Intranetdoelen formuleren voor nieuw intranet – intranetblog
Toe aan een nieuw intranet? Het bepalen van de doelen van het intranet is een van de stappen om te nemen. Wat wil je met het nieuwe intranet bereiken? Betere interne communicatie of meer? Graag deel ik hoe je intranetdoelen formuleert en geef ik voorbeelden van intranetdoelen.
Een intranet is een relevant intern communicatiemiddel onder andere als vindplaats van informatie, om nieuws te lezen en voor het delen van kennis. Door het hybride werken is de behoefte aan goede interne communicatie groter geworden. Hier is een belangrijke rol weggelegd voor het intranet. Een nieuw intranet kiezen en introduceren kan een hele uitdaging zijn.
Om te bepalen welke doelen passen bij jouw organisatie is het wijs om eerst de volgende vragen te beantwoorden. Ten eerste: wat zijn aanleiding en noodzaak en ten tweede: wat is de toegevoegde waarde van intranet?
Wat zijn de aanleiding en noodzaak voor nieuw intranet?
Vaak is een aanleiding dat het huidig intranet verouderd is en de techniek niet langer wordt ondersteund. Of het huidige systeem is omslachtig en maakt het actueel en relevant houden tijdrovend. Met als gevolg dat de organisatie een efficiëntere werkwijze wenst. Het kan ook zijn dat een organisatie anders gaat werken. Dan moet een social intranet de (nieuwe) organisatiecultuur ondersteunen en daarnaast helpen elkaar te vinden. Verder zijn andere aanleidingen om intranet te vernieuwen: actuele informatie is niet vindbaar. Medewerkers worden onvoldoende bereikt met bestaande intranet. De nieuwe generatie verwacht moderne tools. Het bestaande intranetplatform is kostbaar. Of tot slot: het communicatiemiddelenlandschap is te divers. Wat is in jouw situatie de aanleiding voor een nieuw intranet?
Wat is de toegevoegde waarde van het intranet voor jouw organisatie?
De aanleiding is een fijne basis, hiermee heb je echter nog geen antwoord op de vraag waarom een intranet belangrijk is voor de organisatie. Wat is de toegevoegde waarde van intranet voor de organisatie? Kun je de relatie benoemen met de buitenwereld, zoals klanten, leveranciers, partners en de samenleving? Om het belang van intranet voor jouw organisatie scherp te krijgen, is het relevant om je te verdiepen in de organisatiedoelen, de visie op interne communicatie en in de doelgroep, namelijk jouw collega’s. Lees via deze link meer over de verschillende methodes die er zijn om te onderzoeken wat medewerkers echt willen. Ter inspiratie deel ik onderstaand een paar voorbeelden van het belang van intranet, vanuit diverse perspectieven van een organisatie.
Waarom een nieuw intranet?
Dit is wat klanten zeggen over het waarom ze een nieuw intranet nodig hebben:
- “De nieuwe generatie medewerkers verwacht van een organisatie de tools die ze ook privé gewend zijn. Ze raken gefrustreerd als ze niet snel de juiste informatie kunnen vinden. Ze verwachten dat informatie via hun mobiel beschikbaar is. Ook vinden ze het fijn om zelf bij te dragen en een plek te hebben voor het delen van hun nieuws, vragen of feedback. Het huidige intranet van onze organisatie biedt de functionaliteiten niet. Als organisatie willen we wel dit talent aantrekken en daarom kiezen we voor vernieuwing van het intranet.”
- “Medewerkers hebben onvoldoende toegang tot het nieuws en beleidsinformatie. Een deel van onze medewerkers heeft geen desktop en alleen toegang via mobiel. Met een nieuw intranet willen we juist de nieuwsvoorziening optimaliseren, zodat medewerkers via het apparaat dat hen past, de informatie bekijken die belangrijk is voor hen. Hierdoor kunnen zij beter hun werk doen en onze klanten goed geïnformeerd bedienen”.
- “Het huidige intranet is verouderd. Hierdoor kunnen medewerkers niet, of niet snel genoeg, de informatie vinden die zij nodig hebben om hun werk te doen. Iedereen is zijn eigen wiel aan het uitvinden. Er is geen gedeeld beeld van de organisatie. Dit heeft een negatieve invloed op de betrokkenheid bij de organisatie.”
- “In onze organisatie nemen de kosten voor het beheer en onderhoud van het bestaande intranet nemen toe. De techniek is omslachtig, waardoor de webredacteuren en IT veel tijd kwijt aan wijzigingen en onderhoud. Bovendien wordt de technische ondersteuning binnenkort gestopt. Dit zorgt ervoor dat er straks een niet functionerend systeem is. Dat is een probleem voor de organisatie, omdat het intranet belangrijke beleidsinformatie biedt en de kennisbank van de organisatie is. Als dit wegvalt dan hebben onze klanten hier last van.”
En over hybride werken
- “We willen samenwerking op afstand en hybride werken verder ondersteunen. Mensen zijn steeds vaker niet fysiek aanwezig en voor (project)groepen is het belangrijk dat er een intranet is waar goede samenwerking en borging van informatie op mogelijk is.”
