De kracht van groepsdynamiek: ook bij hybride werken (juist dan!)
De meeste organisaties werken momenteel aan een plan voor hybride werken. Dat brengt veel voordelen met zich mee: efficiënt thuiswerken, ontmoeten op kantoor en minder reistijd. Maar, het kent zeker ook nadelen. Een groot nadeel, of uitdaging is: groepsvorming. Groepsvorming op zich is geen probleem, maar onze natuurlijke neiging als mens is het vormen van in- and out-groups. Het wij-zij-denken. We krijgen te maken met de ‘kantoormensen’ en ‘thuismensen’. En dat veroorzaakt uitsluiting. Daar worden we niet efficiënter en gelukkiger van in het werk. Hoe voorkom je dat? En hoe zorg je dat je inspeelt op positieve groepsdynamiek, ook online? Die vraag beantwoord ik met een illustratie van de krachtige groepsdynamiek van Expeditie Robinson. Lees mee en ontdek de belangrijke factoren van invloed op groepsdynamiek en mijn tips om hier slim op in te spelen.
Waar een groep is, is gedrag. Groepsdynamiek is ontzettend bepalend voor de sfeer in je team. Het is de energie die hangt tussen mensen. En die energie is er altijd – positief of negatief. Hoog in energie of laag. Opgewekt of gespannen. En het bestaat niet alleen in fysieke ontmoetingen, maar juist ook online. Welke thema’s spelen dan in zo’n groep(sdynamiek)? Een kort overzicht van de basis:
De basis van de groepsvibe
Als mensen hebben we de basisbehoefte om verbonden te zijn met anderen. In volledige isolatie leven gaat niet. We proberen dus automatisch te zorgen dat we bij de groep horen en verbonden blijven. Dit gedrag kan je onderverdelen in vijf thema’s of behoeften (Werken met Groepen, Veldkamp, 2020):
- Grenzen: wie behoren tot de groep? En word ik geaccepteerd?
- Binding: zijn wij verbonden? Kan ik mezelf zijn?
- Macht: wie heeft het voor het zeggen? Hoeveel invloed heb ik?
- Openheid: hoe intiem kunnen we zijn? Kan ik jullie vertrouwen?
- Zorg: hebben we zorg voor elkaar? Wie vind ik echt aardig?
Als we het gevoel hebben dat we op een van deze vijf elementen bedreigd worden en uit de groep vallen, ervaren we stress. Sterker nog: we ervaren zelfs fysieke pijn bij afwijzing (zie Kross et al., 2011). Genoeg reden om erg bewust te zijn van de groepsdynamiek in je team en af te vragen: hoe gezond is de dynamiek? Hebben we een positieve energie? Hoort iedereen erbij, ongeacht of iemand thuis is of op kantoor?
Een voorbeeld vanuit Expeditie Robinson maakt de kracht van groepsdynamiek zichtbaar:
De kracht van de groep | een illustratie van de eerste aflevering van Expeditie Robinson 2021
Een eerste stap op het vasteland en de spanning start. Er staat wat te gebeuren. De groepsdynamiek ontstaat. Deelnemers kijken naar elkaar; schatten elkaar in. Er wordt verwachtingsvol gekeken naar de presentatrice, Nicolette Kluijver – het opperhoofd van de groep. Naar haar wordt geluisterd. Direct krijgen ze een opdracht: ‘Verdeel jullie in twee groepen; de mannen en de vrouwen.’ En de eerste groepssplitsing is al gevormd. Strijdlustig kijken ze elkaar aan; wat staat ze te wachten?
De eerste opdracht bestaat uit het kiezen van een partner. In een paar seconden moeten ze beslissen op basis van hun eerste indruk: met wie ga ik het verst komen in het spel? En dan maar hopen dat die aannames kloppen. Een paar deelnemers worden niet gekozen; dat is pijnlijk. Extra pijnlijk wanneer je echt als enige overblijft. Het zet meteen de toon van de groep.
