Het Nieuwe Werken: vijf tips
Ik heb weer een paar rondleidingen gehad in nieuwe kantoorpanden en een paar voorbeelden van nieuwe locaties die te huur stonden nader bekeken. Mooie, smaakvol ingerichte werkplekken. En in bijna alle gevallen werd gesproken over Het Nieuwe Werken. In grote lijnen komt het nieuwe werken dan neer op: een kantoortuin waar je geen vast eigen bureau hebt, en een of meer huiskamerachtige ruimtes waar men in een meer informele omgeving kan overleggen of werken. Soms in combinatie met een grand café. Nieuw werken als kantoorinrichtingsconcept. Hoe maak je het nieuwe werken een betere ervaring? Vijf tips!
Tip 1: niet flexen om het flexen
Bij een organisatie waar Het Nieuwe Werken wordt ingevoerd, ga ik ervan uit dat men niet een hip kantoor van een andere organisatie kopieert, maar dat men goed heeft geanalyseerd hoe mensen in hun organisatie werken en aan welk soort ondersteuning zij hebben; technisch of ruimtelijk. HNW is niet synoniem met het opgeven van vaste werkplekken en eigen bureaus. Soms lijkt het of men moet flexen om het flexen: bij binnenkomst word je aselect een werkplek aangewezen, met het idee dat je steeds andere collega’s tegen komt. Een ramp als je secretaresse bent die veel bij dossiers moet zijn of voor mensen die collega’s moeten kunnen vinden. Die tijd zou voorbij moeten zijn. Werk met zones of vlekkenplannen, zodat je voldoende bekenden tegenkomt. Zorg voor open plekken, concentratieplekken en goede vergadermogelijkheden. Zodat elk type medewerker voor elk type activiteit de juiste plek kan vinden.
Tip 2: Creëer projectkamers
Met het introduceren van HNW wordt soms weinig rekening gehouden met een andere trend in werken: werken in projecten (of scrums). Bij grote projecten waar verschillende collega’s samenwerken en ook externen uit het netwerk bijdragen, is het fijn als er een fysieke en digitale projectruimte is. Een BrainSpace: met een plek voor ideeën, brainstormsessies, planningen en reacties. Gewoon van papier. Op de muur.
Het is fijn als informatie van het project kan blijven hangen, waar teamgenoten ideeën toe kunnen voegen e.d.
Tip 3: Bevorder kennisdelen
Nieuw werken is mobiel werken. Het betekent ook de mogelijkheid om samen aan documenten te werken, waar je ook zit. Zonder dat je op drie verschillende systemen in moet loggen. En dat je makkelijk collega’s kunt vinden met bepaalde expertises. Kortom, het kunnen delen van kennis en ervaring.
Veel organisaties kunnen leren van de zzp’ers die in diverse netwerken hun werk verrichten. Ze werken thuis, bij klanten, in Starbucks of in nieuwe concepten als Seats-to-meet of Spaces. Ze regelen zelf dat ze bereikbaar zijn en goede apparatuur hebben. Slaan informatie op in de Cloud en delen kennis via LinkedIn of Feedly. En ze zorgen dat hun profiel vindbaar en actueel is op LinkedIn. Veel organisaties zouden gebaat zijn bij medewerkers met een zzp-mentaliteit.
Tip 4: Regel een wekelijkse kantoordag
Een aspect van nieuw werken kan lastig zijn: wanneer ontmoet je je collega’s? Wanneer overleg je met ze? Wat is een goed moment voor een workshop? De combinatie van Nieuw Werken en parttime werken kan ertoe leiden dat er geen enkele dag meer is dat je met al je collega’s bij elkaar kunt zitten. Onhandig! Wellicht kan een beetje discipline op dat punt helpen. Niet praten over thuiswerkdagen, maar over kantoorwerkdagen. Dagen dat iedereen op kantoor is, en ook beschikbaar is voor afspraken en informeel overleg. Zodat je in ieder geval een keer per week elkaar kunt zien en spreken. Dat vergt wel wat van de inrichting van de werkruimte; er ontstaat namelijk een bezettingspiek. Er zal voor iedereen tijdens de kantoordag minimaal een ‘aanlandplek’ moeten zijn. Misschien niet aan aparte bureaus, maar aan gezamenlijke werktafels, maar toch. Dat vraagt ruimte. En natuurlijk kunnen medewerkers ook andere dagen op kantoor zijn, maar dat is dan naar eigen behoefte in te richten.
Tip 5: Maak het sociaal
Last, but not least: werk bewust aan engagement en wij-gevoel. Hier kan een sociaal intranet een rol spelen. Een plek waar je niet alleen werkgerelateerde informatie kan delen, maar ook wat kwijt kunt over de andere kant van je leven. Informatie die je bij het oude werken deelde met collega’s tijdens de lunch of de koffie, moet je nu op een digitaal platform kwijt kunnen. Waar je interessante artikelen kunt delen. Waar je je emoticons kwijt kunt. Een soort interne Facebook. Want uiteindelijk wil je je thuisvoelen bij je collega’s. Ook als je ze niet elke dag ziet.
