Intranet, wat wil je ermee?
Monitor
Ieder jaar brengt Entopic een Intranet Monitor uit. In deze monitor (oorspronkelijk een initiatief van Twynstra Gudde) wordt niet alleen gekeken naar de stand van zaken rond intranet. Er is ook een Entopic-congres aan gekoppeld waar nieuwe trends in intranet aan de orde komen. Een van de uitkomsten die ik nu het vaakst bij organisaties hoor, is dat medewerkers niet zo geïnteresseerd zijn in nieuws op intranet. Eigenlijk willen medewerkers op intranet vooral praktische zaken terugvinden die hun werk vergemakkelijken. Ook de personificatie van het beeldscherm blijkt helemaal niet zo populair. Medewerkers willen geen gedoe, maar een intranet dat hun verder helpt.
De 4 doelen van intranet
Volgens James Robertson heeft het Intranet vier doelen. Intranet heeft een functie als bewaarplaats, intranet kan de samenwerking bevorderen (als dit goed wordt gemanaged, want er kan snel wildgroei ontstaan), intranet kan een rol spelen bij het ondersteunen van concrete activiteiten (bijvoorbeeld het online invullen van formulieren), en intranet heeft een communicatierol. Met de kanttekening dat niet iedereen geïnteresseerd is in het corporate nieuws op de homepage.
Vier heldere doelstellingen die in sommige organisaties wat selectief en slaafs zijn nagevolgd. Omdat veel organisaties nog niet zo ver zijn met hun intranet om de activiteiten en samenwerkingsdoelen te verwezenlijken, lijkt het wel of ze rigoureus met de laatste doelstelling aan het werk zijn gegaan. Zo zie ik, onder het mom dat medewerkers niet geïnteresseerd zijn in corporate nieuws, dat bij steeds meer organisaties de nieuwsvoorziening op het intranet is afgenomen. Een interessante, maar ook slechte ontwikkeling. Want met de opkomst van de derde generatie intranetten een aantal jaren terug, hebben veel organisaties de gedrukte nieuwsbrieven afgeschaft. Beleidsinformatie zou voortaan via intranet verlopen, want dat zou de primaire bron van informatie worden. Het medium van de toekomst. Met het reduceren van beleidsnieuws op intranet en het afschaffen van de beleidsnieuwsbrieven in het verleden is het aantal kanalen voor beleidscommunicatie erg beperkt geworden. Het wachten is op de volgende medewerkerstevredenheids-onderzoeken waar men klaagt over slechte interne communicatie. Natuurlijk, persoonlijke communicatie via de lijn is de belangrijkste vorm van communicatie om beleid te bespreken en feedback te realiseren. Maar die lijncommunicatie komt nu wel heel geïsoleerd te staan. Robertson raadt als alternatief onder andere beleidsblogs aan. Ik vraag me af of medewerkers die niet geïnteresseerd zijn in beleidsinformatie op intranet, wel geïnteresseerd zullen zijn in blogs van beleidsmakers.
Onderzoek de behoefte aan beleidscommunicatie breder
Wat ik de intranet-hervormers in ieder geval mee wil geven is het volgende: Natuurlijk, kijk goed naar de behoeften van de medewerkers. Wat zij wel en wat zij niet verwachten van intranet. Maar doe dit vooral in een breder kader. Vraag dus niet of ze beleidsinformatie op het intranet willen, maar vraag via welk kanaal ze het liefst beleidsinformatie uitwisselen. Denk medium-onafhankelijk. Dat geldt ook bij de vorming van redacties. De kwaliteit van interne communicatie gaat omhoog als er sprake is van een gezamenlijke redactie voor alle media, die kijkt welk soort informatie in welk medium terechtkomt. Veel organisaties hebben de redacties te veel gescheiden, waardoor men niet meer weet waar welke informatie terechtkomt. De inzet van intranet, blogs en social media is mooi, maar zorg dat ze de kans krijgen om tot hun recht te komen.
Lees ook dit nieuwe blog: Intranetdoelen formuleren voor nieuw intranet