Tijdens het spel zie je de veelbetekenende energie van de groep. Een duo heeft een voorsprong in het spel. Die ervaren een dopamineshot, positieve energie en kracht. De anderen zien het en dat remt af, triggert een negatieve flow. Sommigen reageren depri, boos. Ze blijven achter en dat frustreert. Ook in organisaties zie je dit effect terug: de early adaptors werken lekker in hun flow voorop en late majority blijft gefrustreerd achter.
Na het eerste spel verdelen deelnemers zich over twee kampen: Kamp Noord en Kamp Zuid. De groepsdynamiek verschuift weer: van ‘vrouwen vs. mannen’, naar: ‘Noord vs. Zuid’. Het interessante is: biologisch gezien is er niks wat hen zo specifiek scheidt. Onze menselijke fantasie geeft daar zelf betekenis aan. Het is geen familie en ze zijn niet verbonden op een natuurlijke manier. Wij geloven, met onze verbeelding, in de kracht van de groep en de gezamenlijke missie. En we bekrachtigen de groep met rituelen. Eenmaal aangekomen op het eiland, plant kamp Noord hun iconische vlag samen in een kring en roepen ze hun kampnaam – de start van hun reis als groep. Ook in organisaties gebruiken we rituelen. Rituelen zijn ontzettend versterkend voor een team en organisatie en helpen bij het schakelen in veranderingen.
Het slot van de aflevering: wie krijgt immuniteit? Wie is vrijgesproken van het lot om weggestemd te worden? Anders gezegd: hoe goed lig je in de groep en hoor je erbij? Het raakt onze basisbehoefte: bij de groep horen. Zonder elkaar overleven we het niet (Verbonden, 2020).
Nu je de basis van een groepsvibe kent, vertel ik je de tips om rekening te houden met de factoren van invloed op groepsdynamiek. Er zijn namelijk verschillende factoren van invloed op de energie in (online) groepen (op basis van het onderzoek van Gibbs et al., 2017). Aan jou de taak om hier slim mee om te gaan.
- Factor 1: Wees bewust van status
- Factor 2: Update je leiderschap
- Factor 3: Investeer in psychologische veiligheid
- Factor 4: Vergroot het gevoel van nabijheid
- Factor 5: Bouw aan vertrouwen
Factor 1 | Wees bewust van status
Status betekent prestige, het respect en vertrouwen dat iemand heeft, volgens anderen. Statusverschillen kunnen de groepsdynamiek lelijk beïnvloeden. Deze statusverschillen ontstaan door verschillende elementen:
Ten eerste | Locatie: het hoofdkantoor heeft vaak een hogere status dan de andere locaties. Dat brengt mensen die grotendeels thuiswerken in een lastige positie. Uit het oog, uit het hart. Zorg dus dat je een vaste dag op kantoor afspreekt. Of dat je altijd gezamenlijke updates deelt op bijvoorbeeld Microsoft Teams of Slack voor degenen die niet op kantoor waren.
Ten tweede | Taal: vaardigheid in de gesproken taal zorgt voor hogere status. Denk aan een organisatie uit Nederland die Engels als voertaal gebruikt, maar waar in meetings toch vaak Nederlands wordt gesproken (en de Engelstaligen worden buitengesloten en minder respect hebben voor de Nederlanders). Als je inclusief wil zijn, hoor je dus duidelijkheid te creëren in het taalbeleid. Niet alleen de voertaal afspreken, maar ook bepalen hoe je dat terugziet in het gedrag. Welke taal wordt gesproken in meetings? En in welke taal staan de intranetberichten? Of de gezamenlijke updates na een dag op kantoor? Stel: de afgesproken taal is Nederlands en Engels: zijn de updates even uitgebreid? Of is de Engelse versie een korte vertaling? Dan kies je er dus voor om de Engelstaligen minder te informeren, met mogelijk gevolg: een ‘faultline’: het wij-zij-denken.
