alle blogs

Diversiteit: naar een inclusieve organisatie in 7 stappen

Door bewegingen, zoals Black Lives Matter en Pride, is er meer aandacht voor het belang van diversiteit in organisaties. Het werd tijd. Organisaties zijn gebaat bij diversiteit. Ze spelen beter in op wensen van klanten, als die klanten zich in een organisatie herkennen. En voor organisaties is het van belang dat alle groepen zich er thuis voelen. Van overheidsorganisaties mag je juist verwachten dat de samenstelling van het personeel een afspiegeling vormt van de maatschappij. Naar (meer) diversiteit en inclusie in 7 stappen.

Waarom is diversiteit en inclusie belangrijk?

Mensen die zich in de organisatie niet thuis voelen of denken te worden buitengesloten zijn minder betrokken en doen hun werk minder goed. Een inclusieve organisatie zal ook beter functioneren, omdat hier ruimte is voor verschillende inzichten. Daarom is het belangrijk dat organisaties inclusief denken. In de praktijk blijkt dat echter vaak tegen te vallen. Hoe kunnen organisaties ervoor zorgen dat ze inclusiever worden?

Bij de politie was veel kritiek op het gebrek aan diversiteit. Vaak is de wens uitgesproken dat de politie meer een afspiegeling van de samenleving zou zijn. Toch lukte het niet. Voor een deel omdat de desbetreffende doelgroep niet solliciteerde, maar ook omdat mensen die dat wel deden, zich er niet thuis voelden. Nu wordt met meer succes gewerkt aan diversiteit.

Kijk eens in de spiegel

In veel organisaties gaat men ervan uit dat men inclusief denkt en werkt. Dat er plaats is voor iedereen, dat de selectie van medewerkers op kwaliteit plaatsvindt en dat de bijeenkomsten voor iedereen toegankelijk zijn. De praktijk is vaak minder rooskleurig. Medewerkers die tot een minderheid behoren, worden soms moeizaam door hun omgeving geaccepteerd. Ze worden niet openlijk afgekeurd op hun geslacht of komaf, het gaat impliciet. Met directe collega’s gaat het wel goed, maar de schil daaromheen blijft vaak argwanend. Effect: mensen stappen op, omdat ze zich niet thuis voelen.

Diversiteitscirkel

Afbeelding 1. Verschillende dimensies van diversiteit[1]

Diversiteit kan op veel verschillende aspecten slaan. Veelbesproken zijn de posities van vrouwen en mensen met een andere etnische achtergrond op bijvoorbeeld de arbeidsmarkt. Maar het kan ook gaan om de seksuele voorkeur, religie/levensbeschouwing, sociale klasse, genoten opleiding, de eventuele lichamelijke of geestelijke beperking of leeftijd/generatie.

Om een beeld te krijgen van de diversiteit van mensen in en rond een organisatie, kun je aan de hand van deze schijf van acht een inventarisatie te maken. Hierbij is het interessant om onderscheid te maken tussen:

• Hoe je jezelf definieert (het hart van de cirkel);
• Hoe zichtbaar die dimensie is voor de buitenwereld;
• En hoe de meeste mensen in je directe omgeving zichzelf definiëren.

Of je je thuisvoelt, hangt dus niet alleen af van hoe je jezelf definieert, maar ook van de omgeving waarin je leeft of werkt. Hoe gemengder groepen zijn samengesteld, hoe beter de integratie verloopt. Door het dagelijkse, vanzelfsprekende contact is er minder snel sprake van een bubbel. Daarbij is het goed om stil te staan bij de wijze waarop men elkaar aanspreekt. Wat zijn de stappen die een organisatie kan zetten bij het streven naar meer diversiteit?

Stap 1. Check je zelfbeeld

Het grootste probleem met diversiteit en inclusie is dat de meeste mensen vaak niet doorhebben dat ze anderen buitensluiten. Bijna iedereen zal zeggen niet te discrimineren. Het is belangrijk dat iedereen zich bewust is van het in-group- versus out-group-effect, het wij-zij-denken. Onbewust identificeren we ons met mensen die dicht bij onszelf staan. Die groep begrijpen we. Mensen die ‘anders’ zijn, worden onbewust ingedeeld in de ‘out-group’. Een groep die we minder goed begrijpen en die we onbewust ook minder goed willen begrijpen – lees Thinking fast and slow van Daniel Kahneman.

Inclusiebeleid begint met het voorhouden van een spiegel. Hoe open staat de organisatie werkelijk voor iedereen? Hoe divers samengesteld is het personeelsbestand? Welk gedrag vertonen we bewust en onbewust naar anderen, die niet tot de groep ‘gewone Nederlanders’ behoren?

Sommige grappig bedoelde opmerkingen die de bijzondere situatie benadrukken, kunnen op de lange termijn toch leiden tot een gevoel van uitsluiting. Een interruptie van een collega ‘typisch vrouwelijk gevoelig’ of ‘relnichterig’ noemen helpt niet. Al is het maar omdat er geen gelijkwaardige tegenopmerkingen zijn om ‘terug te pesten’.

