Intranet vernieuwen? Bepaal met user stories de functionele eisen – intranetblog stap 7
Een intranet is een relevant intern communicatiemiddel. Door het vele thuiswerken is de behoefte aan goede interne communicatie en passende communicatietechnologie groter geworden. Hier is een belangrijke rol weggelegd voor het intranet. Tijd voor een nieuw intranet? Er zijn 10 stappen te zetten naar een nieuw intranet. Stap 7 staat hier centraal. Hoe weet je wat het intranet voor jouw organisatie moet kunnen? Welke functionele wensen komen er in het programma van eisen? Lees hier alles over hoe je vanuit user stories goede functionele wensen formuleert.
Naar een nieuw intranet in 10 stappen
- Stel een goed projectteam samen
- Maak een businesscase en bepaal het budget
- Omschrijf waarom je een nieuw intranet nodig hebt en formuleer de doelen
- Onderzoek wat medewerkers écht willen
- Stel de visie op interne communicatie vast
- Breng het communicatie- en IT-landschap in kaart
- Bepaal met user stories de functionele eisen van een intranet (deze lees je nu)
- Maak een implementatie- en adoptieplan
- Onderzoek het landschap van intranetaanbieders
- Maak een governanceplan, meet en evalueer
In een serie blogs behandelen we 10 stappen naar een nieuw intranet met tips en aandachtspunten per stap. In dit artikel staat stap 7, bepalen wat het intranet moet kunnen centraal.
Denk in toptaken voor intranet
Als je weet wie de gebruikers zijn en je de organisatie- en intranetdoelen scherp hebt, kun je de stap maken naar wat jouw intranet moet kunnen. De functies van een intranet zijn in te delen naar belangrijke taken die medewerkers uitvoeren op een intranet.
- Kennis en informatie over het vakgebied vinden en delen;
- Nieuws lezen van de organisatie of afdeling;
- Collega’s vinden en samenwerken;
- Informatie over de organisatie vinden: strategie, missie, visie, feiten en cijfers;
- Over mij: alle taken rondom een persoonlijke dienstbetrekking;
- Dialoog: feedback vragen en interactie.
Op traditionele intranetten is er geen ruimte voor dialoog. Het intranet gaat deze functie de laatste jaren steeds vaker vervullen. De manier waarop je deze functies invult en prioriteert wil je laten afhangen van de doelen die jouw organisatie nastreeft.
Een handige manier om te kijken naar de functies van het intranet en hoe het zich verhoudt tot andere systemen, is het systemenhuis van Marc van de Woestijne door Huib Koeleman aangepast. In onderstaand voorbeeld zie je de variant met invulling van Microsoft apps bij hybride werken.
Het model bestaat uit de lobby als startpunt. De plek waar je alles vindt voor een goede start van je werkdag: nieuws, vacatures, een agenda, overzicht op wie is wie en een fijne zoekfunctie. Daaromheen zijn alle deuren naar aanverwante systemen voor samenwerken aan documenten, een eigen documentenplek, HR-regelingen, kennisbank, online vergaderen, Back-office systemen zoals ERP, CRM en meer. En met een mogelijkheid om via persoonlijke instellingen te bepalen hoe het er voor jou precies uitziet. Zie ook dit blog over digitale hulpmiddelen, voor volledige toelichting op bovenstaand functiehuis.
Zet de gebruiker centraal met user stories
Als je als organisatie de doelen scherpt hebt, en je de wensen van de gebruikers in kaart hebt gebracht, kun je aan de slag met user stories. Het werken met user stories is een goede methode om functionaliteitswensen te formuleren waarbij de gebruiker centraal staat en de techniek daarop volgt. De persona’s zijn ideaal om hierbij in te zetten (zie ook dit blog over persona’s ontwikkelen). Je kunt je makkelijk verplaatsen in deze gebruiker. Het helpt je om te voorkomen dat je gebruikers over het hoofd ziet. Bij een intranet is het ook goed om de wensen voor verschillende beheerdersrollen expliciet te benoemen.
