In vijf nieuwe gewoontes naar meer verbinding met medewerkers

Medewerkers en collega’s. Dat is de doelgroep waarvoor wij als adviseurs interne communicatie werken. De mensen voor wie ik persoonlijk net even iets voor werk en van wie ik blij ben dat ze mijn doelgroep zijn. Waarom? Een groot deel van onze tijd besteden we aan ons werk. Daarom is het belangrijk dat medewerkers werkgeluk ervaren en zich betrokken voelen. Met interne communicatie kunnen we daar invloed op uitoefenen. Hoe maken we de werkdag van onze collega’s beter? Dat begint met het inleven in wat er bij hen speelt. Wat een geluk dat wij als adviseurs interne communicatie ons vak midden in onze doelgroep uitoefenen! Met deze blog wil ik je inspireren om op een laagdrempelige manier een relatie op te bouwen met de collega’s waar we het voor doen én hoe je hiervan nieuwe kleine gewoontes kan maken.

In vijf nieuwe gewoontes naar meer verbinding met medewerkers

Geen baanbrekende, arbeidsintensieve of kostbare tips. Juist lekker laagdrempelig. Toch kunnen deze tips in de praktijk om verschillende redenen moeilijk toe te passen zijn. Zo zijn sommige tips afhankelijk van hoe open de organisatiecultuur is en in hoeverre bewuste keuzes zijn gemaakt over waar je als communicatieafdeling voor staat en naartoe werkt.

Tegelijkertijd hoor ik ook vaak een andere reden, namelijk een gebrek aan tijd en prioriteit. Dat is zonde, want slimme interne communicatie vraagt om inzicht in de behoeften en belangen van de doelgroep. Mensen willen zich gehoord voelen en erkenning en waardering ontvangen. Juist daar hebben we invloed op met interne communicatie. Kortom, is het gebrek aan tijd of prioriteit jouw reden? Dan deel ik graag wat mij heeft geholpen. Oftewel, hoe ik er nieuwe (kleine) gewoontes van heb gemaakt.

Van laagdrempelige tips naar jouw nieuwe gewoontes

Bij (eigen) gedragsverandering werk ik zelf graag met Kleine Gewoontes (Behavioural Change Model) van BJ Fogg. Met zijn theorie heb ik al verschillende gezonde gedragingen in mijn dag verweven. Centraal staan deze drie stappen:

1. Vind een moment waar je het nieuwe gedrag logisch aan kan koppelen (na het werk sporten werkt voor mij beter dan vóór het werk);
2. Maak het nieuwe gedrag heel klein (denk aan sportschoenen aan- en uit te doen tot het uiteindelijke doelgedrag van twee uur sporten);
3. Zorg direct na het gedrag voor een viering (jezelf een schouderklopje geven).

Elke tip werkte ik uit tot een nieuwe gewoonte die ik oppakte in mijn werkweek.

1. Werk eens per maand op een andere locatie van de organisatie

Heeft jouw organisatie verschillende vestigingen? Dan kan het goed zijn om zichtbaar te zijn op een andere locatie dan jouw vaste standplaats. Zo krijg je een goed beeld van wat er op die locatie speelt.

1. Logisch moment: schat in of er een bepaalde week en dag is waarop je ruimte hebt voor extra reistijd. Of koppel het aan een geplande vergadering en reserveer bewust een ruimte op de locatie die je wilt bezoeken.
2. Maak het klein: spreek uit naar anderen dat je binnenkort een andere vestiging bezoekt. Reserveer een moment in jouw agenda om ernaartoe te gaan. Andere elementen om de drempel te verlagen kunnen zijn: begin met de dichtstbijzijnde vestiging, kies jouw favoriete reisoptie of zie het als een eenmalige actie om te ervaren hoe het is.
3. Viering: als je de locatie verlaat, geef jezelf dan een schouderklopje

2. Wissel per dagdeel van werkplek in hetzelfde gebouw

Met deze nieuwe gewoonte verander je letterlijk jouw perspectief. Naast dat je nieuwe collega’s ontmoet die je nog niet kent en nieuwe geluiden opvangt, geef je een boost aan jouw creativiteit door te wisselen van omgeving.

