Goed luisteren in een organisatie? Zet luistersessies in!
Luistersessies is een door Orange Otters ontwikkelde aanpak om boven tafel te krijgen wat in een organisatie echt speelt. Dit kan zijn rondom de verander- of interne communicatievraag waar we aan werken. We zetten luistersessies graag in om bij de start van een adviesproject de vinger op de juiste plek te krijgen. Om ook de mensen aan bod te laten komen die je anders níet hoort. Ik beschrijf in zes stappen hoe het werkt en wat de do’s en dont’s zijn.
1. Wanneer inzetten?
Luistersessies brengen boven tafel wat echt speelt. Je kunt het inzetten bij de start van allerlei trajecten. Bij veranderprocessen, bij het ontwerpen van betere interne communicatie, bij het ontwerpen van betere externe communicatie en ook bij het ontwerpen van beleid en verbeterplannen.
2. Wie uitnodigen?
De genodigden voor een luistersessie zijn de mensen die betrokken zijn bij het onderwerp. De mensen bij wie die verandering gaat spelen of de medewerkers voor wie de interne communicatie verbeterd wordt. De ideale groepsgrootte is 15 personen. Het maximale aantal liever niet groter dan 25 en niet kleiner dan 10 personen, om goede en representatieve uitkomsten te krijgen.
Selectie van de groep is willekeurig. Kies waar je de groep op wilt samenstellen: alle afdelingen vertegenwoordigd, goede mix diversiteit, goede mix aantal werkuren? En kies dan bij voorkeur blind uit het bestand met betrokken deelnemers. Luistersessies doe je met een willekeurige selectie, met zogeheten ‘unfocussed groups’, en dus niet met de mensen die altijd al betrokken worden, zoals focus- en klankbordgroepen. De groep is hiërarchisch min of meer van hetzelfde niveau.
3. Hoeveel luistersessies?
Het aantal luistersessies is afhankelijk van de grootte van de groep betrokkenen. We houden een minimum van 2 aan en een echt maximum is er niet. Behalve dat na 12 luistersessies de meerwaarde snel slinkt.
4. Hoe luister je?
De luistersessies zijn bedoeld om écht de belangrijkste zaken boven tafel te krijgen. Een belangrijk begrip daarbij is waardevrij luisteren. Wil je daar meer over weten, lees dan het standaardwerk Theorie U van Otto Scharmer. Hij leert ons dat veel van ons gewone luisteren neerkomt op ‘downloaden’, oftewel munitie zoeken voor de mening die we vooraf al hadden. Onze sessies zijn gebaseerd op zijn voorwaarden voor het echte luisteren: open geest, open hart en open wil.
De gespreksleider is een ervaren moderator die zelf goed kan luisteren. Deze biedt een veilige omgeving aan de deelnemers, door afspraken te maken over vertrouwelijk omgaan met uitkomsten en door zich open en kwetsbaar op te stellen. Het echte luisteren is een kunst op zich. Je kunt het of je kunt het niet. Te veel mening en ego kunnen het luisteren flink in de weg zitten. Het spreekt daarom voor zich dat de gespreksleider onafhankelijk is.
5. Hoe richt je de luistersessie in?
Voor een luistersessie neem je ruim tijd. Afhankelijk van het onderwerp en de groepsgrootte duurt een sessie 2,5 tot 4 uur. Je hebt die tijd nodig om een goede veilige sfeer te maken. Ook wil je de inbreng van ieder van de deelnemers meenemen. We zetten daarvoor de groep bij het begin al in een actieve stand door de deelnemers fysiek positie te laten kiezen ten aanzien van het onderwerp. Hoe positief sta jij ten opzichte van verandering x? Hoe betrokken ben jij bij de missie van de organisatie?
Vervolgens peilen we meningen en vragen we deelnemers om aandachtspunten, opmerkingen en ideeën. We gebruiken daarvoor online methoden en offline werkvormen. Doel is om veel inbreng te krijgen. Van álle aanwezigen. En om dan in gesprek de belangrijkste onderwerpen te bespreken.
De inrichting van de ruimte is open. Veel ruimte, geen tafels en stoelen in een halve kring.
6. Wat doe je met de uitkomsten?
Het doel is om veel goede informatie boven tafel te halen. We maken daarom een uitgebreid verslag waarin de uitkomsten zo letterlijk mogelijk worden weergegeven. Anoniem en waar nodig wordt informatie zo beschreven dat het niet naar een bron te herleiden is.
Dit verslag delen we met deelnemers en met de groep waarmee de nieuwe plannen gemaakt worden. We gebruiken het verslag als spiegel. Over de uitkomsten hoef je nauwelijks te discussiëren. Het gaat er vooral om serieus om te gaan met de signalen en aanbevelingen uit de doelgroep. De vervolgstappen zijn dankzij goede luistersessies snel bepaald.
7. Resultaten
We hebben vele luistersessies mogen begeleiden. Bij verschillende typen organisaties zoals gemeente Haarlem, gemeente Den Haag, Holland Casino, Defensie en Waterschap Vechtstromen. De uitkomsten leverden goede, bruikbare inzichten op die, omdat ze van betrokken medewerkers zelf komen, zeer serieus genomen worden. Ook de deelnemers zijn positief. Bij veel luistersessies werd ergens wel gezegd: ‘Ja, zoiets als deze luistersessie, dat moeten we vaker doen!’
Sta je ook voor een verandertraject en wil je meer weten over de luistersessies? We luisteren graag naar jouw verhaal.
