alle blogs

Faciliteer leiders in hun communicatie, juist nu!

Werken aan verdere versterking van leiderschapscommunicatie anno nu is tegenwoordig best uitdagend. Ons denken over de verbindende, stimulerende leider die teams laten groeien, botst met het beeld in de kranten van de afgelopen tijd. Zoals het citaat van Mark Zuckerberg in de NRC (1 februari 2025) die pleit voor de terugkeer van masculiene energie in het bedrijfsleven! Ik volg die ontwikkelingen met spanning en kijk wat dat gaat betekenen. Voor nu lijkt het me des te belangrijker om vol te houden en leiders te helpen hun interne communicatierol beter in te vullen. Een schone taak voor de interne communicatieprofessionals. 

Het is niet voor niks dat 70% van het werkgeluk afhankelijk is van leiders en dat dat werkgeluk weer leidt tot hogere kwaliteit, lager verloop en ziekteverzuim. Voor nu geldt daarom: wat kan de adviseur interne communicatie doen om hun leiders te stimuleren hun stimulerende, verbindende interne communicatierol goed of beter in te vullen? In deze blog geef ik je graag een paar tips. 

Wees stellig

Wees stellig dat jouw leider een sleutelrol speelt in het goed laten functioneren van teams en dat de communicatierol van de leider essentieel is. Het is geen bijzaak en nooit luxe, het is een essentiële taak van de leider. You’ve got one job! De directeuren hebben die taak op een hoger niveau, zij staan meer voor de relationele communicatie, de teamleiders zijn wat dieper verantwoordelijk voor stimulerende communicatie van hun teams (Bron: De kracht van feedback). Het belang hiervan wordt niet altijd zo herkend door leiders. Zeker directeuren hebben de neiging om niet teveel rond te lopen en hun teamleiders niet voor de voeten te lopen. Jouw rol als communicatieadviseur is om ze op persoonlijk niveau te helpen juist wel meer rond te lopen en te werken aan hun relationele taak. Voor de goede bestuurders die ik ken gaat dat heel natuurlijk, maar helaas zit die natuurlijke skill doorgaans wat minder in het systeem van vele bestuurders/ directeuren.  

Tips voor de communicatieprofessional: 

• Bespreek met je leiders het belang van relationele communicatie en wat zij nodig hebben om hun persoonlijke interne communicatierol in te vullen; 

• Geef directeuren/ bestuurders praktische handvatten met voorbeelden uit de praktijk. Voorbeelden zoals de CEO Wim Pelsma van industrieconcern Aalberts, een van de succesvolste industriële organisaties in Nederland, die bij zijn afscheid vorig jaar zijn opvolger de tip gaf: “Neem de tijd en ga veel bezoeken. Zuig alle informatie in je op. En maak een connectie met het management dat er al zit. Wees belangstellend. Vraag naar hun familie, toon betrokkenheid bij de fabrieken. Daar wordt het geld verdiend, niet op het hoofdkantoor.” 

• Of het voorbeeld van de RvB van een grote ROC, waar door de communicatieadviseur ‘Dialoogtafels’ zijn georganiseerd waarbij de bestuurders met een aantal willekeurig geselecteerde medewerkers over actuele onderwerpen spreken (en dan met de opdracht en instructie vooral te luisteren!). 

• Organiseer Gemba-walks. Dit stamt uit de Lean-filosofie: Bij de Gemba-walk bezoeken leidinggevenden de werkvloer om de werkprocessen direct te begrijpen. Het woord “Gemba” komt uit het Japans en betekent “de echte plek”, oftewel de plek waar het werk daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Het doel van een Gemba-walk is om inzicht te krijgen in de dagelijkse werkzaamheden, problemen te identificeren en verbeteringen door te voeren. 

Help belemmeringen uit de weg te ruimen

1. Geen tijd

We horen het vaak. Iedereen knikt beamend over dat het belangrijk is om de communicatierol van leiders te versterken. Maar dan: ‘We lopen over’, ‘Ik heb te veel externe taken en verplichtingen’ en ‘Mijn agenda zit potdicht’. Leiders hebben doorgaans te weinig tijd en zeker geen ‘headspace’ om hun interne communicatierol goed in te vullen. Terwijl dat een van hun kerntaken is! Je kunt hen goed helpen om tijd te maken, mits ze zich ook inderdaad van hun taak bewust zijn. Tips daarvoor: 

• Zoek samen naar waarom er geen tijd of ‘headspace’ is. Help hen met jobcrafting-vragen hun taken in kaart te brengen en te prioriteren; 

• Een van de tijdslurpende activiteiten die je zult tegenkomen is overleg en vergaderingen, de levensaders van menig leider. Doorgaans nemen die te veel tijd en is de opzet niet altijd van toegevoegde waarde voor de organisatie. Doorgaans is de adviseur interne communicatie niet betrokken bij de vorm en invulling van overleg. Onze tip: ga je daar wel mee bezig houden, want daar is veel tijd en energie te winnen. We schreven er eerder al handzame blogs over. Volg enkele overleggen als vlieg aan de muur en noteer wat je observeert. Check inhoud en vorm van het overleg. Zijn de onderwerpen voldoende transformationeel? Komt iedereen aan bod? Bespreek vervolgen de verbetermogelijkheden om tot minder, korter, kleiner en daardoor beter overleg te komen. Koppel bevindingen terug in zogeheten ‘spiegelsessies’ waarin je je leiders een spiegel voorhoudt. 

2. Onvoldoende communicatieskills

Veel leiders zijn doorgegroeid vanuit inhoudelijke functies. Dit vormt een risico voor effectieve en relationele communicatie die teams nodig hebben. Tips: 

• Het is goed om samen met de leider scherp te krijgen wat diens ontwikkelwensen zijn. Denk daarbij niet alleen aan de traditionele presentatie, onderhandel- en storytellskills, maar ook aan luistervaardigheden, relationele communicatie, zorgen voor psychologische veiligheid, informatie delen, feedback stimuleren, gezond conflict organiseren, etcetera. Zie daarvoor onze blog over de skills in leiderschapscommunicatie anno nu. 

• Bied hen hulp in persoonlijke begeleiding, en ook door handzame activiteiten te ontwikkelen zoals Gemba Walks, Kijkjes in de Keuken, werkvormen voor luisteren, feedback en energiek overleg.  

• Bewaak samen de voortgang. Stel doelen en bespreek of ze gehaald zijn. Doe een consistentiecheck of spiegelsessie met directie of teamleiders over hoe de afgesproken skills leiderschapscommunicatie in de praktijk worden gebracht. 

Jouw rol als adviseur interne communicatie

Je zult tegengas krijgen, omdat het verbeteren van leiderschapscommunicatie vaak traditioneel niet onder de afdeling interne communicatie valt. Het is zaak om samen met HR en bestuursadviseurs op te trekken. Werk aan meer betrokkenheid en betere resultaten via het versterken van de leiders communicatierol. Heb je hulp nodig? We kijken graag met je mee, helpen jou met een aanpak op maat. Ook bieden we incompany trainingen leiderschapscommunicatie aan.