Ten derde | Cultuur: degenen die goed geoefend zijn in ‘wat hoort, hoe wij werken en wat is hier normaal’ hebben vaak hogere status. Bedenk hoe nieuwe medewerkers, die voornamelijk thuiswerken, alsnog de organisatiecultuur meekrijgen. Plan koffiedates met verschillende teams op kantoor. Laat ze een dag meewerken met verschillende teams. Cultuur zit in de interactie tussen mensen, dus daar leer je het beste van op de plek waar dit plaatsvindt: het kantoor.
Ten vierde | Jaren in dienst: hoe meer jaren, des te hogere status. Als je zelf in zo’n positie zit, hoe ga je daarmee om? Hoe worden nieuwkomers behandeld? Ben je inclusief in jouw gedrag?
Tot slot | Leeftijd: vaak hebben oudere medewerkers een hogere status. Geef daarom de jongere medewerkers de ruimte om te spreken. Gebruik een open discussiemethode: laat de jongste van de groep eerst zijn of haar mening delen. Wanneer je als oudste namelijk eerst jouw mening deelt, zullen de jongeren zich snel naar jou vormen. Met deze methode zorg je voor pure en oprechte interactie. Online of op kantoor.
Factor 2 | Update je leiderschap
Bij effectief leiderschap werd lang gedacht aan woorden als competentie, managementstijl en monitoring. Hoewel dit belangrijke elementen zijn van leiderschap, heeft het leiderschap nog een andere dimensie gekregen. Het leiderschap van vandaag gaat ook om het investeren in persoonlijke relaties, het motiveren en inspireren. Samen bouwen aan een gezamenlijke identiteit. Kijk hoe krachtig de identiteit van Kamp Noord of Kamp Zuid is; samen staan ze sterk. Ieder toont zijn eigen leiderschap, de een in het verzamelen van eten, de ander in het hutten bouwen en weer een ander in het aansturen van de groep. Allemaal sterk voor één doel. Het gaat dus ook om het stimuleren van gedeeld leiderschap, zoals gezamenlijk besluiten nemen, brede kennisdeling en gezamenlijke verantwoordelijkheid. Het originele harkje vervaagt in de online interacties. Er is bijvoorbeeld in deze coronatijd geen zichtbare directie in de ivoren toren. Het aangewezen leiderschap wordt aangevuld het stimuleren van persoonlijk leiderschap, wat meer interactie met teamleden vereist. Hoe is het inspirerend leiderschap van jou als manager? En hoe is het persoonlijk leiderschap van iedereen in het team?
Als je dé leider aanstelt, maak je van de rest volgers. Leiderschap is niet gebonden aan positie; iedereen kan leiderschap tonen. Leiderschap gaat over gedrag. Geloof delen, anderen raken, verantwoordelijkheid nemen, eigen denkbeelden en gewoontes tegen het licht houden, nieuwe perspectieven verkennen, buiten gebaande paden treden. Leiderschap manifesteert in interactie. Er is een onderscheid tussen aangesteld leiderschap en persoonlijk leiderschap. Die twee staan niet los van elkaar. – Traag Versnellen van Arend Ardon.
Meer weten over de mindset en communicatie van de leider van nu? Lees Michael’s blog over leiderschapscommunicatie.
Factor 3 | Investeer in psychologische veiligheid
Psychologische veiligheid: een begrip waar steeds meer aandacht voor is. Een voorwaarde van goed samenwerken. Deze psychologische veiligheid in communicatie betekent:
• In hoeverre kunnen teamleden zeggen wat ze denken?
• En praten over problemen in het team?
• Spreken ze met woorden die rekening houden met gevoelens van anderen?
• En kunnen teamleden assertief zijn over wat ze denken en voelen?
