Nieuw intranet? Onderzoek het landschap van intranetaanbieders – intranetblog stap 9

Op zoek naar een nieuw intranet? In een blogserie helpen we jou op weg. In 10 stappen naar een nieuw intranet beschrijft alles van projectplan, adoptie, communicatieplan, ontwerp en meer. In deze stap gaat het over het kiezen van de juiste intranetsoftware. Welke intranetaanbieders zijn er, en hoe vergelijk je deze?

Een intranet is een relevant intern communicatiemiddel. Door het vele hybride werken is de behoefte aan goede interne communicatie  en passende communicatietechnologie de laatste jaren groter geworden. Hier is een belangrijke rol weggelegd voor het intranet.

• Bekijk de 10 stappen naar een nieuw intranet hier:

  1. Stel een goed projectteam samen
  2. Maak een businesscase en bepaal het budget
  3. Omschrijf waarom je een nieuw intranet nodig hebt en formuleer de doelen
  4. Onderzoek wat medewerkers écht willen
  5. Stel de visie op interne communicatie vast
  6. Breng het communicatie- en IT-landschap in kaart
  7. Bepaal met user stories de functionele eisen van een intranet
  8. Maak een implementatie- en adoptieplan
  9. Onderzoek het landschap van intranetaanbieders (deze lees je nu)
  10. Maak een governanceplan, meet en evalueer

Intranetaanbieders: van maatwerk tot standaardoplossingen

Het aanbod van intranetaanbieders is groot. Waar voorheen veel organisaties een maatwerk contentmanagementsysteem (CMS) voor hun intranet hadden, is dat nu niet langer gebruikelijk en wenselijk. (Een contentmanagementsysteem CMS is een softwaretoepassing die wordt gebruikt om de creatie, publicatie en beheer van inhoud op het intranet te vergemakkelijken). De grote afhankelijkheid van één partij, en de ontwikkelsnelheid van een maatwerk CMS is een stuk minder groot. Tegenwoordig selecteer je eerder de software die je vervolgens naar jouw wensen inricht of laat inrichten, waarbij zo min mogelijk echt maatwerk komt kijken.

Wereldwijd de meest gebruikte intranetsoftware is Microsoft met SharePoint. We zien steeds vaker dat Microsoft leidend is voor de keuze voor een intranet. (In de start-up-wereld zie je overigens vaak dat Google als werktool wordt gebruikt. Dan is Microsoft als basis voor je intranet minder vanzelfsprekend). Dit zijn echter niet de enige softwareleveranciers van intranetten.

Vergelijkingssites voor intranetaanbieders

Een manier om je te oriënteren op aanbod van intranetaanbieders is via een website genaamd GetApp, een soort kieswijzer voor software. Via GetApp of kan je software vergelijken. In de basis is dit voor kleine bedrijven, maar het is ook een interessante bron voor vergelijking. In de categorie “intranetoplossingen” vind je al meer dan 70 aanbieders en via “interne communicatie” meer dan 80 aanbieders. En de lijst is niet eens volledig. Niet alle Nederlandse intranetaanbieders staan erbij. Of kijk bij softwarevergelijkingssite Capterra

Om je niet helemaal te laten verdwalen in de vele mogelijkheden, vind je hier een overzicht van de verschillende type intranetten. Is Microsoft voor jouw organisatie al leidend, of ben je nog vrij om andere keuzes te maken?

5 typen intranet

1. Microsoft: SharePoint intranet/ Viva Connections in MS Teams
2. Microsoft + schil
3. Standalone met MS 365 integratie (Nederlandse aanbieders)
4. Standalone met MS 365/ Google integratie (internationale aanbieders)
5. Open Source maatwerk

In onderstaande tabel staan de verschillende intranetoplossingen en -platformen toegelicht (mede geïnspireerd door Peter Haan van Evolve). Google sites wordt ook wel eens gebruikt als intranet, maar is minder geschikt. De functionaliteiten zijn heel beperkt. Het heeft standaard geen nieuwsfunctionaliteit en rechtenbeheer is ook beperkt. Het is wel gratis, wat dan wellicht het enige echte voordeel is. Deze en echte maatwerk contentmanagementsystemen staan niet vermeld in de tabel.

• Ben je specifiek op zoek naar een sociaal intranet waar de interactie en dialoog centraal staan?
  Dan kan deze opsomming van Nederlandse aanbieders van sociaal intranet een goed startpunt zijn. Een goede vergelijking van de functionaliteiten van de verschillende social intranet en community platformen vind je ook op de website van het bedrijf Bind.

  De bekendste social intranet leveranciers op een rij:

  • Bundeling
  • Crowded
  • Embrace The Human Cloud
  • Harmonics Winkwaves
  • Iris Intranet
  • Mett
  • Open Social
  • Pleio: opensourceplatform voor samenwerken binnen en met de overheid
  • Plek
  • Speakap
  • Viadesk van  Fellow Digitals

Vragen aan intranetsoftwareleveranciers

In jouw zoektocht naar een nieuw intranet kun je inspiratie op doen door bij verschillende intranetaanbieders te kijken. Het bezoeken van intranetcongressen is een fijne manier om je te oriënteren. Daar kun je een beeld krijgen via de leveranciers die zich daar presenteren, maar zeker ook via gesprekken met de andere bezoekers. Het bepalen van doelen en functionaliteiten zijn natuurlijk de stappen die je zet alvorens serieus te gaan selecteren. Lees vooral ook stap 7 voor het bepalen van de functionaliteiten.

