alle blogs

Hybride werken? Dit zijn je digitale hulpmiddelen!

Na de zomer gaan we allemaal hybride werken. In dit blog aandacht voor de digitale hulpmiddelen bij hybride werken die je kunnen helpen. Dit zal helpen om je interne communicatie te verbeteren.

Verschillende vormen van hybride werken

In mijn vorige blog, hybride werken begin nu het gesprek heb ik al stil gestaan bij de verschillende vormen van hybride werken. Wat betekent dat voor de medewerker? Ik kwam tot de volgende versies:

• Je hebt als medewerker thuis een eigen werkplek, liefst met extra beeldscherm, een bureaustoel en goede wifi. Daar kan je geconcentreerd werken.
• Je hebt in de buurt een werkplek waar je naartoe kunt als het je uitkomt.
• Je hebt een (gedeelde) werkplek op kantoor. Hier zijn verschillende varianten denkbaar:
  • Je werkplek is bij je team (in een gezamenlijke kamer of een ‘eiland’ in de kantoortuin)
  • Je hebt een taakgerelateerde werkplek. Op kantoor zijn stille ruimtes, fluister ruimtes en sociale ruimtes
  • Je gaat alleen naar kantoor als je collega’s wilt ontmoeten.
• En natuurlijk zijn al die varianten te combineren in intensiteit.

Om goed samen te kunnen werken heb je goede digitale ondersteuning nodig die ervoor zorgt dat je samen kunt werken, ook al werk je op een andere locatie of op een ander tijdstip dan je collega’s.

Rollen interne communicatie

Ook bij hybride werken is er aandacht nodig voor de rollen van interne communicatie.

• Taakinformatie: Als medewerker wil je je werk kunnen doen. Je hebt dus toegang tot je eigen werkdocumenten nodig. Maar ook tot protocollen en werkafspraken van de organisatie.
• Kennis delen en samenwerken: Ook al werk je alleen thuis, 80% van je werk doe je samen met collega’s. Nu veel mensen op verschillende locaties en verschillende tijdstippen aan hetzelfde project werken is de vraag om samenwerkingstools enorm gestegen. Het is eigenlijk niet meer van deze tijd om een document dat je hebt bewerkt als attachment naar je collega te sturen en die bewerkt weer terug te krijgen. Je wilt nu parallel in hetzelfde document kunnen werken, steeds de meest recente versie kunnen vinden, en samen met elkaar via chat je ideeën over dat specifieke document kunnen delen. Dat kan binnen je team zijn, maar ook met collega’s van andere teams, in projecten of themagroepen.
• Regelingen: Binnen de organisatie gelden allerlei praktische regelingen, bijvoorbeeld op het gebied van HR en huisvesting. Je wilt makkelijk de meest recente versie kunnen vinden. En zeker bij HR-vragen is het fijn als wordt ingespeeld op jouw situatie en je als interne klant prettig te woord wordt gestaan.
• Beleid: In de organisatie worden keuzes gemaakt, variërend van praktische regelingen tot visies en beleid voor de langere termijn. Via het interne nieuws word je op de hoogte gehouden. Je wilt als deelnemer mee kunnen praten tijdens de ontwikkelfase en meegenomen worden in de uiteindelijke keuzes. En als die keuzes leiden tot nieuwe werksituaties verwacht je ondersteuning.
• Engagement: Interne communicatie kan helpen bij betrokkenheid. Dat varieert van feedback op je werk tot weten waar collega’s mee bezig zijn en je thuis voelen bij de organisatie.

Hybride werken met digitale hulpmiddelen

De online communicatiemix zal je in al deze rollen moeten ondersteunen. In een lezing van informatiearchitect Marc van de Woestijne tijdens een KORTOM sessie (een sociaal intranet voor kennisdeling, 2018), gebruikte hij de bruikbare metafoor van het huis voor online communicatie (zie figuur 1). Dat idee heb ik aangepast voor digitale hulpmiddelen bij hybride werken.