De methodiek van user stories komt uit de scrummethode. Een user story beschrijft de gebruikerswens volgens een vaste opbouw: Als [gebruiker X] wil ik [iets doen], zodat [het mij iets oplevert].
Als je alle user stories hebt geformuleerd is de volgende cruciale stap om te gaan prioriteren. Deze user stories inclusief de prioriteit vormen de basis voor je uitvraag of ontwikkeling van je intranet. De leverancier van het intranet kan de user stories heel goed als kapstok gebruiken om aan te geven hoe zij dat binnen hun software oplossen. Een vervolgstap is dan ook om de user stories aan te vullen met, hiervoor gebruik ik [functionaliteit X]. En als je het helemaal volledig wilt maken en ook voorbereid wilt zijn op evaluatie, dan voeg je toe: ik weet dat het succesvol is als [meetbare doelstelling].
Een volledige variant zou er zo uit kunnen zien:
Als docent wil ik samenwerken in documenten, zodat ik met mijn collega eenvoudig een les kan voorbereiden. Hiervoor gebruik ik Teams en Word. Ik weet dat dit succesvol is, als wij makkelijk het document vinden, zeker zijn dat we in dezelfde versie van een document werken en in onze ogen een soepel proces hadden.
Voorbeelden functionaliteiten voor intranet
Op basis van de indeling van de toptaken geef ik hier nog enkele voorbeelden van functionaliteit van intranetten
Kennis en informatie over het vakgebied vinden en delen;
- Iedere medewerker kan zelf links naar relevante informatie delen met collega’s
- Goede kennisbank met zoekfunctie, tagging en actief beleid op contentmanagement
- Open projectgroepen of themagroepen voor kennisdeling
- Onboarding: infowijzer (nieuwe) medewerkers
Nieuws lezen van de organisatie of afdeling;
- Foto’s,video en podcasts kunnen uploaden
- Notificatie aan alle medewerkers bij een belangrijk nieuwsbericht
- Belangrijk nieuws bovenaan de startpagina vastpinnen
- Aparte functie voor belangrijke mededelingen en crisisnieuws.
- Collega’s vinden en samenwerken;
Profielen of smoelenboek met expertiseveld
- Open projectgroepen of themagroepen voor samenwerking
- Collega’s kunnen ‘volgen’
- Open coffee initiatieven
- Informatie over de organisatie vinden: strategie, missie, visie, feiten en cijfers;
- Dashboard vanuit analytics direct zichtbaar op homepagina
Over mij: alle taken rondom een persoonlijke dienstbetrekking
- Koppeling van HR-systeem, zodat er maar een keer ingelogd hoeft te worden
- Cursus/ evenementenoverzicht met mogelijkheid om je aan/ en af te melden
Dialoog: feedback vragen en interactie
- Alle gebruikers kunnen zelf een bericht plaatsen
- Iedere gebruiker kan reageren op een nieuwsbericht
- Een moderator kan berichten verwijderen
Daarnaast zijn er functionele wensen over gebruiksvriendelijkheid/ toegankelijkheid/ dataprotectie
- Mobiele toegang van het intranet
- Single-sign-on (eenmaal ingelogd via Microsoft kun je ook direct bij intranet)
- Two way authenticatie (met goedkeuring via app/ sms/ telefoontje)
- Beheerders hebben inzicht in analytics
Het nadeel van bovenstaande plat omschreven functionaliteiten is dat ze niet allemaal gekoppeld zijn aan gebruikers en de noodzaak van de wens ontbreekt. Mijn voorkeur heeft het dan ook om de formulering van een user story te hanteren.
