Experiment: een opgeruimde mailbox krijg je zo
In december tipte Puck mij over een handige manier op een opgeruimde mailbox te krijgen. Het beloofde effect is een leeg postvak-in en beter overzicht. Dat leek mij wel wat. Ik ben nu een maand verder en deel graag mijn eerste ervaring. Ja, het is fijn. Ik heb wel een soort fanatisme om mijn inbox continu leeg te houden, dus misschien check ik nu vaker mijn mail? Beter overzicht heb ik zeker. Het inrichten kostte even tijd, maar ik neem me voor om op deze manier door te gaan.
Een opgeruimde mailbox met vier mappen
Het idee is simpel. Alles wat binnenkomt in je mailbox, geef je direct een plek. Je hoeft dus niet direct alles te doen, maar zet het zo neer dat je weet wat je moet doen.
De mappen:
- To do this week
- Waiting for others
- Maybe later
- Filed items
Een mooie vergelijking vind ik de deurmat. Als je jouw huis binnenstapt en de post van de deurmat pakt, gooi je niet na de eerste blik alles terug op je deurmat. Dan kun je op een gegeven moment je huis niet meer in. De meeste mensen die ik ken doen dit wel met hun mail. Ja, ik deed dit ook met de meeste mail. Flinke hoeveelheden ongelezen mail blijven liggen. De mailbox wordt steeds voller en onoverzichtelijker. En je bent eigenlijk nooit klaar. Het kan dus anders.
Mijn situatie met 8 mailboxen
E-mail is misschien niet de meest efficiënte methode, maar nog wel de manier waarop veel communicatie verloopt en waar ik dagelijks mee bezig ben. Ik heb zo’n acht mailadressen die ik moet bijhouden. Ik gebruik deze op mijn laptop via Mail (de Outlook voor Mac-gebruikers), iPhone en iPad. Op alle apparaten heb ik de mailaccounts ingesteld. Bij al mijn accounts heb ik nu ook de nieuwe mappenstructuur gemaakt.
De nieuwe situatie
Met de nieuwe mappenstructuur kies je 3 tot 5 keer per dag om je mailbox te bekijken. Je bepaalt direct wat je met je mail doet. Vervolgens ga je aan de slag met ‘to do this week’. Mails die afgehandeld zijn gaan naar de ‘filed items’. Dingen die niet meer relevant zijn, gooi je direct weg.
Voordelen van deze e-mail-ordening
Deze nieuwe mailindeling geeft me een opgeruimd gevoel. Ik heb meer zicht op de dingen die als eerste moeten gebeuren. Ik werkte eerst met de vlaggetjesmethode, maar dat was minder strak. De categorie ‘waiting for others’ vind ik echt een toegevoegde waarde bieden. Met die mails hoef ik dus niet direct iets te doen. Ik kijk wel geregeld of die acties niet blijven liggen bij de ander. Ook hier geldt weer dat ik meer inzicht heb.
Zijn er ook nadelen van de nieuwe werkwijze?
Het goed inrichten van ieder mailadres kost even tijd. Ik vond mijn Gmail-adres het lastigst. Gmail wil toch graag dat je via de internetbrowser kijkt en niet zo zeer via een mailprogramma als Mail of Outlook. De meeste accounts moet je instellen via de webmail-interface. Je kan dan niet rechtstreeks in je mailprogramma mappen aanmaken.
Per account moet ik de map ‘to do this week’ openen en de actuele zaken bekijken. Het vraagt dus een actieve houding per mailbox. Ik moet bewust per account mijn lijstjes afwerken. Dit is eigenlijk ook een voordeel, want ik laat me niet afleiden door acties van een andere opdracht of een ander onderwerp. Ik kan die makkelijker parkeren en ik kom ze niet steeds op mijn deurmat tegen.
Ik heb een mailbox die ik samen met anderen beheer. Dat maakt het lastiger. Ook zij moeten dan volgens hetzelfde principe gaan werken. Ik moet dus wachten tot zij hem gelezen en verwerkt hebben. Dat gaat in tegen mijn wens om de deurmat leeg te houden.
De vraag is hoe groot de map ‘maybe later’ wordt. Het is de kunst om daar af en toe wel even de tijd voor te nemen, om bijvoorbeeld nieuwsbrieven te lezen. Dat is dus ook weer een stukje planning. Ruimte in de agenda om weer even bij te lezen. Ook hier geldt dat deze mails niet in de weg staan tussen de echt belangrijke ‘to do this week’-dingen.
Conclusie: acht opgeruimde mailboxen is fijn
Kortom, dankjewel Puck om mij op deze werkmethode te wijzen. Ik ben er blij mee. Het geeft mij een beter overzicht en een opgeruimd gevoel. En wat werkt voor jou? Doe je mee aan het experiment? Neem er even de tijd voor om het goed in te richten. Gooi alle bestaande mail in de ‘filed items’. Vis de belangrijke acties eruit. Je inbox is leeg en je kan direct aan de slag. Ik ben benieuwd naar jouw ervaring.
