De kracht van een check-in: Hoe voel jij je vandaag?
Soms gaat het op het werk hartstikke goed, maar heb je privé veel aan je hoofd. Of zit je juist heerlijk in je vel, maar is er op je werk een complex vraagstuk waar je toch net niet helemaal uitkomt. Aan collega’s vragen hoe het gaat, is niet alleen een teken van interesse, het is ook een belangrijke stap in het doorbreken van aannames en het peilen van verwachtingen. In deze blog lees je de meerwaarde van de check-in en hoe je de check-in op de juiste manier toepast.
Hoe zit jij erbij?
Voordat ik aan mijn eerste fulltime baan begon, geloofde ik strikt in werk en privé gescheiden houden. Als aan mij de vraag werd gesteld “Hoe gaat het met jou?” reageerde ik vaak in de trend van “Goed, we hebben een nieuwe mijlpaal gehaald in het project, ik heb aan X gewerkt en deze week staat Y op de planning. Dus het gaat lekker!” Na deze update over werk met daarin de kansen en verbeterpunten, werd vaak de vraag nog een keer herhaald. “Fijn dat het goed gaat met werk! En hoe gaat het met jou.” Het duurde even voordat ik het onder de knie kreeg, maar ondertussen kan en wil ik werk en privé niet zo strikt meer van elkaar scheiden. Maar waarom is het zo belangrijk?
Aannames en verwachtingen
Als we communiceren met andere mensen, letten we bewust of onbewust op de verbale en non-verbale handelingen. Tijdens gesprekken, vergaderingen, presentaties of sessies interpreteren we die handelingen op basis van bepaalde aannames die we hebben. Zelf pas je ook de manier waarop je communiceert aan op deze aannames, wat invloed heeft op jouw houding en gedrag en hoe effectief je communiceert. Thijs leenman noemt dit in zijn boek ‘verandergedrag’ de psychologie van invloed: “De overtuigingen die wij hebben, vormen de grondhouding waarmee we […] met de ander in gesprek treden. Deze overtuigingen worden ook steeds versterkt.”
Iemand die tijdens een vergadering met zijn/haar armen over elkaar zit, interpreteren we als ongeïnteresseerd. Als iemand tijdens een verhaal gaapt, is een ‘snelle’ aanname dat diegene niet echt ‘aan gaat’ op de inhoud van het verhaal. Een collega die tijdens een overleg continu zijn/haar telefoon blijft controleren terwijl je in gesprek bent, komt niet respectvol over en lijkt niet écht te luisteren naar wat je vertelt. Als je met deze houding naar de collega’s kijkt, beïnvloedt dit ook de manier waarop je communiceert. Ga je er zelf ook in met de houding “zij luisteren toch niet”, “hebben toch geen interesse” of “luisteren niet naar mijn verhaal”, dan heb je ook kans dat juist jouw houding in het gesprek ervoor zorgt dat die aannames werkelijkheid worden. De zogenaamde self-fulfilling prophecy.
Bron: De reflectieve lus zoals te vinden in het boek ‘verandergedrag’ van Thijs leenman
Daarom is het juist belangrijk om voorafgaand, met een check-in, zoveel mogelijk aannames uit de weg te halen en een duidelijk inzicht te krijgen in de behoeften en verwachtingen van de ander. Zo blijkt na de check-in bijvoorbeeld dat:
- De collega met armen over elkaar gewoon graag zo zit. Dat blijkt uit de uitgesproken verwachtingen tijdens de check-in: “Ik ben enthousiast over dit onderwerp en benieuwd naar de sessie vandaag”
- Het gapen tijdens de sessie losstaat van de interesse in de inhoud: “Ik heb een pasgeboren baby thuis, dus slaap heel weinig. Dus als ik soms een beetje wegdroom, spreek mij vooral even aan.”
- De gesprekspartner met de telefoon op tafel met reden afgeleid is: “Ik ben er vandaag niet helemaal bij met mijn hoofd. Mijn oma ligt in het ziekenhuis en ik verwacht zo een telefoontje, daarom houd ik mijn telefoon in de gaten. Ik wilde deze sessie echt niet missen, daarom ben ik er wel bij tot ik een telefoontje krijg.”
Dit is vooral met nieuwe gesprekspartners belangrijk, maar ook met collega’s die je al jaren kent. Ook een collega die bekend staat als iemand die tegen een stootje kan, kan zijn of haar dag niet hebben. Of iemand die vanuit zijn of haar officiële functie wellicht geen interesse lijkt te hebben, kan je verrassen door er juist privé enorme interesse in te hebben. Zorg dus dat je aannames controleert en verwachtingen scherp hebt, om zo goed mogelijk te beginnen aan een gesprek, vergadering, discussie of sessie.