 

Het begint met bewustwording

Het grootste probleem: de anderen in de organisatie hebben het niet door. En als men zich wel realiseert welk gedrag men vertoont, dan bagatelliseert men het vaak. Pas als de men zich bewust is van dit gedrag en de effecten hiervan, kan worden gewerkt aan het wegnemen van barrières en het faciliteren van ander gedrag.

Daar zijn verschillende manieren voor. Wat goed werkt is een interne quiz aan de hand van concrete voorbeelden uit de organisatie. Of een checklist inclusiviteit. Zo gebruikt de NGO Icco/Cordaid bij projecten in de regio’s een checklist waarmee je het gedrag en de faciliteiten op vier niveaus kunt scoren. Aan de hand van die test kun je beoordelen hoe inclusief de organisatie is op dat onderdeel.

Hoe slimmer, hoe lastiger

Helaas is het niet zo dat slimme mensen minder last hebben van bias. Erger nog, managers die gewend zijn gelijk te krijgen, hebben er eerder méér last van. En ze zijn beter in staat om hun oordelen met argumenten te onderbouwen. Bewust werken aan deze bias door training is belangrijk. Daarnaast is het belangrijk om in het dagelijks werk contact te hebben met de ‘anderen’. Dat helpt het begrip te vergroten.

Rol leidinggevenden

Het is goed als ook leidinggevenden de kans nemen om ‘uit te zoomen’ en te ontdekken dat ze niet altijd inclusief denken en handelen (unconscious bias). Zo zien veel managers niet dat ze in een Nederlandse, man-gedomineerde, heteroseksuele en rolstoelvrije omgeving leven. Als Rutte aangeeft dat hij voor de beste kandidaat voor een ministerpost gaat, heeft hij niet door dat hij eigenlijk voor de beste kandidaat gaat uit zijn eigen, bekende kring. Een kring die voor het grootste deel bestaat uit blanke mannen. Met name groepsdruk kan een negatieve rol spelen. De echte oplossingen liggen bij de ‘gemiddelde’ medewerker en met name de leidinggevende.

Zij moeten inzicht krijgen in de gedragspatronen die zijn ontstaan en hoe die patronen het moeilijk maken de organisatie toegankelijk te maken. Organiseer daarom samen met HR workshops als startpunt van bewustwording. Zo kan het helpen stil te staan bij grapjes die eigenlijk niet grappig zijn omdat ze mensen buiten sluiten. Je helpt leidinggevenden als ze leren hier goed mee om te gaan.

Stap 2. Organisatiecheck diversiteit en inclusie: luistersessies

Heel nuttig zijn luistersessies over diversiteit en inclusie met vertegenwoordigers van diverse groepen in de organisatie, waarbij de leiding luistert naar de kansen en belemmeringen die in de organisatie bestaan om je als vrouw, lhbtq+’er, minder-valide of bi-culturele medewerker thuis te voelen.

Soms is het nodig een slag dieper te gaan en met elkaar het gesprek aan te gaan over persoonlijke en organisatiewaarden. Wat zijn die waarden? Waarom vinden we ze belangrijk? Waar komen ze vandaan? Sluiten die waarden mensen uit? Kunnen we de waarden anders formuleren, zodat iedereen zich er prettig bij voelt?

Stap 3. Voorbeeldgedrag diversiteit en inclusie

Zoals bij veel veranderingen, speelt het voorbeeldgedrag van de top een belangrijke rol. Ja het helpt als je directeur, burgemeester of minister op een boot staat bij Gay Pride. Het maakt duidelijk dat de leiding het belangrijk vindt. Nog beter is het als diversiteitsbeleid zichtbaar wordt in de dagelijkse praktijk van de leiding. Zo heeft de Canadese en Franse ministerraad een 50/50-man/vrouw-verdeling en is er sprake van een diverse samenstelling.

Het kan ook structureel. Vattenfall wil meer diversiteit binnen de organisatie, en daarom heeft CEO Magnus Hall een diversity and inclusion officer benoemd, een functie op directieniveau. Steeds meer organisaties volgen dit voorbeeld.

Stap 4. Structuren en systemen

Soms worden groepen onbewust uitgesloten, omdat de structuren en systemen van de organisatie gebaseerd zijn op de ‘gemiddelde’ medewerker. Zijn alle ruimtes voor iedereen bereikbaar? Ook voor mensen met een rolstoel? Zijn er ruimtes om te bidden? Schakelen we over op Engels als een deelnemers van de vergadering geen Nederlands spreekt? Zijn notulen van een belangrijke vergadering beschikbaar in de talen van de landen waar de organisatie vestigingen heeft? Mogen vrouwen hoofddoeken dragen of sikhs een tulband?

Ook hier zijn checklists voor, maar ook de eerdergenoemde luistersessies kunnen helpen om te inventariseren welke drempels er zijn die verhinderen dat iedereen zich thuis kan voelen.