Functionaliteit wil je ervaren
Een belangrijke voorwaarde van een goed intranet is dat het gebruiksvriendelijk is. Een functie kan namelijk beschikbaar zijn en dus een vinkje krijgen bij je programma van eisen, maar of het prettig is in gebruik is dan nog iets anders. Ik moet hierbij denken aan Yammer als platform: je kunt daar foto’s uploaden en met collega’s delen. Als je alleen WhatsApp gewend bent, dan raak je toch licht gefrustreerd over de traagheid en veelheid aan klikken die nodig zijn bij Yammer.
Het is goed om te weten dat iedere functionele wens op velerlei manieren ingevuld kan worden. Binnen ieder softwaresysteem zal het gebruik en de verschijningsvorm van een functionaliteit anders zijn.
Het is dus ook belangrijk om functies van een intranet te gaan ervaren. Op basis van de wensenlijst kun je het selectieproces van intranetaanbieders starten. Je vraagt hen om van je belangrijkste functionele wensen en user stories te laten zien hoe dat op hun platform werkt.
Functionele wensen op maat gemaakt
Wellicht is er bij jullie sprake van specifieke wensen die nog niet standaard beschikbaar zijn in de software. Het is goed om bij de leveranciers te informeren naar die mogelijkheden. Niet alle intranetaanbieders bieden de mogelijkheid om dingen op maat te maken. Soms is het een kwestie van het configureren van bestaande mogelijkheden, en soms moet er echt iets ontwikkeld worden. In beide gevallen wordt het belangrijk om echt gedetailleerd de functionaliteiten te omschrijven.
Ter illustratie: goede zoekfunctie: wat versta je hier dan precies onder?
- Alles op het intranet wordt geïndexeerd en is op inhoud te zoeken
- Inhoud is te filteren op tag
- Je kan bij het zoeken filteren op auteur
- Je kan bij het zoeken filteren op contenttype (agenda, document, profiel etc.)
- Je kan bij sorteren op meeste likes
- Je kan bij zoeken filteren op datum van plaatsing
Ter illustratie: statistieken: wat wil je precies kunnen meten?
- Apart dashboard met statistieken beschikbaar
- Mogelijkheid om rapport als PDF te downloaden voor management
- Meest actieve gebruikers zichtbaar
- Meest bekeken pagina’s
- Meest bekeken nieuwsberichten
- Aantal gebruikers per dag zien
Sommige partijen vergelijken heel specifiek functionaliteiten van bestaande softwareaanbieders. Zo doet Bind dat voor diverse community platforms. Heel handig als je wat specifieker wil worden in het beschrijven van je wensen.
Kies een agile aanpak
Ik ben bij veel ontwikkelprojecten betrokken geweest en heb geleerd dat het goed inzichtelijk maken van de wensen nauw luistert. Zo stond ik aan de wieg van het eerste social intranet van Gemeente Amsterdam. Dat op basis van gebruikerswensen (en slim afkijken van Facebook) is opgezet. Ook was ik betrokken bij de ontwikkeling van de SaKS-academie gemaakt in Embrace. Een agenda-functionaliteit met mogelijkheid om je als gebruiker aan te melden. Hier zijn heel veel iteraties overheen gegaan voordat het voldeed aan de wensen van de gebruikers. En momenteel werk ik aan diverse SharePoint projecten waar specifieke wensen naar voren komen.
Van al die projecten neem ik mee dat je vrij specifiek moet zijn in het aangeven van de wensen, en dat gebruikers op nieuwe ideeën komen zodra een deel van de functionaliteit af is. Je flexibel opstellen bij doorvoeren van gebruikerswensen is dus heel belangrijk, en hiermee moet je in je planning en budget rekening houden. Een methodiek die hierbij helpt is agile werken. Dit zorgt er kort gezegd voor dat de meest belangrijke dingen worden gedaan terwijl je binnen budget en planning blijft.
Veel succes met het formuleren van user stories en functionele wensen. Heb je de andere stappen al gelezen? In een komende stap in het vernieuwen of opzetten van je intranet, gaan we de softwareaanbieders ontdekken waarover in een volgend blog meer.
Roosmarijn Busch
