Improvisatie: de onverwachte sleutel tot sterke interne communicatie
Otters in het wild! Vorige maand hadden wij ons jaarlijkse Otter-uitje. Dit keer georganiseerd door Eline en Sander. De woordzoeker bij de uitnodiging gaf een inkijk in het thema. Met de woorden ‘humor’, ‘workshop’ en ‘giechelen’ bleven ze vooral dichtbij hunzelf. Eline en Sander staan in ons team bekend als echte grappenmakers. In combinatie met de woorden ‘podium’, ‘workshop’ en ‘schijnwerper’ bleek het een workshop improvisatie te zijn! Hoewel dit op het eerste gezicht weinig te maken lijkt te hebben met onze rol als interne communicatieadviseur, ontdekten we vijf verrassende parallellen die van invloed zijn op ons werk. Zoals we zijn, delen we deze graag met jou!
1) Interactie met de doelgroep
Al snel leerden we dat goede comedy improvisatie vraagt om een sterke band met het publiek. Dit vraagt om luisteren naar de doelgroep en anticiperen op hun behoeften. Zoals onze docent, een vrolijke Amerikaanse stand-up comedian uit Chicago, zei: “Feel the roooom!”. Misschien een inkoppertje: de eerste overeenkomst met ons werk. Het begrijpen van de behoeften en zorgen van medewerkers en het effectief reageren op feedback is goud waard bij het bouwen aan sterke interne communicatie.
2) Feedbackkwadrant: wees aardig en eerlijk
Voor we starten met oefenen op het podium geeft de docent ons tips mee rondom feedback. Ze geeft een interessante draai aan het feedback kwadrant uit het boek ‘Radical Candor‘*. Het kwadrant bestaat uit de assen “give a damn” en “willingness to piss people off”. Ze maakt de vertaling voor elke as naar vriendelijkheid en eerlijkheid. Daarmee deelt de docent vier uitkomsten met haar opvallende voorbeelden:
- Niet eerlijk en niet aardig, “like Trump”;
- Niet eerlijk en wel aardig, “like Americans from Chicago”‘;
- Wel eerlijk en niet aardig, “like Germans and Dutch people”;
- Eerlijk en aardig, “like we should”.
Datzelfde geldt voor het geven van advies. Deel jouw ideeën en suggesties op een eerlijke en aardige manier. Voor sommigen is het lastig om de juiste nuance te vinden en vraagt om veel oefenen. Op persoonlijk vlak, door boeken te lezen en modellen uit te proberen. Ook helpt het om in teamvorm hieraan te werken. Door constructieve feedback leer je van elkaar, waardoor je persoonlijk en als team weer kan groeien. Zo gaf Lisa onlangs een workshop Feedback geven aan 15 sleutelfiguren in een organisatie. Door er met elkaar aan te werken, creëer je gezamenlijk een positieve feedbackcultuur.
3) Aanpassingsvermogen en creativiteit: iets wat we al elke dag doen
Improvisatieacteurs staan op het podium zonder script. Mega eng lijkt mij dat. Wat blijkt? Eigenlijk werken wij als interne communicatieadviseur vaak genoeg zonder script! In een organisatie kunnen onverwachte uitdagingen en veranderingen zich op elk moment voordoen en wij staan dan klaar om advies te geven. Denk aan snel reageren op veranderingen. Het vergt creativiteit en aanpassingsvermogen, eigenschappen die we als adviseurs moeten koesteren.
4) Wees jezelf en voeg de energie en zelfverzekerdheid van “+2” toe wanneer dat nodig is
Nog te vaak zie ik om mij heen dat we te bescheiden zijn over ons vak. Dat is ook niet zo gek. We zetten onszelf in om de behoeften van anderen aan te voelen en staan continu aan om geluiden op te vangen. We moeten ons bewust zijn van onze sterke punten en deze actief inzetten, zelfs als dat buiten onze comfortzone ligt. Pak positie, maar blijf jezelf.
Zo vind ik het spannend om in de schijnwerpers te staan. Daar ben ik actief mee aan de slag om letterlijk vaker het podium te pakken. Bijvoorbeeld bij onze training ‘Adoptie bij digitalisering’ of door een gastcollege te geven op de Hogeschool van Utrecht. Als ik spanning voel, weet ik dat dat mijn signaal is om het juist te doen. Daarom klom ik direct het podium op bij de opdracht ‘stel jezelf voor’. Zo stond ik daar, in de spotlight voor mijn collega’s, inclusief zweethandjes. Ze gaven feedback op basis van het feedback kwadrant, gevolgd met het cijfer voor hoe mijn energie op hen over kwam: een 6. Daarna mocht ik het nog drie keer doen: de energie op 1, de energie op 10 en de energie van mezelf + 2. Je raadt het mogelijk al: de energie op 10 maakte iedereen aan het lachen en met mezelf + 2 scoorde ik het best.
5) Love every idea for a minute
Het kernprincipe van improvisatie, “ja, en…”, bevordert samenwerking en opbouwende communicatie. Het houdt in dat elke inbreng of suggestie accepteert wordt en je erop voortbouwt. In plaats van te blokkeren of te ontkennen wat de ander zegt, zeg je “ja, en…”. Zie het als iets wat je aandacht geeft groeit. Een concreet voorbeeld? Walt Disney had twee werkplekken: een creatiewerkplek en een zakelijke werkplek. De creatiewerkplek voor ideeën, tekeningen en vrijer denken. De zakelijke werkplek om deze te toetsen op allerlei randvoorwaarden en eisen in de praktijk. Door de twee te scheiden zorg je ervoor dat creativiteit de ruimte krijgt zonder gelijk in kaders en limitaties te denken.
Als we het vertalen naar interne communicatie: met ‘Ja, en …’ creëer je de basis voor een constructieve dialoog en een omgeving waarin mensen zich gehoord en gewaardeerd voelen. Probeer de aankomende week eens te werken vanuit ‘Love every idea for a minute’. Laat je me weten wat deze positieve en ondersteunende benadering je oplevert?
Improv: de onverwachte sleutel tot sterke interne communicatie
Het otteruitje was uiteindelijk niet alleen een dag vol plezier. Als onverwachts cadeau gingen we ook naar huis met waardevolle inzichten die onze interne communicatievaardigheden verbeteren. Improvisatie blijkt meer gemeen te hebben met ons vak dan ik dacht. Het draait om luisteren op een andere manier, het begrijpen van de behoeften van je doelgroep, het omarmen van verandering en het bevorderen van positieve en duidelijke communicatie. Kortom, mijn persoonlijke les: blijf open staan voor het onverwachte. Soms vind je daar inzichten en lessen die van waarde zijn in de ontwikkeling van ons vak.
*Affiliate link