Stap 5: Kloon niet

Het is ook belangrijk de HR-systemen mee te nemen. In hoeverre is het wervingsbeleid van de organisatie ingesteld op kandidaten uit andere groepen? Is het sollicitatieteam voorbereid op impliciete ‘bias’? Bij veel sollicitaties wordt gekeken of iemand ‘past’ bij de organisatie. Op dat moment zoeken we onbewust mensen die lijken op onszelf. Verbreed je voorkeur en werk bewust met mensen die anders zijn dan jij!

Stap 6. Inclusie: ruimte voor eigenheid

Als je niet tot de meerderheid behoort, hoef je nog niet alleen te zijn. Het is belangrijk dat iedereen de kans krijgt zichzelf te organiseren. Zo heeft de politie de denktank Pharessia (Grieks voor vrijuit spreken) ingesteld. Een plek waar leidinggevenden met een andere etnische achtergrond zich hebben georganiseerd. Collega’s kunnen bij hen terecht om te spreken over de wijze waarop zij zich in de organisatie behandeld voelen. Situaties waar men zich uitgesloten of gediscrimineerd voelt, komen bij Pharessia aan bod.

Veel organisaties hebben ook een lhbtq+ -platform. Een plek om bij te praten met gelijkgezinden en waar nodig tot actie te komen. Veel scholen hebben een GSA (Gender & Sexuality)-Netwerk. Groepjes scholieren, queer en straight gemengd, die discriminatie en uitsluiting onder de aandacht brengen. Bekend is de Coming Out Day, waarbij scholieren massaal een paars shirt aan hebben, om solidariteit uit te dragen.

Versterk weerbaarheid

Medewerkers met klantcontacten kunnen ook in de buitenwereld aangesproken worden op hun achtergrond. Zo hoorde ik van een technicus die bij een klant aanbelde en verwelkomd werd als ‘Zwarte Piet’. Hij was te verbluft om ad-rem  te reageren, maar voor hetzelfde geld was hij in een vervelende discussie terecht gekomen. Dan helpt het als je weet dat de organisatie achter je staat en je getraind wordt hoe je met dergelijke situaties om kunt gaan.

Stap 7. Communicatie; wel of geen interne campagnes?

Als organisatie kun je het belang van diversiteit en inclusie ondersteunen met een campagne en evenementen. Schoonmaakbedrijf Asito organiseert elk jaar een diversiteitsdiner, waarbij medewerkers gerechten koken en delen uit het land van herkomst. PostNL heeft rond Coming Out Day een campagne met bijeenkomsten en posters in de kantoren. Zorg bij het ontwikkelen van een campagne wel dat medewerkers die ermee naar buiten moeten ook achter de campagne staan. Voorkom hoofdkantoor denken. (lees de blog over het regenboogbusje waar de gelovige chauffeur niet in wilde rijden).

Voorkom dat er alleen aandacht is voor inclusie op vaste tijden in het jaar. Inclusie is meer dan een interne themaweek, of een regenboogvlag tijdens Pride week. Ook in algemeen organisatiebeeld is het goed om de diversiteit van de organisatie duidelijk te maken. Dat Amerikaanse bedrijven hier bewust mee bezig zijn, zie je aan stockfotomateriaal uit de VS. Op foto’s van de werkvloer en van directies is diversiteit direct zichtbaar. Verder is woordgebruik belangrijk. ‘Beste reizigers’ klinkt net zo vriendelijk als ‘dames en heren’, maar is inclusiever. Lees meer hierover in het blog over de kracht van inclusieve taal.

Minstens zo belangrijk is een afdeling communicatie die zelf divers is samengesteld. Diversiteit en inclusie kan beginnen met jezelf een spiegel voor te houden. Je kunt pas echt inclusief communiceren als je bewust hebt gekeken hoe de situatie ervoor staat. Die spiegel kun je de afdeling op verschillende manieren voorhouden: Hoe divers is de afdeling communicatie samengesteld en hoe divers denken de collega’s? Lees meer over het belang van een diverse afdeling communicatie in dit blog.

Kortom, werk aan diversiteit en inclusie!

Een organisatie die werkt aan inclusiviteit is een leukere organisatie om voor en mee te werken. Medewerkers zullen zich meer verbonden voelen. En voor organisaties met een maatschappelijke functie is er eerder sprake van een afspiegeling van de maatschappij.

Diversiteit heeft daarom ook een maatschappelijke functie. Een inclusieve organisatie kan beter functioneren, omdat er ruimte is voor verschillende inzichten en meningen en medewerkers zich kunnen identificeren met de organisatie. De organisatie zal er bewust aan moeten werken om deze positieve effecten te benutten en negatieve gevolgen te voorkomen.

Werken aan inclusief communiceren is geen checklist die je af kunt werken, maar een continu empathisch proces. Werk daarom samen met vertegenwoordigers van de groepen die je wilt bereiken. Zij kunnen goed aangeven wat wel en niet werkt in de praktijk. Vul dat niet teveel voor de ander in.

Lees ook: Versterk diversiteit in de afdeling communicatie! en Inclusie op de werkplek, tips van NGO’s, met name gericht op de LHBTQ-community

en bekijk deze schrijfwijzer
[1] Geinspireerd op de 7 segmenten van de diversiteitscirkel van Dien Bos