Figuur 1: interne online systemen als huis (naar Marc van de Woestijne)

Je kunt als gebruiker voor een deel zelf beslissen hoe het huis eruitziet aan de hand van je eigen voorkeursinstellingen (personal settings).

• De lobby: In de lobby (intranet) staat het nieuws van de dag. Dat kan nieuws zijn van de hele organisatie, maar ook van je afdeling of team, en als je dat wilt van afdelingen waar je veel mee te maken hebt. Je vindt er ook de laatste discussies van beleidsfora en praktische informatie, zoals een smoelenboek (bijvoorbeeld MS Delve), en een kalender van relevante evenementen in de organisatie. In de koffiehoek staat de ‘nice to know’ informatie van collega’s, verjaardagen, een marktplaats et cetera. Welke elementen je hier als eerste ziet hangt af van jouw voorkeur. De ene begint met een brede blik, de ander zoomt al snel in op de blokken die werk gerelateerd zijn.

Documenten voor dagelijks gebruik

Na de zogenaamde lobby, kom je links bij de documenten waar je dagelijks aan werkt (hier lichtblauw) en rechts bij de kennisbank en goedgekeurde regelingen (lichtgroen).

• Eigen documenten: Als je op deze plattegrond linksaf slaat naar de eerste blauwe kamer, kom je bij je eigen documenten. Omdat je waarschijnlijk op verschillende locaties werkt en wellicht op verschillende apparaten, is het handig altijd toegang tot de laatste versie van je documenten te hebben, bijvoorbeeld via OneDrive.
• Samenwerken in teams: Dit is bij hybride werken een belangrijke nieuwe samenwerkruimte. Je wilt makkelijk bij gezamenlijke documenten kunnen én je wilt er ook parallel in kunnen werken. Ook is het belangrijk dat je collega’s kunt wijzen op aanpassingen, bijvoorbeeld met behulp van een chatfunctie.Tijdens het thuiswerken zijn veel organisaties al overgestapt op MS Teams. Dit systeem biedt, naast het online vergaderen, ook de mooie optie om documenten te delen. Ze hebben daarbij goed gekeken naar concurrent Slack. De moeite waard om naar deze optie van MS Teams te kijken.Vindbaarheid van documenten in de teams mappen is belangrijk. Hoewel elk team zelf kan bepalen hoe documenten worden gesorteerd, is het handig om als organisatie tot een gezamenlijke afspraak te komen. Anders wordt relevante informatie moeilijk vindbaar.
• Breed kennis delen: Als je informatie met mensen buiten je team wilt delen is het aloude Yammer geschikt. Een platform waar je zowel kennis als sociale berichten kunt delen. Een soort intern Twitter. Voor organisaties die Yammer al langer gebruiken is het belangrijk goed te kijken naar de nieuwe rol die Yammer in de mix in kan nemen.

Deze drie blauwe secties zijn dynamisch van aard. De informatie wordt samen gecreëerd en gedeeld. En natuurlijk wordt ook kennis gedeeld met vakgenoten buiten de organisatie. Met name LinkedIn is daarbij belangrijk gebleken.

Kennisbank en regelingen

Naast deze samenwerkingssystemen heb je voor je werk ook meer statische informatie nodig. Die zitten in het groene gedeelte.

• Kennisbank: In de kennisbank vind je de procedures en templates die je werk makkelijker maken. Hier hebben andere collega’s over nagedacht, en de beste, goedgekeurde versie is hier vastgelegd. Waar je ook werkt heb je toegang tot deze documenten.
• Regelingen: De regelingen van HR en facilitair bedrijf zijn ook vastgesteld en makkelijk te vinden. Hierbij is het fijn als gebruikers een goede gebruikerservaring (user experience) hebben bij het opvragen van informatie. Steeds meer organisaties zetten hier chatbots voor in.
• Studie–center: Als je iets nieuws wilt leren bestaat de mogelijkheid voor online interne opleidingen. Er zijn diverse opleidingssystemen die aangeven welke medewerker voor welke opleiding in aanmerking komt. Vervolgens heeft de deelnemer een online ervaring waarin hij of zij stap voor stap door de opleiding wordt begeleid.