1. Logisch moment: voor de lunch pak je jouw tas in, zodat je na de lunch direct op een andere plek kan zitten. Mogelijke andere logische momenten zijn na een vergadering of na een toiletbezoek.
2. Maak het klein: vind je het spannend? Zoek eerst collega’s op die je al kent. Een mogelijke belemmering kan zijn dat je lang bezig bent om alle spullen van je werkplek in je tas te doen. Om het gedrag gemakkelijk te maken, kan het helpen om een extra katoenen tasje mee te nemen waar je snel alle spullen in kan doen.
3. Viering

3. Maak vaker praatjes met collega’s bij koffiemachines (die niet op de verdieping van jouw afdeling staan)

De derde nieuwe gewoonte is ontstaan uit een noodzaak en lichte frustratie. Regelmatig betrap ik mezelf erop dat ik te weinig sta en loop gedurende de werkdag. Dat bracht me op een idee. Om aan voldoende stappen te komen tussen het werk door én regelmatig naar een andere koffiemachine te lopen, creëer ik een win-winsituatie, want zo spreek ik ook nog eens collega’s van andere afdelingen.

1. Logisch moment: als je koffie of thee haalt net voor óf aan het begin van een vergadering is deze gewoonte niet zo fijn. Dat vraagt om 10 minuten eerder wat drinken halen óf om een geplande koffiepauze losgekoppeld van een vergadering. Is tip 2 al een gewoonte? Dan is dat ook een goed ankermoment.
2. Maak het klein: begin met smalltalk door te vragen naar de posters die rondom het koffieapparaat hangen.
3. Viering

4. Schuif iedere week aan een andere lunchtafel met collega’s die je nog niet kent

Lunchtijd is hét moment voor informeel contact met collega’s. Wat wordt daar besproken? Als je geen idee hebt, dan is het goed om eens bij een groepje aan te schuiven.

1. Logisch moment: iedere dinsdag werk ik op kantoor en lunch ik een uur.
2. Maak het klein: eerst stap ik af op iemand die ik ken en vraag ik om een introductie. Op een gegeven moment durf ik zonder introductie aan te schuiven aan andere lunchtafels, zodat ik elke keer bij een andere tafel plaatsneem.
3. Viering

5. Sluit eens per maand aan bij een teamoverleg van een andere afdeling als observator

Een beeld zegt meer dan 1000 woorden. Daarom kan observeren in dit lijstje niet ontbreken. In de cultuurtrajecten die we doen bij opdrachtgevers is dit een vast onderdeel van de ‘cultuurscan in een dag’. We sluiten aan bij een of twee overleggen als een vlieg op de muur. Tegelijkertijd noteren we wat typerend kan zijn voor de cultuur en interne communicatie van die organisatie.

1. Logisch moment: een weekstart is een informeel moment. Je kunt ook denken aan een vergadering van een afdeling of managementteam waar je zelf een onderwerp op de agenda hebt staan en aanhaakt bij het onderwerp voor of na jou.
2. Maak het klein: begin met een informeel moment of bij een afdeling die je kent. Net als bij tip 1 kun je het zien als een eenmalige actie om te zien wat het je oplevert.
3. Viering

• Onderschat het effect van een viering niet
  Door een persoonlijke viering beklijft het nieuwe gedrag, omdat emoties gewoontes creëren (Fogg, 2020). De basis hiervan ligt in ons brein (dopamine) en in onze opvoeding waar aanmoediging, juichen en klappen (positieve bevestiging) essentieel zijn in de veranderingen die je als kind meemaakt (lopen, fietsen). Datzelfde gevoel wil je met een viering creëren.
  

In kleine stapjes naar doelgroepgerichte interne communicatie

Natuurlijk vraagt goede doelgroepgerichte interne communicatie om meer data van de doelgroep. Ondanks alles wat daarvoor nodig is, wil ik je uitnodigen om juist met deze tips te beginnen. Waarom? We zijn communicatiemensen. Contact en verbinding is wat ons werk leuk maakt, dus begin met het leukste dat er is. Ik hoop dat je hiermee nieuwe gewoontes kunt ontwikkelen.

Behoefte aan de onderliggende theorie? Lees dan het boek Kleine Gewoontes van BJ Fogg (aff.). Heb je behoefte aan ondersteuning hoe je meer inzicht krijgt in de doelgroep? Sluit aan bij de Masterclass ‘Ken je collega: ontwikkel effectieve medewerkerspersona’s’!