alle blogs

Gouden tips voor goed overleg

“We hebben te weinig tijd! Er wordt bij ons te veel en te lang vergaderd. Ik zit vol. Mijn energie is na zo’n saaie vergadering volledig weg, waardoor ik tijd nodig heb om weer op te laden.” Herken je dergelijke uitspraken? Grijp dan in en pas aan hoe er in jouw team vergaderd wordt. Minder en beter vergaderen is de sleutel voor fijner en effectiever werken. En andersom: grijp je daar niet op in? Dan zijn je andere verbeterinitiatieven kansloos, omdat daar dan te weinig tijd en energie voor is. In deze blog geef ik de gouden regels voor minder en beter overleg. Pas ze toe, wees radicaal en neem de tijd om het goed te laten landen. 

Minder en beter overleg is de sleutel voor succes. Vergaderen is in onze huidige organisaties verworden tot een systeem voor controle van afspraken en om plannen te pitchen. In termen van de organisatieantropologie zitten we vast in ‘transactioneel overleg’, waarbij het erom gaat te checken of acties gedaan zijn, terwijl het veel meer zin heeft om overleg te hebben waarin je samen tot betere inzichten komt: ‘transformationeel overleg’. Maar hoe doe je dat? 

De wijsheid van de groep 

In de colleges die ik geef bij Van der Hilst communicatie aan senior communicatieadviseurs in wording, vraag ik al jaren aan de groepen wat voor hen de gouden tips zijn voor overleg waar je wel energie van krijgt. Uit de spontane, nog niet door mij beïnvloede antwoorden volgt een scherp beeld: 

Ik gebruik die inzichten graag om mijn gouden tips van af te leiden, want eerlijk gezegd zijn de inzichten van de studenten al behoorlijk compleet. Mooi bewijs dat je als groep ook echt wijs bent! Hierbij twee tips uit de groep, en nog drie aanvullende tips: 

1. Vorm een logische basis 

Het begint bij de basis voor een goed overleg: 

• Zorg voor een helder gezamenlijk doel en deelnemers die betrokken zijn bij het onderwerp. Deelnemers kunnen ook zichzelf de vraag stellen: Ben ik wel nodig in dit overleg?  

• Bereid de vergadering voor met een agenda en vraag deelnemers zich ook voor te bereiden.  

• Kies een goede voorzitter als procesbewaker, dat mag ook een wisselende rol zijn. Denk bijvoorbeeld aan een maandelijks roulerende voorzitter.  

• Bedenk en bewaak een goede structuur van de vergadering, die ook to the point is en punctueel, waardoor agendapunten niet onnodig uitlopen en je op tijd stopt. 

2. Creëer een goede sfeer 

Zorg voor een open sfeer waarin deelnemers elkaar kunnen aanspreken en naar elkaar geluisterd wordt. Dat gaat over gelijkwaardigheid en dialoog, zodat iedereen meedoet. Tips hierin: 

• Gebruik de check-in zodat iedereen persoonlijk in kan checken en erbij is. Doe de check-in altijd op emotioneel en inhoudelijk vlak, zoals: Hoe zit je erbij en wat verwacht je van vandaag? 

• Creëer ruimte voor creativiteit: je doet het overleg om nieuwe inzichten te krijgen en ideeën te genereren. 

• Dat kan het beste live en liever niet ’s middags laat; 

• Het helpt ook als de ruimte inspireert. In afwisselende locaties, in de buitenlucht. Ga de natuur in, wandelen, zuurstof tanken voor scherpe nieuwe ideeën.  

• En richt ook de werkvorm daarop in: creatieve werkvormen zoals de denkhoeden van Edward de Bono, waarmee door een bepaalde kleur hoedje op te zetten je op basis van die kleur gaat redeneren en dus je bestaande manier van denken niet gebruikt.  

Radicaal regelen 

Mijn aanvullende tips zijn bedoeld om de overleggen ook echt radicaal anders te gaan te regelen. Kies expliciet dat je jullie overleg anders gaat inrichten. Doe dat door: 

1. Overleggen herwaarderen
2. Het juiste gesprek te voeren 
3. Veilige sfeer bouwen

3. Herwaardeer overleggen

Kies ervoor het overleg te skippen dat geen waarde toevoegt. Overleg bedoeld om elkaar te controleren kan geannuleerd worden; laat dat voortaan bij de verantwoordelijken zelf. Laat hen dat dan eventueel zelf direct met hun leidinggevenden afstemmen.  

• Maak een overzicht van de vaste overleggen, scoor deze op basis van relevantie en urgentie en maak een verbeterplan voor het skippen of veranderen van de overleggen; 

• Kies daarbij ook voor het ernstig beperken van het aantal deelnemers bij een overleg; 

• Regulier overleg en 1-2-tjes om bij te praten kunnen beter op een andere manier worden ingevuld, gebruik ook de online platformen voor samenwerken.
  Je kunt bij uitnodigingen voor overleg ook aangeven: “Ik kan niet aanwezig zijn bij deze meeting, maar ben wel geïnteresseerd in de uitkomsten. Zou iemand een korte samenvatting kunnen delen?”. 