Psychologische veiligheid verlicht de nadelen van het virtueel werken en voorkomt mogelijke uitsluiting in groepsdynamiek. Teams met goede psychologische veiligheid hebben open en spontane communicatie en kennisdeling. Dat zorgt voor meer innovatie. Het gaat om het vertrouwen dat je openlijk kan praten zonder het gevoel dat je misschien het risico loopt om afgewezen te worden. Dit ontstaat door gezamenlijke steun en onderling vertrouwen in het team. Ook helpt een psychologisch veilig communicatieklimaat in het verlichten van uitdagingen van culturele diversiteit, locatieverschillen en online werken.
Dat is dus redelijk essentieel voor goed (hybride) werken. Maar, hoe zorg je voor deze veiligheid in communicatie? Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn. Ik geef je een gouden tip die je in ieder project kan toepassen en je een basis geeft voor de verdere samenwerking.
Onderzoekers Glikson en Erez (2017) ontdekten deze gouden tip. Start je een nieuw (project)team? Start dan de allereerste interactie met een informeel bericht over jezelf. Zo simpel? Jazeker. Het eerste verstuurde bericht in je nieuwgevormde team speelt een significante (positieve) rol in de verdere communicatie van het team. De vervolgberichten zorgen op zijn beurt voor een psychologisch veilig communicatieklimaat. Hoe komt dit? Doordat spanning vaak ontstaat door onzekerheid over elkaar. We kennen elkaar niet goed genoeg en gaan uit van aannames. Relationele content zorgt voor een vermindering van onzekerheid en stereotypes en verhoogt de vertrouwelijkheid met elkaar. Dit stimuleert verbondenheid in je team. Start dus je digitale kick-off of mailtje niet meteen over de inhoud of het proces, maar start met de relatie! Geef aandacht aan verbinding en pluk daar gedurende de samenwerking de vruchten van.
Factor 4 | Vergroot het gevoel van nabijheid
Het gevoel van verbondenheid met je collega’s zorgt ook voor een vermindering van de uitdagingen in het virtueel werken. Dit bereik je met voldoende communicatie en teamidentiteit tussen teamleden. Anders gezegd: het gevoel van ertoe doen en verbonden voelen met je team. Een vrij essentieel onderdeel in virtuele teams. Daarnaast zorgt teamidentiteit voor vermindering van conflict. Investeer dus in die fysieke borrels, teamdagen en koffiedates!
Factor 5 | Bouw aan vertrouwen
Vertrouwen is de lijm voor verbondenheid in je team. Het is effectiever dan monitoring of autoriteit. Vertrouwen verbetert effectiviteit en kwaliteit in hybride teams en verhoogt de samenwerking en productiviteit. Het is voor mij de voorwaarde voor samenwerking. Des te belangrijker om na te gaan hoe open de cultuur is in het team of de organisatie. Heeft iedereen het vertrouwen en zorgt dit voor een psychologische veiligheid? Wij gebruiken altijd de zes elementen van het bouwen aan vertrouwen van Hilary Scarlett (2016). Je investeert dan in:
1. Purpose – een helder organisatiedoel;
2. Autonomie – mensen die invloed hebben op hun werk;
3. Zekerheid – voorspelbaarheid in het werk;
4. Eerlijkheid – eerlijke berichtgeving – liever slecht nieuws dan geen nieuws;
5. Verbinding – (informele) relaties tussen collega’s;
6. Zelfvertrouwen – successen vieren.
In de blog van Huib lees je meer over hoe je bouwt aan vertrouwen, inclusief praktische voorbeelden.
De kracht van onze energie
Elke groep heeft een dynamiek, een flow, energie. Zorg ervoor dat je hier bewust mee omgaat en dit positief beïnvloedt, door rekening te houden met de invloed van status, jouw leiderschap, psychologische veiligheid, het gevoel van nabijheid en: erg belangrijk: het vertrouwen. Want zonder vertrouwen in elkaar, kom je nergens. Zelfs Kamp Noord en Zuid overleven het niet zonder het vertrouwen in elkaar.
Hoe is jouw dynamiek in je (online) team? En heb jij nog tips om dit te versterken? Laat het me weten!
Verder lezen over hybride werken? Lees deze handige blogs van Huib:
