Goed inwerkprogramma nodig? Bekijk de praktische tips en voorbeelden.
Een inwerkprogramma is belangrijk bij het verbeteren van interne communicatie. Ken jij de behoeften en wensen van nieuwe collega’s? Als je een inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers opstelt is het handig om te weten wat de behoeften zijn per fase. Verdeel het inwerkprogramma in een heldere fasering en maak zo een effectieve onboarding journey, ofwel een soepele inwerkreis. In dit artikel deel ik praktische aandachtspunten en ik sluit iedere fase of met een handige checklist inwerkprogramma. De checklist is ook te downloaden.
In mijn vorige blog gaf ik al aan waarom een goed onboardingprogramma juist nu zo belangrijk is. Deze tweede blog is een praktische doorvertaling met veel tips en voorbeelden.
Vragen en behoeften van de nieuwe medewerker
Centrale vragen van een nieuwe medewerker zijn ‘Doe ik het goed?’ en ‘Voel ik mij hier thuis?’. (Koeleman, 2018). Nieuwe medewerkers zijn niet alleen op zoek naar informatie om het werk uit te voeren, ze proberen ook te achterhalen ‘hoe het hoort’ in de organisatie en vinden het fijn om waardering krijgen. Ze willen zich op hun gemak voelen en erbij horen. Voor nieuwe medewerkers is het belangrijk dat ze de kans krijgen een informeel sociaal netwerk op te bouwen. Het helpt om per fase een aantrekkelijk doel te formuleren waar je samen voor gaat, in een formulering die past bij jouw organisatie. Dan weten alle betrokkenen waar ze het voor doen. Een mooi inwerkprogramma voorbeeld zie je in onderstaande afbeelding.
De volledige checklist is beschikbaar als download.
Download Checklist inwerkprogramma
Preboarding: het inwerkprogramma start voor de eerste werkdag
De preboarding-fase biedt kansen die vaak nog onbenut blijven. Een nieuwe medewerker verheugt zich op de nieuwe baan en is nieuwsgierig. Na het tekenen van het contract en zo’n vier tot twee weken voor de eerste werkdag is vooral behoefte aan inspiratie over de organisatie. Bied hier al relevante informatie, zoals een welkomstvideo van de CEO en inspirerende verhalen over de organisatie. Als je al een kennismaking met het team kunt organiseren zou dit ideaal zijn. Het team is namelijk ook nieuwsgierig naar de nieuwe collega. Informeer je team zodra het kan over de komst van het nieuwe teamlid. Tony Chocolonely heeft echt een gaaf voorbeeld:
Een week voor de eerste werkdag komen de praktische vragen over werktijden, toegang tot systemen, faciliteiten en informatie over eerste werkweek. Dit is het moment dat je een virtuele rondleiding door het gebouw kunt aanbieden. Hoe een virtuele 360 tour jouw inwerkprogramma voor een nieuwe medewerker kan aanvullen zie je in onderstaande video.
Maak een overzicht, ook al is het een concept, van de eerste werkdag en werkweek. Dat geeft rust en vertrouwen. De dag voordat iemand begint heeft de nieuwe collega behoefte aan bevestiging en persoonlijk contact. Voor je eerste werkdag een mooi thuispakket ontvangen helpt enorm. En dan nog een laatste berichtje met “tot morgen”, maakt dat iemand zich welkom voelt.
Checklist preboarding:
- Mijn nieuwe leidinggevende heeft contact met mij opgenomen
- Ik weet dat ik voor vragen terecht kan bij mijn leidinggevende en de HR-medewerker
- Ik weet wat er van me wordt verwacht op de eerste dag en week
- Ik ben voorgesteld in de organisatie op het intranet
- Ik heb een leuk presentje gekregen
Inwerkprogramma dag 1
Tijd voor het echte werk. De eerste werkdag is van groot belang in de beeldvorming van de nieuwe medewerker. Hoe word je als nieuwe collega ontvangen en is alles geregeld voor de eerste werkdag? Deze eerste dag staat in het teken van kennismaking met je buddy en je team, en het regelen van de technische hulpmiddelen, zoals laptop, telefoon en inlogcodes.
Wat is een buddy?
Een buddy is een collega uit het team van ongeveer dezelfde leeftijd en hetzelfde ervaringsniveau, die op dezelfde locatie werkt (als jullie niet thuiswerken). De belangrijkste taak van de buddy is ervoor te zorgen dat de nieuwe collega zich thuis gaat voelen. De buddy kent de organisatie goed en helpt de nieuwe collega de weg te vinden. De buddy is een maatje die de nieuwe collega aan de hand neemt en goed beschikbaar is voor vragen. Een buddy kan goed luisteren, creëert een gevoel van veiligheid en neemt de nieuwkomer op sleeptouw, met name ook voor sociale activiteiten. De buddy is niet verantwoordelijk voor overdracht van werkinhoudelijke zaken.
Checklist inwerkprogramma dag 1
- Ik ben verwelkomd door mijn manager en/ of buddy op mijn eerste werkdag
- Ik ben voorgesteld aan mijn team en ervaarde oprechte interesse
- Ik ben uitgenodigd voor een gezamenlijke lunch of koffie
- Ik heb toegang tot een digitale checklist waarin staat welke activiteiten er bij mijn onboarding horen
- Mijn manager geeft een toelichting op mijn inwerkprogramma
- Mijn laptop, inlogcodes en andere hulpmiddelen zijn voor me geregeld
- Ik heb mijn emailhandtekening ingesteld
- Ik heb me via een bericht aan de organisatie voorgesteld
- Ik heb mijn online persoonlijk profiel intern en extern bijgewerkt, zodat mensen mij kunnen vinden en een beeld krijgen van wie ik ben
- Ik heb tijd gehad om zelfstandig informatie door te nemen
- Aan het einde van de dag heb ik een check-out, een open gesprek met mijn manager of buddy om de dag door te nemen
Inwerkprogramma week 1
In de eerste week wil de nieuwe medewerker de belangrijkste collega’s leren kennen, deelnemen aan de reguliere overleggen en activiteiten, begrip krijgen van de (digitale) werkplek en begrijpen wat de nieuwe rol inhoudt en de verwachtingen hierover delen. Deel de agenda van de eerste week met hierin afspraken met de belangrijkste personen, een gesprek met de manager over de rol en verwachtingen en een rondleiding op het intranet. Laat ruimte in de agenda om zelfstandig te kunnen werken. Doe face-to-face wat moet, digitaliseer wat kan en bied dit aan op intranet of als e-learnings.
In zo’n eerste week komt er veel informatie op iemand af. Vergeet de behoefte aan ontspanning en klankborden met andere nieuwe collega’s niet.
Checklist inwerkprogramma week 1
- Ik heb een gesprek met mijn leidinggevende over mijn rol en verwachtingen
- Ik heb meerdere keren contact met mijn manager en buddy
- Ik heb een korte kennismaking met de CEO
- Ik heb een agenda ontvangen met ingeplande afspraken voor de belangrijkste contactpersonen
- Ik volg de meest relevante trainingen om aan de slag te kunnen met mijn werkplek
- Ik heb een specifieke taak gekregen die ik zelfstandig kan uitvoeren
- Ik heb kennismakingsgesprekken met mijn teamleden
- Ik voel me erg welkom in het team
- Ik heb tijd om informatie zelfstandig door te nemen
- Mijn buddy heeft me een rondleiding gegeven op het intranet en laten zien wat ik persoonlijk kan instellen
- Ik volg de organisatieaccounts en collega’s via social media
Inwerkprogramma maand 1
In de eerste maand gaat iemand haar eigen rol beter leren begrijpen en ook het bredere netwerk leren kennen. De eerste dertig dagen staan in het teken van ontdekken en de weg vinden in de organisatie. De nieuwe medewerker is blij met de buddy die beschikbaar is voor allerlei praktische en inhoudelijke vragen. Dat geeft vertrouwen. Ook blijft goed en frequent contact met de direct leidinggevende belangrijk. Het bouwen aan het informele en formele netwerk is begonnen. Vaak is de nieuwkomer niet de enige nieuwkomer. Het is waardevol om nieuwe collega’s uit een periode aan elkaar te koppelen, zodat ze samen een clubje vormen en informatie uitwisselen. Je kunt dit goed doen via een online community. Leuk om met enige regelmaat informele activiteiten te (laten) organiseren met of door deze club.
Checklist inwerkprogramma maand 1
- Ik heb regelmatig, bij voorkeur wekelijks, overleg met mijn manager
- Ik heb regelmatig contact met mijn buddy
- Trainingen die specifiek zijn voor mijn functie staan ingepland
- Ik begin bekend te raken met het interne netwerk. Ik heb contact gelegd met mijn directe collega’s buiten het team.
- Ik begrijp hoe mijn rol past bij de ambities van de organisatie
- Ik heb een leuke informele activiteit gedaan
Inwerkprogramma drie maanden
Gedurende de eerste drie maanden begint de nieuwe medewerker het gevoel te krijgen bij te dragen aan de organisatie. Ontmoeting met de klanten of partners met wie je samenwerkt of de klanten of burgers voor wie je het doet, is hierin belangrijk. Het is aan te raden dat in de eerste drie maanden te organiseren.
Houd rekening met het volgende gegeven: Medewerkers die nieuw zijn in de organisatie, durven een maand of twee open vragen te stellen. Daarna krijgen de nieuwkomers het idee dat ze het eigenlijk wel zouden moeten weten. Hen actief bevragen op onduidelijkheden of het uitlokken van “gekke” vragen kan helpen, en aandacht voor het creëren van een veilige sfeer blijft belangrijk. Reflecteer samen rond de tweede maand en profiteer van de frisse blik van de nieuwkomer. Hoe ervaart de nieuwkomer de organisatie, wat was een verrassing, wat viel tegen?
Voor het einde van de officiële inwerkperiode blijkt of iemand echt bij de organisatie past. Het kan natuurlijk dat iemand al uitvalt in de proefperiode. Door continu goed contact te houden en te evalueren kun je hier snel op inspelen. Het streven is dat de nieuwkomer na drie maanden een waardevolle bijdrage kan leveren aan de organisatie.
Checklist inwerkprogramma drie maanden
- Ik kan positief bijdragen aan de organisatie
- Ik weet wat mijn werk inhoudt
- Ik ken mijn directe collega’s en durf ze te bevragen
- Ik heb een zorgvuldige evaluatie gehad over de eerste drie maanden
- Ik leer nog steeds elke dag over mijn rol en de organisatie
- Ik heb een persoonlijk ontwikkelplan opgesteld en besproken met mijn manager
- Ik heb meerdere informele activiteiten gevolgd
Inwerkprogramma na drie maanden tot een jaar
De nieuwe collega is al een heel eind op weg, maar na de eerste drie maanden ben je nog niet klaar met inwerken. Het kost namelijk meer tijd voordat iemand zich helemaal thuis voelt, de cultuur en waarden, echt ervaart en net zo goed presteert als zijn voorganger. Uit onderzoek blijkt dat het gemiddeld een jaar duurt voordat iemand net zo goed presteert als haar of zijn voorganger.
Blijf de nieuwe medewerker betrekken bij ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie. Blijf goed in contact en motiveer ook de buddy om gedurende het eerste jaar regelmatig contact te houden. De persoonlijke ontwikkelingsdoelen blijf je gedurende het jaar monitoren. Je streeft ernaar dat iemand na een jaar ook een buddy kan zijn voor een andere nieuwe collega. Dan is iemand helemaal geland en thuis in de organisatie!
Checklist inwerkprogramma één jaar
- Ik ben bekend met de cultuur en kernwaarden van de organisatie
- Ik heb veel gehad aan het contact met mijn buddy
- Ik behaal mijn persoonlijke doelen
- Ik kan een effectieve bijdrage leveren aan de organisatie
- Ik voel me betrokken en op mijn plek in de organisatie
- Ik kan nu een buddy zijn voor een nieuwe collega
- Ik heb mijn ervaringen over mijn inwerkperiode gedeeld met HR en mijn manager
- Ik voel me verantwoordelijk voor mijn persoonlijke groei binnen de organisatie
Hopelijk heeft dit inwerkprogramma als voorbeeld geholpen. Heb jij alle activiteiten goed geregeld? Wil je nog meer tips voor een goed onboardingprogramma?
Lees ook mijn andere blog: Onboardingprogramma juist nu belangrijk: 11 relevante tips
