alle blogs

Hybride werken, wat is dat? Begin nu het gesprek!

We mogen weer naar kantoor! Sommigen hebben hier verlangend naar uitgekeken. Anderen vonden het wel lekker thuis. Door het thuiswerken is er wel wat losgemaakt. Veel financiële managers zien al mooie bezuinigingen in kantoorruimte voor zich.  Als we de onderzoeken mogen geloven willen veel mensen maar voor een deel terug naar kantoor. Het hybride werken is dan de oplossing. Het kantoor als vergader- en ontmoetingsplek. Maar bedoelt iedereen hetzelfde? Wat is hybride werken eigenlijk? Wat voor verwachtingen hebben we van werk na de zomer? Nu is de tijd om hybride werken te bespreken in de organisatie.

In dit blog zet ik eerst enkele varianten van hybride werken op een rij. Onder hetzelfde begrip blijken er verschillende opties mogelijk te zijn. Vervolgens behandel ik vier stappen om deze varianten bespreekbaar te maken.

Hybride: andere tijd, andere plaats?

Jullie kennen waarschijnlijk de matrix waarbij tijd- en plaatsongebonden werken wordt aangegeven, zoals hier in figuur 1. In veel organisaties wordt bij hybride werken gedacht aan collega’s die op verschillende locaties werken, maar wel op dezelfde tijd. Maar de variant rechtsboven is ook goed mogelijk. Dat zie je in internationale organisaties met vestigingen in verschillende tijdzones. Ik werk bijvoorbeeld met een vormgever in Sydney. Best handig: ik stuur einde van de dag een briefing, en terwijl ik slaap is hij aan het werk. Mijn volgende werkdag heb ik dan al eerste suggesties binnen. Ik zie ook veel thuiswerkende ouders met werktijden schuiven. Vaak beginnen die vroeg in de morgen met werken, ruimen vervolgens overdag tijd in voor de kids, en werken dan weer ’s avonds als de kids naar bed zijn. Asynchroon werken komt dus meer voor dan je denkt!

Figuur 1: Verschillende varianten van tijd- en of plaatsongebonden werken

Verschillende soorten werkplekken

Wat de locatie betreft: ook daar heb je varianten in. Ik zie de volgende varianten:

• Je hebt thuis een eigen werkplek, liefst met extra beeldscherm, een bureaustoel en goede wifi. Daar kan je geconcentreerd werken.
• Je hebt in de buurt een werkplek waar je naartoe kunt als het je uitkomt. Dat kan in een coffeecorner zijn, of in een flexibel kantoorconcept, zoals Spaces of HNK. Sommige organisaties denken zelfs over het creëren van kleinere regionale kantoren, in plaats van een groot hoofdkantoor. Je gaat daarheen om ongestoord te kunnen werken. Het kan ook een plek zijn om af te spreken met collega’s of relaties.
• Je hebt een (gedeelde) werkplek op kantoor. Hier zijn verschillende varianten denkbaar:
  • Je werkplek is bij je team (in een gezamenlijke kamer of een ‘eiland’ in de kantoortuin).
  • Er is een speciale ruimte voor je project.
  • Je hebt een taakgerelateerde werkplek. Op kantoor zijn hiervoor stille ruimtes, fluister ruimtes en sociale ruimtes ingericht met bijbehorende afspraken).
  • Je gaat alleen naar kantoor als je collega’s wilt ontmoeten; dat kunnen teamgenoten zijn, maar ook andere collega’s. Hiervoor zijn overleg- en samenwerkingsruimtes ingericht.
• En natuurlijk zijn al die varianten te combineren in intensiteit.

De arbeidsomstandigheden thuis hebben wel invloed of het thuiswerken echt werkt. Uit onderzoek van Samare Huls over thuiswerken tijdens de coronacrisis kwam naar voren dat wie een partner heeft en thuis een goede werkplek heeft, thuis eerder productief is dan een collega die alleen woont of die kleine kinderen thuis heeft.

Ook het soort werk heeft invloed. Zo blijken callcentermedewerkers thuis productiever dan IT-professionals. Om hetzelfde te bereiken werkten de IT-professionals thuis vaak 20% langer. Belangrijkste reden: overleg met collega’s van ingewikkelde IT-vraagstukken gaat op kantoor face-to-face sneller dan thuis via vergadersoftwaren (bron: Gibbs, Chicago Business  School)

 

Verschillende soorten werk

Je hebt werkzaamheden die je prima thuis kunt doen, en waarbij je collega’s opzoekt via een app of een korte zoom-meeting, maar je hebt ook werk waar je je collega’s graag live wilt zien, omdat je elkaar wil inspireren.Jeroen Busscher maakt een onderscheid in zes typen werk:

