Advies aan de directeur
Via de chatbox op onze Orange Otters-website wordt ons van alles gevraagd over interne communicatie bij corona. Vaak een klein advies, soms ook echt een hartenkreet. Zeker nu velen van ons thuiswerken, kun je soms behoorlijk aan het worstelen zijn met vragen die op je bord liggen. Zoals die van de communicatieprofessional die de directeur probeert te bewegen om regelmatig wat van zich te laten horen. Maar dat de persoon in kwestie dat dan vertikt en het balletje teruglegt bij communicatie. Tja, wat moet je dan? Wat is het advies aan de directeur?
Het zijn grote vragen voor een kort chatgesprek. Ik heb deze vraag nu twee keer gehad. Mogelijk, waarschijnlijk, speelt dit bij meer organisaties. Vandaar in deze blog een iets uitgebreider antwoord.
Helpt duwen?
In beide chatgesprekjes viel me op dat de communicatiespecialist negatief sprak over de directeur en met alle macht probeerde het onwillige kind de goede kant op te bewegen. Hoewel begrijpelijk, is mijn advies toch: niet doen. Dat roept alleen maar weerstand op. Zoom eerst goed in op de situatie van de directeur. Waarom wil die niet? Wat zijn diens belemmeringen? Hoe zou je kunnen helpen? Door dat inzoomen krijg je mogelijk inzichten die je kunt inzetten om de directeur wel in beweging te krijgen.
Helpt overtuigen?
Mensen hebben nu vooral andere problemen aan het hoofd. En het kan zijn dat de directeur normaal al niet zo bezig is met interne communicatie. Goed om scherp te hebben hoe jouw directeur er nu bij zit. En daarop in te spelen.
Nu tijdens de crisis is het helaas niet mogelijk om de directeur helemaal bij te spijkeren over het belang van interne communicatie (Tip: onthoud dat als aandachtspunt voor ná de coronacrisis!). Twee argumenten helpen mogelijk al wel een beetje.
- Stress bij medewerkers voorkomen. Onze hersenen zijn continu op zoek naar informatie. Juist in onzekere tijden zoals nu is onze behoefte aan informatie bijna niet te stillen. Zeker als iedereen vanuit huis werkt, ligt stress op de loer. Dan is het belangrijk om regelmatig updates te geven. Zonder die informatie krijgen medewerkers stressreacties, met als risico: slecht functioneren en afhaken. Ook vullen medewerkers hun kennis dan aan met alle informele berichten en signalen die er maar te vinden zijn. Help die stress te verminderen door regelmatig informatie te delen: wat zijn afspraken over werk. Hoe wordt daar invulling aan gegeven? Wat mag en kan wel, wat niet? Hoe gaat het met de collega’s die vitale functies vervullen? Onze hersenen komen tot rust als die informatie in een herkenbare regelmaat gegeven wordt, bijvoorbeeld op een vast moment wekelijks. Een klein bericht. Een blog. Mogelijk een vlog?
- Interne communicatie bij corona vereist Directieve, Doortastende en Duidelijke interne communicatie. Ga bij crisis niet polderen of verwachten dat teams van onderop invullen hoe in deze situatie het beste gewerkt kan worden. Medewerkers verwachten nu heldere instructies. Die instructies komen van de leider. En als de directeur die rol niet inneemt, dan neemt mogelijk iemand anders die rol wel, bijvoorbeeld de voorzitter van het crisisteam. Dat heeft dan vanzelfsprekend een minder goed effect op de reputatie van de directeur als leider. Het gedrag van vandaag bepaalt de reputatie ná de coronacrisis.
Dat zijn twee argumenten waar je directeur mogelijk wel gevoelig voor is. Andere opties zijn:
Goede voorbeelden?
Gelukkig geeft in Nederland premier Mark Rutte het goede voorbeeld. Met grote regelmaat en steeds directiever en duidelijker. Wat vindt jouw directeur van de manier waarop Mark Rutte nu communiceert over corona? Hoe verhoudt zich dat tot de interne communicatie bij corona in jullie organisatie? Is de directeur daarbij voldoende in beeld?
Vraag ook collega’s uit andere organisaties om goede voorbeelden waar jouw directeur zich aan kan spiegelen. We zien van alles langskomen. Een wekelijkse mail van de directie. Een regelmatige vlog van verschillende bestuursleden. Acties vanuit de directie om intern waardering uit te spreken voor de medewerkers die de boel draaiende houden.
Spiegel voorhouden?
Neem als communicatiespecialist het initiatief om signalen vanuit de organisatie naar boven te halen. Organiseer een poll of online intern communicatieonderzoek om boven tafel te halen waar medewerkers nu behoefte aan hebben. Interview collega’s over werken thuis, vraag collega’s om daar blogs over te schrijven. Zodat inzichtelijker wordt waar behoefte aan is. Breng in beeld wie de vitale functies vervullen en vraag hen waar zij in interne communicatie behoefte aan hebben.
Interne communicatie helpen invullen?
Als de directeur moeite heeft met zelf communiceren, dan rest niets anders dan helpen. Bijvoorbeeld door zelf de weekberichten of blogs te maken. Of de directeur te helpen een vlog te maken met een beetje script en een goede editor, eventueel met een videomaker erbij. Help de directeur over de drempel. Stimuleer de directeur door goede reacties terug te geven. Werk toe naar een situatie waarin de directeur het stokje wel zelf overneemt.
Hou vol!