Daarna kun je kijken naar: hoe onderscheiden de leveranciers zich van elkaar en hoe weet je wat bij jou past? Onderstaande vragen kunnen je helpen om het goede gesprek te voeren. Of je kunt hiermee je online zoektocht starten.

Vragen over de intranetsoftware zelf

Wat kan de software? Als het goed is heb je jouw gebruikerswensen goed in kaart. Met die wensen kun je specifieke vragen over functionaliteiten stellen. Dat is een belangrijke eerste stap om een beeld te krijgen of de software kan wat jullie nodig hebben.

Denk daarnaast aan de volgende vragen:

• Hoe hoog is de ontwikkelsnelheid? Heb je invloed op de ontwikkeling, zo ja op welke manier? Informeer naar de releasenotes en de roadmap waarop staat welke functionaliteiten er nog toegevoegd worden. Dan krijg je ook een beeld van wat het nu nog niet kan
• Is er ruimte voor maatwerk? Als er belangrijke systemen in jouw organisatie zijn die je toegankelijk wilt maken via het intranet, is de kans groot dat je behoefte hebt aan maatwerk.
• Is het systeem flexibel genoeg om verbeteringen van het ontwerp aan te passen? Wat is wel/ niet aanpasbaar?
• Wat kun je zelf vanuit het CMS aanpassen en waar heb je hulp van de leverancier bij nodig?​​​​
• Hoe zien de statistieken eruit? Wat zijn hiervan de standaard en eventueel betaalde mogelijkheden?
• Wat zijn instellingen die persoonlijk te maken zijn, en instelbaar voor de gebruiker?
• In welke landen is de software beschikbaar? Ben je bijvoorbeeld ook actief in Chin​a of Rusland​, dan vallen sommige aanbieders af aangezien die niet beschikbaar zijn in deze landen.
• Waar wordt de data opgeslagen en hoe wordt omgegaan met dataprivacy? Het kan voor jouw organisatie een voorwaarde zijn dat data in Europa wordt opgeslagen.

Na ontvangst van de begroting kun je nog aanvullende vragen stellen:

• Wat zijn de mogelijke extra modules of uitbreidingsmogelijkheden die nog niet in de offerte zijn opgenomen? En welke kosten zijn hieraan verbonden?

Vragen over het softwarebedrijf, de aanbieder

• Wat is de oorsprong van het bedrijf? Kies je voor een Nederlandse speler of een internationale? Verwacht je een aanspreekpunt bij de organisatie? Of is het leveren van de software voldoende?
• In welke branche heeft de leverancier ervaring? Zit jouw branche ertussen? Is er een referentie waar je mee kunt praten over hun ervaringen? Waarschijnlijk sluit de software dan beter aan, dan bij een leverancier die in een heel andere branche actief is.
• Hoe lang bestaat de organisatie al? Hoeveel medewerkers werken er? LinkedIn is hiervoor een mooi​e​ informatiebron​​​.​
• Op welke manier verwacht je begeleiding van de leverancier? Denk aan hulp bij de technische inrichting van de software, koppelingen maken, business case maken, adoptieplan.
• Bij wie kun je terecht als er problemen zijn met de software? Hoe werkt de helpdesk/ support? Wat kunnen we hiervan verwachten? Email, chat, telefoon, ticketsysteem? Wat zijn de responsetijden?
• Is er een gebruikerscommunity, zo ja hoe groot is deze? Hoe actief is de community? Goed om een korte rondleiding te krijgen om een beeld te krijgen van de community

Maak je eigen afweging

Een deel van de software valt wellicht direct af omdat ze niet voldoen aan harde criteria zoals beschikbaarheid of dataprivacy. Vervolgens houd je een shortlist van platformen over. Je kunt met het projectteam een sessie doen om de platformen tegen elkaar af te wegen. Je kunt de leveranciers scoren op: prijs, contact met leverancier, ervaring, support en geboden functionaliteit. Daar kun je ook inventariseren welke criteria zwaarder wegen. Een voorbeeld van vragen die je tijdens de sessie kunt stellen zie je onderstaand (klik op de afbeelding voor uitvergroting).

Microsoft als intranetsoftware

Microsoft is wereldwijd de grootste aanbieder. Als je al weet dat je met Microsoft wil werken, dan is jouw zoektocht niet zo zeer naar de software, maar naar de partij die kan helpen om het succesvol te implementeren. Ook dan is het aanbod van partners groot. Er zijn veel Microsoft-partners die een digitale werkplek inclusief intranet aanbieden.

Denk goed na over welke expertise je mist, en waar je juist support bij nodig hebt. Wat kan jullie eigen IT-afdeling/ IT-partner? Wat kunnen jullie vanuit communicatie qua adoptie? Hoeveel capaciteit is er intern beschikbaar?

Welke rol speelt Orange Otters?

Orange Otters is een strategisch adviesbureau voor interne communicatie (bij verandering). Wij onderzoeken wat medewerkers echt willen en brengen communicatiebehoeften in beeld. We begeleiden organisaties bij het formuleren van een visie op interne communicatie, en hoe het intranet daar een rol in speelt. We vertalen dit naar heldere doelstellingen voor intranet of de digitale werkplek.

Daarnaast ontwikkelen we vanuit onze inzichten in verandercommunicatie adoptiestrategieën en -plannen waarmee we eraan bijdragen dat medewerkers een nieuw platform ook echt omarmen. Wij werken tijdens de technische implementatie graag samen met een (door onze opdrachtgever gekozen) IT-partij of softwareleverancier.