FAQ’s en nog veel meer.
Hoe ChatGPT kan helpen met content
Chat GPT is ‘generative’: het kan verschillende soorten content schrijven en verzinnen. Zie het als een brainstorm machine die je op ideeën brengt.
- Contentcreatie: ChatGPT kan helpen bij het schrijven van content voor intranetpagina’s, blogs en andere interne communicatiekanalen. Het kan aan de hand van de juiste informatie stukken schrijven, maar het kan ook ideeën aanreiken, concepten uitleggen. Gebruik het eens als een brainstorm machine! Of laat ChatGPT je helpen om vragen te verzinnen voor dat ene interview. Ik heb het bijvoorbeeld gebruikt bij het schrijven van ons verhuisbericht.
- Opstellen veranderverhaal: In de training interne communicatie bij verandering hebben we in de groep ChatGPT gebruikt, om aan de hand van trefwoorden een eerste versie te maken van het veranderverhaal. Verrassend wat daar al voor bruikbaars uitkwam. En het wordt natuurlijk helemaal leuk als je er een Disney versie van laat maken! Lees ook het voorbeeld onderin dit blog.
- Foto’s: Voor mijn blog over de inzet van een regenboog bus bleek de foto uit de praktijk niet beschikbaar vanwege auteursrechten. ChatGPT heeft me toen geholpen een geschikte foto te maken.
Hoe ChatGPT kan helpen bij je aanpak
De T van GPT staat voor ‘transformeren’: Het helpt je om teksten te verkorten, samen te vatten, herschrijven of vertalen.
- FAQ’s en interne kennisbank: Je kunt ChatGPT gebruiken om veel gestelde vragen te beantwoorden en de basis te creëren voor een interne kennisbank. Dit kan jou en je collega’s helpen om snel toegang te krijgen tot relevante informatie. Ik heb ChatGPT al vaak ingezet om handige checklists op te stellen. ChatGPT kan fungeren als een virtuele assistent voor ons adviseurs interne communicatie, waardoor we snel informatie kunnen opzoeken en antwoorden kunnen vinden op vragen over interne communicatiepraktijken.
- Doelgroepsegmentatie: Met ChatGPT kunnen we makkelijker segmentatiestrategieën ontwikkelen om de juiste boodschap naar de juiste doelgroep te sturen. Het kan helpen bij het inventariseren van de behoeften en interesses van verschillende groepen medewerkers. Maatwerk was nog nooit zo makkelijk.
- Trendanalyse: ChatGTP kan ook helpen grote hoeveelheden informatie behapbaar te maken. Door het analyseren van grote hoeveelheden tekstdata kan ChatGPT trends en patronen in interne communicatie identificeren. Dit kan helpen bij het aanpassen van de communicatiestrategieën en -inhoud. Het is sowieso een meester om grote hoeveelheden tekst samen te vatten. Ik heb het recent gebruikt toen ik een aanpak rond ongewenst gedrag moest samenvatten in vier slides. Dat kan ChatGPT as geen ander.
- Rapportage en evaluatie: ChatGPT kan rapporten opstellen over de effectiviteit van interne communicatiecampagnes en -initiatieven. Het kan gegevens analyseren en conclusies trekken om de strategie te verbeteren. Dan moet je die data natuurlijk wel bijhouden!
- Taalondersteuning: Voor internationale organisaties kan ChatGPT helpen bij vertalingen en taalondersteuning om ervoor te zorgen dat communicatie beschikbaar is in verschillende talen en culturen. Het helpt ook om complexe teksten te versimpelen naar B1 of B2 niveau.
Voorbeeld van een veranderverhaal met ChatGPT
Samenwerken voor informatieveiligheid in provincie Holland (fictief)
Waar we voor staan
In Provincie Holland streven we ernaar om een veilige en verantwoorde omgeving te creëren, waarin we zorgvuldig omgaan met informatie en de technologie die ons omringt. De bescherming van gevoelige gegevens en het waarborgen van de privacy van onze medewerkers en stakeholders staan centraal in ons beleid.