1. Persoonlijke productie
   Werk dat we in ons eentje kunnen doen.
2. Overleggen en afstemmen
   Dat gebeurt meestal in bila’s en vergaderingen. Omdat we vaak samenwerken is afstemmen nodig om te weten wie wat doet.
3. Beslissen
   We moeten keuzes maken. Individueel, maar nog vaker als team. Dat kan prima in een Zoom- of MSTeams meeting
4. Oplossingen verzinnen
   We kunnen steeds minder vaak op routine drijven. Dat vraagt om het verzinnen van oplossingen voor unieke vraagstukken. Dat kan met brainstormsessies en creatief denken. Dat vraagt om samenwerken met anderen. Soms gestructureerd, maar vaker nog spontaan. Het kan online, maar live werkt voor de meeste mensen beter.
5. Leren
   Omdat de wereld waarin we werken steeds verandert, zullen we continu moeten leren. Leren kun je uit een boek. Maar leren in een organisatie doe je vaak met en van elkaar
6. Thuisvoelen
   Het kantoor is vaak een gemeenschap waarin we samen komen met collega’s en allerlei gewoontes ontwikkelen. Het is een sociale groep. En die groep is belangrijk om je thuis te kunnen voelen.

De eerste drie soorten werk kunnen prima thuis. De laatste drie kunnen beter op kantoor, waar je collega’s echt tegenkomt. Dan is het wel handig dat je als team of projectgroep wel met elkaar afspreekr dat je ook allemaal op kantoor bent.

De kantoortuin uit de tijd?

Bij hybride werken gaan we ervan uit dat een deel van de collega’s thuis werkt of op een andere locatie.  Wat betekent dat voor de werkplek op kantoor? De insteek zal voor veel organisatie zijn dat het kantoor de inspratie- en ontmoetingsplek wordt. Dat betekent veel kleine overlegruimten die goed kunnen worden afgesloten, en die zijn voorzien van een goed beeldscherm, met een camera en een microfoon die iedereen goed verstaanbaar weergeeft. Een zogenaamde vergaderuil is handig. Deze speciale 360 graden camera registreert alle geluiden en bewegingen in zijn omgeving. Wie het woord neemt, komt bij de collega op afstand groter in beeld. Die persoon is ook goed te verstaan, want het apparaat bevat acht microfoons. Daarnaast is er behoefte aan projectkamers. Ruimtes waar medewerkers van projecten samen kunnen komen, en liefst schema’s en brown papers met uitkomsten van brainstormsessies aan de muren kunnen laten hangen.

De kantoortuin: zou je hier een Teams- of Zoomgesprek kunnen houden?

Ook voor bila’s is een andere kantooropstelling noodzakelijk: als je je collega thuis wil spreken, is het handig als niet al je collega’s mee kunnen luisteren. Extra geluidswerende schermen zijn dus handig.

De kantoortuinen stonden al een tijdje ter discussie, maar met de komst van hybride werken is er weer veel behoefte aan kleine af te sluiten werkplekken. Maak in een kantoortuin in ieder geval onderscheid tussen praat-, fluister- en stiltezones.

Kantoor van de toekomst

In veel peilingen geven medewerkers aan dat ze twee à drie dagen per week thuis willen werken. Werkgevers spelen daarop in. Was de norm voor de coronacrisis nog dat er voor 70 – 80 procent van de medewerkers een werkplek beschikbaar was. Dat lijkt nu te dalen naar 50 – 60 procent. Dan is het handig als niet alle medewerkers op dezelfde dag naar kantoor willen komen. Een belangrijk aandachtspunt, want de meest populaire kantoordagen zijn maandag, dinsdag en donderdag. Als er dan maar voor 50% van de mensen een werkplek is, heb je een probleem. Aan de andere kant wil je, als je naar kantoor komt, wel je collega’s ontmoeten. Dat kun je oplossen door vast te leggen wanneer welke teams op kantoor worden verwacht: vaste teamkantoordagen.

Een mooie variant van de vaste kantoordag kwam ik tegen bij Twynstra Gudde (een oud werkgever van me). Zij huren sinds kort met enkele andere organisaties gezamenlijk een kantoor. In figuur 2 heb ik dat schematisch weergegeven. Elke organisatie (laten we ze A, B, C & D noemen) heeft een eigen vaste hoek in het kantoor. Daar werken de mensen die, door welke omstandigheid ook, niet thuis kunnen of willen werken. Tussen de organisaties is een grote flexibele kantoorruimte. De organisaties hebben afgesproken op welke dag, welke organisatie die flexruimte kan gebruiken. Bedrijf A, heeft bijvoorbeeld veel adviseurs die op bij projecten werken. Op vrijdag hebben zij kantoordag om elkaar tegen te komen. Op die dag heeft A dus de beschikking over de flexibele ruimte. Bedrijf B wil graag dat  er op twee dagen per week meer ruimte is op kantoor: die nemen op dinsdag en donderdag de flexibele ruimte in gebruik. Een slim concept, waarbij de organisatie zeer gericht kantoorruimte inzet.

