alle blogs

De zeven stille saboteurs van engagement, en waarom communicatie alleen dat niet kan oplossen.

Organisaties zijn voortdurend op zoek naar manieren om hun medewerkers betrokken en gemotiveerd te houden. Betrokken medewerkers zijn immers cruciaal voor het succes van een organisatie. Vaak wordt de afdeling communicatie ingeschakeld om te werken aan een interne campagne om de betrokkenheid te verhogen. Dat kan, maar dan moet ook naar andere factoren worden gekeken die afbreuk doen aan de betrokkenheid. Als communicatie kunnen we die saboteurs van engagement niet zomaar ongedaan maken. Daarom even een blog waar eens niet de communicatie centraal staat.

Laten we eens dieper ingaan op zeven specifieke factoren die hebben bijgedragen aan de vermindering van betrokkenheid.

1. Kantoortuinen die veel ruis veroorzaken: Het idee van open kantoorruimtes was ooit bedoeld om de communicatie te bevorderen, maar het heeft ook een schaduwzijde. Het voortdurende geluidsniveau in kantoortuinen kan afleiding en irritatie veroorzaken, waardoor medewerkers moeite hebben om zich te concentreren op hun taken. Hierdoor kan de productiviteit dalen en kan het gevoel van betrokkenheid verminderen.
2. Anonimisering door saaie, zakelijke gebouwen: Veel moderne kantoren worden ontworpen met een minimalistische esthetiek, gericht op efficiëntie en kostenbesparing. Vaak worden verschillende organisaties bij elkaar gezet, zoals in Rijkskantoren. Recepties en catering worden uitbesteed aan anonieme onderaannemers. Deze kille omgevingen missen vaak de warmte en persoonlijkheid die medewerkers nodig hebben om zich op hun gemak te voelen. Als medewerkers zich niet kunnen identificeren met hun werkomgeving, kan dit hun betrokkenheid verminderen.
3. Span of care wordt te groot: In sommige organisaties groeien teams en afdelingen snel, waardoor leidinggevenden een te groot aantal teamleden moeten beheren. Soms meer dan 100 mensen. Hierdoor ontstaat een situatie waarin leiders hun teamleden niet goed kennen, waardoor het gevoel van verbondenheid en betrokkenheid afneemt. Persoonlijke relaties en aandacht voor individuele behoeften kunnen verloren gaan.
4. Protocollen voor op afstand aansturen in plaats van gedrevenheid en vakmanschap: Sommige organisaties vertrouwen te veel op strikte protocollen en procedures voor het aansturen van medewerkers op afstand. Hybride werken en sturen op afstand versterkt het vertrouwen van managers in protocollen. Dit kan medewerkers het gevoel geven dat hun eigen inbreng en vakmanschap niet worden gewaardeerd. Als medewerkers zich gedemotiveerd voelen door gebrek aan autonomie, kan hun betrokkenheid aanzienlijk verminderen.
5. Digitalisering waarbij generaties afhaken: Hoewel digitalisering veel voordelen biedt voor organisaties, kan het ook tot generatiekloven leiden. Jongere werknemers (digital natives) zijn vaak meer vertrouwd met technologie, terwijl oudere werknemers zich mogelijk buitengesloten voelen of worstelen om bij te blijven. Of ze hebben het gevoel dat ze voor de zoveelste keer bekende werkwijzen moeten loslaten voor weer andere nieuwe digitale hulpmiddelen. Dit kan leiden tot gevoelens van isolatie en verminderde betrokkenheid onder oudere medewerkers.
6. Tele pressure en de constante druk om op alle berichten te reageren: De verwachting om altijd en overal bereikbaar te zijn, dankzij smartphones en instant messaging, kan leiden tot tele pressure. Medewerkers voelen de druk om onmiddellijk te reageren op berichten, zelfs buiten de reguliere werkuren. Dit leidt tot stress en een verstoring van de werk-privébalans, wat de betrokkenheid negatief beïnvloedt. (lees ook Michelle van Laethem.

Deze zes killers van engagement liggen vooral in handen van de organisatie. Maar medewerkers spelen ook een rol.

7.  Thuiswerken als recht, waardoor teams nooit meer compleet zijn op kantoor:

• Tuurlijk, thuiswerken was tijdens de epidemie dé oplossing om door te kunnen werken. Maar nu dat niet meer nodig is, ontbreekt het eigenlijk aan een heroverweging. Thuiswerken wordt als recht gezien. Medewerkers denken meer vanuit zichzelf, dan vanuit het team of de organisatie.
  Terwijl thuiswerken flexibiliteit en autonomie biedt, kan het ook het gevoel van gemeenschap binnen teams verminderen. Als teams zelden volledig op kantoor samenkomen, kan het gevoel van verbondenheid en teamgeest vervagen. Dit kan leiden tot verminderde betrokkenheid, omdat medewerkers zich minder verantwoordelijk voelen voor het succes van hun team. De spontane ontmoeting valt helemaal weg, waardoor alles steeds gepland plaats moet vinden. Dat kan de dood zijn voor creativiteit en innovatie.

Hoe zet je deze saboteurs van engagement buiten spel?

Het verminderen van deze factoren en het herstellen van medewerker engagement is van groot belang voor organisaties. Dat is dus niet alleen de rol van communicatie. Hier zijn enkele stappen die organisaties kunnen overwegen om de betrokkenheid van hun medewerkers te verbeteren:

• Heroverweeg kantoorontwerp: Creëer kantooromgevingen die zowel efficiënt als gastvrij zijn. Overweeg de behoeften en voorkeuren van medewerkers bij het ontwerpen van werkplekken.
• Investeer in leiderschapstraining: Zorg ervoor dat leidinggevenden de juiste vaardigheden hebben om effectieve relaties met hun teamleden op te bouwen en te behouden. Ook als er sprake is van hybride werken.
• Stimuleer autonomie: Moedig medewerkers aan om verantwoordelijkheid te nemen voor hun werk en geef hen de vrijheid om hun taken uit te voeren op een manier die bij hen past. Schiet niet door in systemen.
• Digitale inclusie: Zorg ervoor dat alle medewerkers, ongeacht hun leeftijd, toegang hebben tot de nodige training en ondersteuning om digitale tools en systemen effectief te gebruiken.
• Beheer tele pressure: Stel duidelijke verwachtingen en grenzen voor communicatie buiten de werkuren en moedig medewerkers aan om tijd voor zichzelf en hun gezin te nemen.
• Flexibiliteit in thuiswerken: Bied flexibiliteit bij thuiswerken, maar moedig ook vaste fysieke kantoordagen aan om teambuilding en sociale interactie te bevorderen.

Het behouden van medewerker engagement is een uitdaging die organisaties serieus moeten nemen. Door aandacht te besteden aan deze zeven factoren en proactieve maatregelen te nemen, kunnen organisaties een positieve verandering teweegbrengen en hun medewerkers betrokken en gemotiveerd houden. Betrokken medewerkers zijn immers de drijvende kracht achter het succes van elke organisatie.

Wil je meer lezen over wat we vanuit communicatie wel kunnen doen? Lees dan de blog ‘I love my job!’ Als de zeven saboteurs serieus worden genomen kun je natuurlijk ook fundamenteler kijken naar de rol van (interne) communicatie. Een goede visie op interne communicatie die past bij de nieuwe wijze van werken helpt daarbij. Lees daar hier meer over.

Huib Koeleman