De bedreiging
Recentelijk hebben we echter enkele zorgwekkende trends geïdentificeerd. Medewerkers laten hun computers onbeheerd achter, telefoons worden onbewaakt gelaten, en velen hanteren zwakke wachtwoorden zoals “welkom01”. Het is van cruciaal belang om te begrijpen dat deze ogenschijnlijk kleine gewoontes een ernstige bedreiging vormen voor onze organisatie. Als we niet veranderen, lopen we het risico dat waardevolle data worden gestolen en onze reputatie schade oploopt.
Hoe we dit gaan oplossen
Ons antwoord op deze dreiging is een gerichte en gezamenlijke inspanning om onze informatieveiligheid te versterken. We zullen dit realiseren door:
Bewustwording creëren: Het begint met het inzicht bij al onze medewerkers dat informatieveiligheid ieders verantwoordelijkheid is. We zullen workshops en bewustwordingscampagnes opzetten om de risico’s van datalekken te benadrukken.
Hulpmiddelen bieden: We zullen handige tools en richtlijnen beschikbaar stellen, zoals wachtwoordmanagers en tips voor veilig gedrag online. Dit maakt het voor iedereen makkelijker om veilige praktijken te volgen.
Gedragsverandering aanmoedigen: We moedigen medewerkers aan om hun houding en gedrag ten opzichte van informatieveiligheid te veranderen. We geloven dat iedereen kan bijdragen aan het oplossen van dit probleem.
Beloning en erkenning: Goed gedrag zal worden beloond en zichtbaar gemaakt in een campagne die laat zien dat we samenwerken voor een veilige omgeving.
Wat het ons oplevert
Deze inspanningen zullen niet alleen onze organisatie beschermen tegen datalekken, maar ook bijdragen aan het versterken van ons imago als een betrouwbare en verantwoordelijke instelling. Bovendien zullen we de kans op financiële verliezen en juridische problemen aanzienlijk verminderen. Het is een win-win situatie waarin we allemaal profiteren.
Hoe we elkaar mee gaan nemen in dit proces
We begrijpen dat verandering moeilijk kan zijn, daarom is het van essentieel belang om iedereen actief bij dit proces te betrekken. We zullen luisteren naar de zorgen en ideeën, en we zullen open communicatie bevorderen. Daarnaast zullen we trainingen en workshops organiseren om iedereen te voorzien van de nodige kennis en vaardigheden. Beloningen en erkenning zullen degenen aanmoedigen die actief bijdragen aan het verbeteren van onze informatieveiligheid.
Dit is een reis die we samen maken, en alleen met de betrokkenheid en inzet van al iedereen kunnen we onze doelen bereiken. Laten we samenwerken om Provincie X een veiligere en verantwoordelijkere plek te maken voor iedereen.
Aandachtspunten
- let op ‘hallucinaties’: niet alles wat ChatGPT schrijft is waar;
- regels rond copyright zijn nog niet duidelijk;
- informatie die je invoert kan ChatGPT weer gebruiken om van te leren. Let dus op met gevoelige informatie;
- denk na over een protocol in je organisatie.
ChatGPT, veelzijdiger dan gedacht
Tot nu toe ben ik blij met de resultaten die ChatGPT me levert. Het gebruik bij interne communicatie van ChatGPT hangt natuurlijk af van de specifieke behoeften en doelen van de organisatie. Het kan heel veel, van de efficiëntie verbeteren, tot creatieve ideeën genereren en helpen bij het leveren van effectievere interne communicatie aan de organisatie. Blijf wel steeds zelf aan het roer staan. Wees kritisch. Soms begrijpt ChatGPT je verkeerd en schrijft het ‘hallucinaties’. Dan helpt het om de vraag anders te formuleren. Kijk dus steeds scherp naar de resultaten. Neem alles goed door, bewerk het en neem niet alles klakkeloos over. En ook juridisch zullen er nog zaken moeten worden uitgezocht, zoals mogelijke schending van het auteursrecht of het creëren van informatielekken. Het is in ieder geval goed om als communicatieadviseur de mogelijkheden van ChatGPT te verkennen. Wat is jouw ervaring?
Huib Koeleman