Figuur 2: Een flexibel kantoorconcept, waarbij verschillende huurders op een andere dag de beschikking hebben over de flexruimte. Organisatie A heeft op vrijdag de flexruimte tot hun beschikking, organisatie B op dinsdag en donderdag.

Hybride werken bespreken, hoe doe je dat?

Uit bovenstaande beschrijving zie je al dat er veel varianten zijn van hybride werken. Het is interessant om te zien welke voorkeuren medewerkers hebben, maar ook relevant is natuurlijk de visie van de werkgever op huisvesting. Welke rol kan communicatie hierin spelen?

Stap 1: Luisteren

Wie ons een beetje volgt zal niet verbaasd zijn dat we hiermee beginnen: organiseer luistersessies of een survey onder medewerkers. Hierbij kun je zowel stil staan bij het huidige thuiswerken (wat vindt men fijn, wat is irritant), als bij hun persoonlijke wensen over de werkplek, als iedereen weer naar kantoor mag. kernvraag: als de kantoren weer open gaan, hoeveel dagen in de week zou je dan op kantoor willen zijn? En wat verwacht je dan van een kantoor? Hoe moet zo’n vergader- en ontmoetingsplek er dan uitzien?

Stap 2: Teamsessies

Hybride werken bespreken is ook op teamniveau interessant; hoe willen teamgenoten in de toekomst werken? Welke vorm van aanwezigheid vinden ze prettig? Bij welke werkzaamheden wil je het team live zien (zie ook de verschillende soorten werk)? Is het handig om een vaste teamdag op kantoor te hebben? En welke afspraken zouden ze willen maken over het delen van kennis en informatie (need to know & nice to know).

Stap 3: Organisatievisie op hybride werken

De stappen 1 en 2 leveren mooi materiaal op voor een discussie op organisatieniveau. In een bootcamp waar veel collega’s aanwezig zijn, kun je vervolgens hybride werken bespreken aan de hand van de varianten die in dit blog zijn behandeld.

Daarnaast zijn er ook procedurele keuzes die aan de orde kunnen komen in de bootcamp:

• Mag iedereen voor zichzelf kiezen wanneer hij of zij kantoordag heeft, of is dat een team- of organisatiekeuze (bij het voorbeeld van het kantoor van de toekomst is het een keuze op organisatieniveau)
• Zijn de uitkomsten van de luistersessies en teamsessies ook waar te maken? Als medewerkers zeggen dat ze maar een dag in de week naar kantoor willen, doen ze dat nog steeds als ze zien dat andere collega’s wel elke dag op kantoor zijn?
• Hoe vindt samenwerken en kennisdelen plaats in het hybride werken (op teamniveau, maar ook organisatiebreed)? Welke spelregels zijn hiervoor nodig? In hoeverre is dat een cultuuromslag die extra aandacht vraagt? Vragen die kunnen spelen:
  • Accepteren we van elkaar bijvoorbeeld als erop niet-kantooruren wordt gewerkt?
  • Hoe voorkomen we dat mensen die vaker naar kantoor gaan ook meer ‘kunnen regelen’?
  • Hoe helpen we collega’s die digitaal minder vaardig zijn?
  • Wat betekent het voor de visie op leidinggeven?
• Welke harde en zachte faciliteiten zijn nodig op kantoor om die nieuwe wijze van werken waar te maken? Denk bijvoorbeeld aan kleine vergaderunits met goede videofaciliteiten, aan handige intekensystemen als je naar kantoor wil en je wilt checken of er wel ruimte is. Of aan organisatieafspraken met bijvoorbeeld Spaces, waardoor werknemers goede werkfaciliteiten in de buurt hebben, als thuiswerken geen optie is. Als medewerkers voor 40% thuis gaan werken, is niet meteen 40% minder kantoorruimte nodig!
• Check in hoeverre medewerkers echt thuis kunnen werken. Hebben ze een eigen werkplek, met de juiste voorzieningen om geconcentreerd kunnen werken? Een erkgever kan een beeldscherm, stoel en goed bureau leveren, maar als iemand klein behuisd is, is dat nog geen oplossing.

Stap 4: Proeflabs

Ideeën kunnen er op papier fantastisch uitzien, maar in de praktijk heel anders uitpakken. Het kan dus slim zijn om ideeën die uit de bootcamp komen uit te testen in de praktijk, voordat er echt wordt ingegrepen in het kantoor.

Hybride werken, bespreek het met elkaar

Ik hoop dat jullie met dit blog op ideeën zijn gekomen over hybride werken en hoe je de verschillende opties bespreekbaar kunt maken. Het is nu een term die samen geladen moet worden, zodat we na de zomer niet voor onaangename verrassingen komen te staan. Mochten jullie nog andere varianten hebben, dan hoor ik dat natuurlijk graag!

In mijn volgende blog sta ik stil bij de gevolgen van de keuzes voor de interne communicatie en de kanaalstrategie. En als je meer wilt lezen over de trends in interne communicatie, lees dan dit blog!

 

Huib Koeleman