Het anderhalvemeterkantoor, hoe krijg je mensen mee?
Deze week gaan de terrassen weer open en rijdt het openbaar vervoer weer volgens dienstregeling. Middelbare scholen gaan deels weer open. Het nieuwe normaal staat voor de deur, of misschien beter, het hybride normaal. Ook organisaties bereiden hun kantoren voor op de terugkomst van (een deel) van de medewerkers: het anderhalvemeterkantoor! Hoe gaan organisaties hiermee om? Ik zie daar grote verschillen. En die verschillen hadden direct invloed op mijn eigen gedrag. Zo nam ik in het ene geval, waar duidelijk ruimte tussen tafels was aangebracht makkelijk afstand. In een andere werkruimte stond ik, voor ik het wist, te dicht bij andere aanwezigen. In dit blog behandel ik verschillende varianten om tot goede invoering van het anderhalveeterkantoor te komen. Het uiteindelijk door iedereen gewenste resultaat: een kantoor waar iedereen veilig kan en wil werken. Liever de tips via video bekijken? Dat kan! Klik hier.
Voorfase: luisteren, wat vinden de collega’s?
Momenteel gaat veel aandacht uit naar de technische aanpassingen die op kantoren nodig zijn. En dat is niet voor niets. In veel kantoren is het nodig om de werkplekken aan te passen, bureaus te verschuiven en schermen te plaatsen. Ook de routes in kantoren moeten worden aangepast. En de techniek van de luchtverversing vraagt aandacht. Kortom een ingewikkelde klus.
Daarbij wordt nog weinig aandacht besteed aan de mensen die uiteindelijk weer op die plekken gaan werken: de collega’s die we, door de corona-maatregelen, maanden niet hebben gezien. In deze fase is het daarom belangrijk om met hen te bespreken hoe zij staan tegenover het werken op kantoor.
Je zult grofweg de volgende groepen aantreffen:
- collega’s die het heerlijk vinden om thuis te werken, en blij zijn dat het nu normaal is geworden (en dus graag thuis blijven);
- collega’s die best naar kantoor willen om te kunnen overleggen met collega’s, maar voor geconcentreerd werken vaker thuis willen werken;
- collega’s die niet kunnen wachten om weer alle dagen naar kantoor te gaan, omdat:
- ze collega’s missen;
- thuis te druk of te leeg vinden;
- ze denken dat het de kwaliteit van hun werk ten goede komt.
En dwars daar doorheen is nog verschil te maken in collega’s die zich zorgen maken om de veiligheid op het 1,5 meter kantoor en medewerkers die al die maatregelen maar onzin vinden.
Neem in deze fase de tijd om via een simpele enquête en enkele online sessies te peilen hoe iedereen erbij staat. Daarmee verzamel je informatie om het kantoor op maat in te richten en in de communicatie beter in te spelen op de informatiebehoefte van de medewerkers. Hieronder licht ik drie varianten toe voor de interne communicatie bij de start van het 1,5 meterkantoor.
De campagnematige aanpak
Op kantoor zijn overal posters opgehangen en folders neergelegd met het 1,5 meterprotocol. In dit type organisaties gaat men er van uit dat medewerkers door erop te worden gewezen, hun gedrag aan zullen passen. De communicatie kent een campagnematige aanpak. De insteek kennis leidt tot houding leidt tot het gewenste gedrag. Door er via posters, flyers en intanetberichten aan te worden herinnerd zullen mensen afstand houden en het protocol volgen. De mens als rationeel wezen. Communicatie wordt een grote invloed toegekend.