Wat is een check-in eigenlijk?
De naam van deze blog is wellicht wat misleidend, want er bestaat niet zoiets als ‘de’ check-in. Er zijn vele vormen van een check-in. Volgens Deep Democracy is een check-in “een krachtige en eenvoudige methode die iedereen de ruimte geeft om iets te zeggen over zichzelf of de agenda aan het begin van een vergadering, meeting of bijeenkomst.”
De meest toegankelijke vorm van de check-in is simpelweg de vraag te stellen, voordat je de inhoud induikt: “Hoe gaat het met je?”, “Hoe zit je erbij?” of “Wat verwacht je van vandaag?” Of als je wat meer tijd hebt, met een grotere groep mensen, kan juist meer gebruik maken van grappige plaatjes om uit te kiezen. Een van mijn persoonlijke favorieten, als Otter bij Orange Otters, is deze Otter-matrix om uit te kiezen: “Welke Otter voel jij je vandaag”? Dit leidt vaak eerst tot wat vrolijke gezichten en gelach – gelijk een goede ijsbreker voor de sfeer – maar door een keuze te moeten maken mét toelichting helpt het ook om wat meer bloot te geven over hoe iemand erbij zit en waarom. Door expliciet te vragen naar de verwachtingen, weet je gelijk of de agenda van de sessie aansluit bij de verwachtingen, of kan je de verwachtingen van tevoren alvast managen.
Zo zorg je voor een veilige check-in
Pas de check-in aan op basis van de context
Heb je een lange sessie met een groep die elkaar niet kent? Dan is het een mooi moment om wat langer bij de check-in stil te staan. Bereid bijvoorbeeld een slide of een methode voor. Wie heb je aan tafel, waar zijn ze op dit moment druk mee bezig (werk of privé), hoe verhoudt iedereen zich tot elkaar en wat zijn de verwachtingen van de dag?
Heb je een vast projectteam waar je elke week mee samenkomt, dan is de introductie niet meer nodig. Toch blijft het belangrijk om te weten hoe iedereen erbij zit. Is er op dit moment de ruimte voor dit overleg, of loopt je hoofd over van een ander project?
Creëer een veilige omgeving
Zorg dat iedereen zichzelf veilig en vrij voelt om iets te delen. Een mogelijke manier om dat te doen is door zelf te beginnen, als eerste voorbeeld en leidraad voor de rest. Als je begint met jezelf meer bloot te geven, dan je psychologische veiligheid in de groep, waardoor anderen zich ook veilig genoeg voelen om iets te delen.
Geef iedereen de beurt
Iedereen is anders. Sommige mensen springen naar de kans om over hun weekend, leven en emoties te delen, andere moeten actief de beurt krijgen voordat ze informatie vrijgeven (zoals te lezen in ‘Omringd door idioten‘, waarin Thomas Erikson de vier typen mensen beschrijft.). Daarom is het juist belangrijk dat je iedereen aan de beurt laat komen.
Het hoeft niet in een statische vorm met de klok mee om de beurt, maar kan bijvoorbeeld ook via de popcornmethode: iedereen popt wanneer ze zich geroepen voelen. Zorg echter wel dat iedereen aan de beurt komt, want vaak zijn degenen die stil zijn en zich op de achtergrond houden, de mensen waar je even extra aandacht voor moet hebben.
Pas op dat het geen trucje wordt
Zorg dat het proces natuurlijk blijft. Dat betekent niet alleen dat je niet iedere keer dezelfde methode gebruikt (9 plaatjes van Otters, 9 plaatjes van het weer, etc.), maar ook dat je rekening houdt met de situatie. Als er tijdsdruk is, eerder in de dag een check-in is geweest of het voelt niet natuurlijk aan, kan een check-in alsnog waardevol zijn. Dan kan echter de vraag “Is er iets dat iemand nog graag wil delen?” ook voldoen.
De vrijheid om alles te delen, betekent ook dat je de keuze hebt om niets te delen
Zoals ik zei, ben ik ondertussen afgestapt van mijn strikte werk-privé werelden scheiden, maar dat betekent niet dat iedereen dat moet doen. Soms zie je ook aan iemand – of weet je via de wandelgangen – dat er iets speelt met een collega. Toch, als diegene er niet zelf over deelt, moet je die persoon in zijn/haar waarde laten.
Heb jij leuke voorbeelden van een check-in die je met jouw team doet? Of een leuk verhaal van een check-in? Deel het met ons!