Deze meer statische systemen zitten in SharePoint. In figuur 2 zie je de verschillende niveaus van kennis nog eens van binnen naar buiten op een rij. Individueel gebruik je OneDrive, met je team MS Teams, (sociale) informatie delen met anderen kan via Yammer en de gedeelde kennis en systemen staan op SharePoint. De nieuwsfunctie staat op een intranet dat dan is gebaseerd op datzelfde SharePoint.

 

Figuur 2: de informatiesystemen als ringen 

Tijd voor keuzes in systemen

Thuiswerken heeft veel losgemaakt. In korte tijd zijn veel digitale hulpmiddelen geïntroduceerd. Deels vanuit de afdeling ICT, maar ook door medewerkers zelf. Veel teams hebben zelf het initiatief genomen om handige apps en instrumenten in te voeren om het online samenwerken aangenamer te maken. Dat heeft ertoe geleid dat binnen een organisatie verschillende systemen door elkaar heen worden gebruikt. Zo werkte ik bij mijn vorige opdracht afhankelijk van het team in online meetings met BlueJeans, Jitsi of RocketChat. En we deelden kennis in datzelfde RocketChat, maar ook via Slack en mail. Je weet soms niet meer waar je welk soort informatie terug kunt vinden. Die dubbelingen leiden tot verwarring en irritatie. De wijze waarop documenten worden opgeslagen kan ook variëren: een deel van de medewerkers doet dat nog op een harde schijf, terwijl anderen al gebruik maken van Teams of Google Docs. Deze wildgroei zullen meer organisaties herkennen.

Nu is het tijd voor focus en integratie. Medewerkers hebben behoefte aan een betere Digital Employer Experience (DEX), ofwel een betere online-ervaring. Dat vraagt om keuzes in de te gebruiken systemen, en dat die systemen allemaal logisch vanuit een punt zijn te benaderen.

In dit blog gebruik ik Microsoft 365 als basis, omdat ik dat systeem het beste ken uit eigen ervaring. Maar Google Drive heeft zijn eigen systemen, en er zijn ook losse aanbieders. Elk systeem heeft voor- en nadelen. Maar om overzicht te houden helpt het als de organisatie kiest voor een gemeenschappelijke basis.

 

Functie	Microsoft	Google	Anders
Intranet	SharePoint	Google Sites	Workplace
Chatten	Teams, Yammer	Google Chat	Workplace, Slack
Planning	Microsoft Planner/ MS Projects	Google Sheets	Trello, Asana, Basecamp, Monday
Notities	OneNote	Google Keep	Evernote
Video calls	Teams, (Skype)	Google Meet	Zoom, BlueJeans, WebEx
Employee App / newsletter	Yammer/Sharepoint		Populo, Mailchimp,
Mail	Outlook	Gmail	Protonmail, GMX
Documenten opslaan	OneDrive	Google Drive	Dropbox
Smoelenboek	Delve

 

Hybride werken vraagt aandacht voor digivaardigheden

Daarnaast zullen organisaties extra aandacht moeten besteden aan het écht leren benutten van deze instrumenten. Veel organisaties zijn door de coronacrisis versneld gestart met het gebruik van digitale systemen. Als je doorvraagt blijkt het vooral om de online vergaderfunctie te gaan. Juist de echte samenwerkingsopties, zoals het samen werken aan documenten, blijven onbenut. Dat is geen onwil, maar gebrek aan kennis over hoe deze systemen goed gebruikt kunnen worden. Tijd voor een inhaalslag met een goed implementatieplan en een knoppencursus.

Huib Koeleman