Afbeelding 1: voorbeeld van instructievideo over #covid19maatregelen (bron: Cottonbrow)
Helaas is de mens niet zo rationeel in zijn of haar gedrag. En ons zelfbeeld is ook vaak positiever dan terecht is. Deze ‘lichte’ aanpak zou wel eens onvoldoende kunnen zijn.
| Reality check: Ondanks alle campagnes volgt nog niet de helft van de Nederlanders het advies op om vaak handen te wassen (bron: RIVM). We hebben als Nederlanders een slechte reputatie: Nederlanders zijn de grootste viezeriken van Europa: slechts 50 procent wast handen na toiletbezoek. Met het coronavirus dat langzaam ons land binnensluipt, is het slim om de basisregels voor persoonlijke hygiëne in acht te nemen. |
Nudging: volg de pijlen communicatie
In dit kantoor zijn er ook posters en flyers, maar wat veel meer opvalt zijn de grote pijlen op de grond en de cirkels rond bureaus. Stoelen zijn afgeplakt en er zijn plastic schermen tussen werkplekken. Bij deze organisaties moet je heel koppig zijn, wil je de 1,5 metermaatregelen overtreden. De fysieke inrichting is duidelijk aangepast, en je wordt als medewerker bijna automatisch de goede kant op gestuurd. Insteek van deze organisatie: gedrag verandert door het beïnvloeden van onbewust gedrag. Nudging wordt bewust ingezet bij de inrichting van deze kantoren.
Een voorbeeld van nudging was de afgelopen weken al in diverse parken te zien: grote cirkels in het gras gaven aan waar je als bekenden veilig op afstand van anderen kon zitten. En die cirkels worden onbewust ook benut. Dat werkt beter dan alleen een bordje bij de ingang van het park.
Figuur 2: Voorbeelden van borden en looplijnen anderhalvemeterkantoor Havengebouw Rotterdam (bron: Richard van der Eijk)
Maak ander gedrag makkelijk. De omgeving heeft invloed op gedrag, bewust of onbewust. Creëer een omgeving die nieuw gedrag ondersteunt. Bijvoorbeeld door te zorgen voor schoonmaakdoekjes op de werkplek. Of door alle medewerkers een eigen toetsenbord te geven.
Groepsconsensus communicatie
Gedragsverandering ontstaat niet alleen door posters en nudging. In deze organisatie gaat men er vanuit dat voorbeeldgedrag en groepsdruk een minstens zo grote rol spelen.
| Het viel me op dat de week voor de invoering van de mondkapjes bij het openbaar vervoer geen enkele NS-medewerker een mondkapje droeg. Een goede kans om alvast het goede voorbeeld te geven werd niet benut. |
Wij zijn gevoelig voor het goede voorbeeld. Als leidinggevenden zich aan het protocol houden, zullen medewerkers en teamleden eerder volgen. Saai maar waar. Managers helpen in hun voorbeeldrol helpt dus. Daarnaast is het goed op teamniveau gesprekken te voeren over wat het anderhalvemeterkantoor- protocol voor eigen gedrag betekent. Wat accepteren we van elkaar en wat niet? Hoe kunnen we elkaar feedback geven en bijsturen? Hoe maken we het protocol nog meer op maat? Voorkom dat medewerkers die zich onveilig voelen zich geen zeikerds gaan voelen, dus besteed hier aandacht aan. Zonder zo’n gesprek zal veilig gedrag snel verwateren en staan medewerkers snel te dicht bij elkaar.
Dan is er altijd nog een noodoplossing: in België zijn ook badges beschikbaar die gaan piepen als je te dicht bij een collega bent. Dat zal zeker werken. Maar of je daar een fijne veilige werksfeer mee creëert is natuurlijk zeer de vraag.
Werkgever, neem je verantwoordelijkheid
Het creëren van een veilige organisatie is een morele plicht. Medewerkers willen best naar kantoor komen als ze daar veilig kunnen werken. Daar moeten we als organisaties aan werken. Het creëren van een veilige werkplek is ook juridisch belangrijk. Als een medewerker besmet wordt met COVID-19, de bron op het werk is en de werkgever aantoonbaar te weinig maatregelen heeft genomen, dan kan dat gevolgen hebben. Dat vraagt niet alleen techniek, maar ook communicatie over de invoering van het anderhalvemeterkantoor.
Huib Koeleman
Orange Otters
Meer weten over de gedragsbrillen: lees hier meer.