Intranetdoelen passen bij interne communicatiedoelen
Als het goed is, heb je na deze exercitie helderheid over de welke rol intranet kan vervullen in jouw organisatie. Nu heb je de input om de intranetdoelen te gaan formuleren. Je wilt je doelen koppelen aan je organisatiedoelen en interne communicatiedoelen. In het algemeen zijn er vier doelen voor interne communicatie te benoemen: het binden en boeien van medewerkers, betekenis geven aan beleid, samenwerken en kennis delen faciliteren en je werk kunnen doen. De doelen voor het intranet passen hier vaak in.
Nieuwsgierig naar veelgenoemde doelen voor intranet? Hier staan ze ingedeeld naar de vier functies van interne communicatie. Ten eerste binden en boeien: Engagement bevorderen. Sociale cohesie stimuleren. De organisatiecultuur tastbaar maken, bijv. door het delen van verhalen, gebruik van symbolen (logo en andere elementen van de huisstijl) en toelichten van organisatiestructuur. Ten tweede betekenis geven aan beleid: Actuele en accurate nieuwsvoorziening en stimuleren van de dialoog. Ten derde samenwerken en kennisdelen faciliteren: Samenwerking verbeteren. Thuiswerken beter faciliteren. Kennis delen bevorderen en talent inzichtelijk maken. Zelfsturing ondersteunen, door grote transparantie van informatie die hierbij past te faciliteren. Innovatie stimuleren. En tot slot je werk kunnen doen: informatie vinden makkelijker maken. Actuele en accurate nieuwsvoorziening. Zelf regelen stimuleren (bijv. makkelijk toegang tot hulpvideo’s of een online aanvraagformulier). Sommige doelen passen in meerdere functies. Voor de eenvoud heb ik de veelgenoemde doelen op een plek gezet.
Veelgenoemde intranetdoelen op een rij:
- Engagement bevorderen
- Samenwerking verbeteren en dialoog stimuleren
- Zelfsturing ondersteunen
- Innovatie stimuleren
- Zelf regelen stimuleren. Processen verbeteren
- Informatie vinden makkelijker maken
- Actuele en accurate nieuwsvoorziening
- Kennis en talent inzichtelijk maken
Deze intranetdoelen zijn overigens vrij korte formuleringen. Het helpt om een slag dieper te gaan en achter ieder doel een zin toe te voegen die start met zodat. Daar vind je de aansluiting op de wensen en behoeften van de organisatie en de medewerkers. Enkele voorbeelden van volledige doelen:
- Samenwerken verbeteren, zeker door toename van thuiswerken, zodat medewerkers betrokken blijven;
- Belangrijke informatie vindbaar en toegankelijk maken, zodat medewerkers hun werk goed kunnen doen en verbinding voelen met de richting van de organisatie;
- Het intranet voorziet medewerkers snel in de juiste informatie, zodat aan de verwachting van de klant voldaan kan worden. De klant verwacht namelijk een snel en goed antwoord. De processen moeten hierop aansluiten.
Van intranetdoelen naar smart-doelstellingen
Een aanvullende stap die helaas vaak wordt overgeslagen is: hoe maak je jouw doelen meetbaar? Je wilt natuurlijk ook weten of je jouw doelen haalt. Hoe weet je of het intranet succesvol is? Hiervoor is het belangrijk dat je gaat monitoren en gaat meten. Het beste doe je dit op het niveau van de vier interne communicatiefuncties. Manieren om te meten zijn: analyse van de statistieken, handmatige telling (soms helaas nog de enige manier) en via het bevragen van medewerkers (interviews, enquête of regelmatige pulse metingen).
Input, output en outcome
Denk hierbij bijvoorbeeld aan de volgende indicatoren die je meetbaar kunt maken. Inspanningsindicatoren (input): aantal geplaatste nieuwsberichten, aantal geüpdatete pagina’s of aantal nieuwsitems per afdeling/ onderwerp als een gelijke vertegenwoordiging uit organisatie belangrijk is. Prestatie-indicatoren (output): aantal bezoekers, waardering van het intranet of mate waarin collega’s aangeven elkaar makkelijk te kunnen vinden. En als laatste impact (outcome): voelen mensen zich meer betrokken en vertonen ze ander gedrag?
Als je de doelen voor het intranet helder hebt, pas dan ga je kijken naar wat jouw intranet moet kunnen. Hier ga je aan de slag met toptaken, user stories en het beschrijven van de functionaliteiten. Hierover lees je in een volgend blog meer. We zien helaas nog te vaak dat er wel een hele lijst met functionaliteiten is opgesteld, maar dat de doelen die men wil behalen onduidelijk zijn.
Aan de slag: hoe pakken wij het aan?
Wil je ook aan de slag met een nieuw intranet? Hopelijk ben je geïnspireerd geraakt. Ook helpen wij je natuurlijk graag. In een startsessie met het projectteam stellen we onder andere de volgende vragen: wat zien we als het project klaar is? Wanneer is het project succesvol? Wat is de noodzaak of kans? Wat zijn de randvoorwaarden?
Zorg dat je intranet echt waarde toevoegt voor de gebruiker en dat het ook in goede relatie staat met de andere communicatiekanalen in de organisatie. Alleen dan wordt jouw intranet succesvol. Veel succes!
Roosmarijn Busch