• En een weekstart met het team kan ook in een half uur, mits we verre blijven van een opsomming van taken en te uitgebreide smalltalk. Houd het bij: hoe was je weekend? Hoe word je week en heb je nog hulpvragen? 

• En zorg dat je tijd, bij voorkeur een half uur, tussen overleggen inbouwt voor mentale voorbereiding en uitwerken van acties. Microsoft Outlook heeft nu ook een functie waarbij je overleggen standaard 20 of 50 minuten duren, zodat je in ieder geval 10 minuten pauze hebt tussen de vergaderingen.  

4. Voer het juiste gesprek 

Je wilt overleg dat nieuwe inzichten oplevert. Voorkom dan dat het overleg terugkijkt naar de actielijst van de vorige keer, vraag deelnemers om gedisciplineerd met afgesproken acties om te gaan en alleen afwijkingen of spanningen te vermelden. 

Kies bij voorkeur voor duidelijke afgebakende thema’s voor het overleg waar deelnemers zich mentaal op kunnen voorbereiden; 

Begin met een korte check-in om te vragen hoe iedereen er bijstaat en wat deelnemers uit de sessie over de geagendeerde thema’s willen halen.

We hanteren de check-in-regels van Deep Democracy: 

• Begin als voorzitter zelf om het goede voorbeeld te geven. 
• Stel 2 vragen, 1 over relatie en 1 over inhoud: hoe voelt het om hier te zijn? En wat vind je belangrijk vandaag? 
• Sluit de check-in af met jouw samenvatting op hoofdlijnen, waarbij je nooit op persoonlijk niveau, maar op groepsniveau formuleert. Bijvoorbeeld: Er is veel aan ons hoofd, maar ook zin om samen even met dit onderwerp aan de slag te gaan. 

5. Bouw aan veiligheid

De rol van de voorzitter als procesbewaker is essentieel om de structuur en de veilige sfeer te maken en te bewaken. Dat zorgt voor een optimalisatie van denkkracht, omdat alle inbreng in het overleg meegenomen kan worden. Dit is ook de kern van het advies van Amy Edmondson om aan psychologische veiligheid te bouwen: het realiseren van een omgeving waarin ruimte is voor open communicatie over problemen, zorgen en mogelijkheden. Haar onderzoek maakt ook duidelijk dat psychologische veiligheid de beste basis is voor goed presterende teams. Veiligheid betekent ook een structuur waarmee je bewaakt dat iedereen aan bod kan komen en er tijd genoeg is om verder te verdiepen.  

Een handvat voor de besluitvorming en overlegstructuur komt uit de Holacracy: 

• Maak eerst 1 à 2 rondjes over het ingebrachte thema om te zorgen dat iedereen verhelderende vragen over het thema kan stellen; 

• Vraag dan om reacties, zonder discussie of reactie op elkaar, waarbij het liefst ook iedereen weer aan bod komt; 

• Stel het thema eventueel bij en betrek de groep waar nodig opnieuw, om vervolgens bij voorkeur in consent te besluiten; 

• De voorzitter bewaakt op die manier ook de veiligheid door te zorgen dat iedereen zich uit kan spreken.  

Ook de structuur voor besluitvorming die Deep Democracy aanbiedt, geeft houvast:  

• Begin met alle invalshoeken te inventariseren; 

• Eerst de meerderheidstandpunten, maar ga dan op zoek naar minderheidsstandpunten, ook weer om te zorgen dat iedereen gehoord wordt; 

• Vraag wie zich daarin herkent; 

• Ga vervolgens stemmen over de opties die op tafel liggen; 

• Op zo’n manier zijn in ieder geval de verschillende invalshoeken meegenomen. 

Mogelijkheden voor verbetering? 

Het radicaal inzetten van deze 5 tips voor energiek overleg gaat je helpen. Ik besef dat het bij de meeste organisatie niet zomaar ineens te regelen is. Ik denk wel dat je beter grote stappen kunt zetten om de oude transactionele, tijdrovende patronen te doorbreken. Wil je praktische tips voor het anders inrichten van overleg in jouw organisatie of team? Met een eenvoudige cultuurscan laten we je graag zien waar de mogelijkheden voor verbetering liggen. 

 

Bronnen: 

Studenten Senior Communicatieprofessional Opleiding Van der Hilst C 

Deep Democracy, Jitske Kramer, De wijsheid van de minderheid 

Holacracy, zoals toegelicht in ‘Gettin Teams done’ van Janse en Bogers 

Amy Edmondson, De onbevreesde organisatie 

Edward de Bono, zes denkhoeden