Interne webcare
Met de digitalisering van interne media zie je dat medewerkers steeds makkelijker reageren; op artikelen en blogs van concerncommunicatie, maar ook op blogs en posts van elkaar. Ook bij minder enthousiasme. Wat kun je als interne communicatieadviseur doen als managers hierover in de stress schieten?
- In kaart brengen;
- Duiden, haal de rode draad uit de thema’s;
- Meedoen stimuleren onder alle lagen van de organisatie;
- FAQ’s online beantwoorden, kan ook via Twitterspreekuren en vlogs;
- Offline reageren mag ook, sociale en klassieke communicatievormen kunnen elkaar prima aanvullen.
Een interessante ontwikkeling, die zeker bij interne veranderingen tot een andere dynamiek kan leiden. Een gesprek met vakgenoot Henk Jonkers zet mij weer aan het denken: wat betekent dit voor de interne communicatieadviseur? Bij veranderingen is er naast het wenkend perspectief ook nieuws waar mensen in de organisatie minder enthousiast over zijn. Omdat er voor hen in het werk of de werkomgeving zaken verslechteren, of omdat mensen moeten wennen aan de verandering. Soms zijn medewerkers het niet eens met de wijze waarop keuzes zijn gemaakt. Het gaat dan vooral om het proces. Die onvrede uit men steeds makkelijker als reactie op een artikel op intranet of direct op de interne social media.
Managers kunnen in de stress schieten als op intranet een discussie start over een verandering. Soms roepen zij zelfs de afdeling communicatie op om de interne social media ‘uit’ te zetten. Veel slimmer is het managers te stimuleren actief mee te doen met de online discussie. Bijvoorbeeld door mee te praten over hoe zij zelf invulling geven aan Het Nieuwe Werken en bereikbaar zijn voor de anderen. Deelnemen aan de digitale interactie tussen top en werkvloer kan voor veel begrip zorgen.
Wat kan je als interne communicatieadviseur doen?
- In kaart brengen: Als communicatieadviseur is het goed de interne reacties in kaart te brengen. Daar zijn infographics handig voor: plaatjes, grafieken, diagrammen, die in één oogopslag tonen om hoeveel reacties het gaat, welke soorten reacties er zijn en welke artikelen veel reacties opleveren. Laat dat ook vooral zien aan de lezers.
- Duiden: Vervolgens kun je proberen de reacties te duiden. Haal de rode draad uit de thema’s die spelen. Als er bijvoorbeeld discussie is over de voor- en nadelen van Het Nieuwe Werken, kijk dan welke soort reacties er zijn. Gaat het vooral over het verliezen van een vaste eigen werkplek, of maakt men zich zorgen over de bereikbaarheid van collega’s? En welke argumenten worden daarbij aangehaald?
- Deelname stimuleren: Voor een goede discussie is het goed dat alle lagen van de organisatie meedoen op de plek waar die discussie plaatsvindt – via de interne social media. Dus ook de in de stress geschoten managers worden gevraagd mee te praten.
- FAQ’s online beantwoorden: Als er veel vragen over de verandering ontstaan, zijn Twitterspreekuren en vlogs mogelijk.
- Offline reageren mag ook: Het hoeft niet bij digitale communicatie te blijven. Social en klassieke communicatievormen kunnen elkaar prima aanvullen. Om een discussie verder te brengen kun je – afhankelijk van het onderwerp – bijeenkomsten organiseren, een conferentie opzetten, managers steunen bij het bespreken van het thema bij het werkoverleg of een community starten voor bijvoorbeeld een langerlopende discussie. En natuurlijk is een special van een bedrijfskrant ook een optie.
Interne community managen
Een interne communitymanager modereert de reacties en verbindt mensen. Zo wordt de discussie bevorderd, zonder dat er sprake is van eenrichtingverkeer vanuit de afdeling communicatie. Als redactie ben je een soort hovenier van het nieuws. Als een onderwerp groeit en bloeit ondersteun je de community. Via andere media laat je dat zien en je vergroot het uit, door samenvattingen en duiding. Maar als een onderwerp niet meer leeft en geen reacties oplevert, moet je ook niet bang zijn de discussie of community te sluiten.
