alle blogs

Is intranet dood? Heeft het aan belang ingeleverd door MS Teams en ticketing systemen?

Ik kom steeds vaker organisaties tegen die hun geloof in intranet als communicatiekanaal zijn verloren. “Intranet is dood”, hoor ik dan. Intranet was tot een paar jaar terug nog de ruggengraat van interne communicatie. Maar daar is aardig wat veranderd. Intranet is niet helemaal dood, maar het heeft zeker een transformatie ondergaan. De opkomst van MS Teams, maar ook van ticketingsystemen zoals TopDesk en de doorbraak van nieuwsapps voor mobiele telefoons hebben veel verschuivingen opgeleverd. Laten we eens kijken naar de huidige staat van intranet.

Intranet: van nieuwssite naar samenwerkplatform

In de 8^e druk van mijn boek ‘Interne communicatie’ (2023) beschrijf ik vier generaties van intranet:

1. de nieuwssite (vanaf 1996);
2. het medewerkersportaal (vanaf 2000);
3. het sociaal intranet (2010);
4. het samenwerkplatform (2020).

Doelen en inhoud van deze vier generaties intranet verschillen nogal. Het ene intranet is dus niet het andere intranet. En afhankelijk van de wensen van de organisatie heb je behoefte aan een andere generatie intranet.

Dat intranet zich ontwikkelt zie je ook aan de wensen van de gebruikers. Wat gebruiken mensen het meest? Dat zijn de toptaken op intranet: onderwerpen waar veel op wordt gezocht en waar intranet een kort en duidelijk antwoord op heeft. Dat wisselt natuurlijk per organisatie. Maar onderzoek onder bijna 50.000 gebruikers naar de toptaken waar behoefte aan was levert toch een rode draad op:

Over mij

Medewerkers willen makkelijk informatie kunnen vinden over vakantiedagen, declaraties indienen of een opleiding volgen. Heel praktische HR-gerelateerde informatie. Het is de portaalfunctie van intranet. De snelle weg naar alle programma’s die je gebruikt

Collega’s vinden en samenwerken

Het smoelenboek is nog steeds een belangrijke functie van intranet, maar dan willen we collega’s wel vinden op hun specialisme.

Samenwerktool

Als we die collega’s hebben gevonden, willen we wel makkelijk samen kunnen werken. Een link naar de samenwerkingstools waar documenten worden geschreven en gedeeld is daarbij belangrijk. Zeker nu we meer op afstand werken.

Organisatienieuws

Wat lager in de top 5 staat het nieuws van de organisatie. Veel directies hopen dat intranet wordt gezien als nieuwssite, maar dat is zeker niet de belangrijkste taak. Het blijft de plek waar je meer kunt lezen over de nieuwe strategie, de visie en hoe het gaat. Dus men is ook geïnteresseerd in cijfers.

Vakinhoud

Daarna heeft men aandacht voor vakinhoudelijke informatie. Die kan worden gedeeld in instructies blogs, vlogs en podcasts.

Andere mogelijke toptaken:

• de telefoongids;
• het boeken van een werkreis;
• onboarding;
• dialoog over beleid.

Nieuwe communicatielijnen

Voor een deel heeft intranet bovenstaande taken verloren aan andere vormen van (online) communicatie:

MS Teams

Door Teams niet alleen te gebruiken voor online vergaderingen (sterk opgekomen tijdens corona), maar ook als platform om kennis te delen binnen teams en projecten wordt werkinformatie en samenwerken beter ondersteund. [link: https://www.orangeotters.nl/blog/waardevolle-inzichten-uit-ms-teams-voor-interne-communicatie/]

Basisinformatie op internet

Sommige organisaties zetten het belangrijke nieuws nu meteen op internet. Uitgangspunt: binnen = buiten. Het scheelt veel werk, want er was tot nu toe al veel overlap tussen intern en extern nieuws.

Nieuwsapp

Steeds meer organisaties hebben een aparte nieuwsapp waarmee ze collega’s snel kunnen informeren over de laatste ontwikkelingen.

Sociaal platform in plaats van nieuws

Er is geen redactie, maar een sociaal netwerk, zoals Viva Engage waar iedereen het laatste nieuws kan vermelden. Grote organisaties als Heijmans gebruiken met name Viva Engage voor interne communicatie. Door goed te taggen bereik je de interne collega’s waar het nieuws relevant voor is. [link: https://www.orangeotters.nl/blogs-orange-otters/]

Doorbraak ticketing systemen[1]

Vanuit IT, HR en Facilitair bedrijf zie je de ticketingsystemen opkomen. Systemen als ‘service now (Capgemini) en TOPdesk worden door de stafafdelingen steeds meer ingezet om interne diensten te verlenen.

En dan laten we nieuwe ontwikkelingen als Copilot nog buiten beschouwing. Een AI-ondersteuning die ook content kan genereren en mensen de weg kan wijzen.

Is intranet dood? Aandachtspunten bij up to date houden

Intranet is niet dood, maar het is wel belangrijk om een keuze te maken welke plaats het heeft in de kanaalstrategie van de organisatie. De modernisering van een intranet is een belangrijke stap om het effectiever en aantrekkelijker te maken voor medewerkers. Hier zijn enkele tips om je intranet te moderniseren:

1. Bepaal een kanaalstrategie: Als er meer systemen worden gebruikt in de organisatie, wees dat helder over de rol van intranet in dit totaalpakket. Wanneer verwacht je dat de medewerker intranet gebruikt, en wanneer andere systemen. Het opstellen van een IC canvas met een duidelijke visie op interne communicatie [link] die verder gaat dan de rol van intranet kan daarbij helpen.
2. Kies voor een voordeur: Tot nu toe was intranet de voordeur naar allerlei online systemen van het samenwerkplatform. Dat kan nu ook MS Teams zijn. Maak hier een duidelijke keuze in. (En soms is het hanteren van meer ‘deuren’ ook een optie).
3. Een gemeenschappelijke newsroom, maar met aandacht voor het thuisgevoel. Aantrekkelijke content die is afgestemd op doelgroepen wordt steeds belangrijker. Als je ervoor kiest met verschillende systemen te werken kan een headless content management systeem helpen, zoals Contentstack of Sitecore. Je houdt de content op een vaste plek bij en past die aan voor de verschillende platformen. Je hebt dan een gemeenschappelijke kernboodschap die je vervolgens vertaalt voor social media, website en intern nieuws. Per bericht kies je waar je iets dan plaatst.
4. Betrek het management: Het management speelt een cruciale rol. Zorg dat zij het nut van het intranet inzien en het goede voorbeeld geven. Zorg ook dat zij op de hoogte zijn van de uitgangspunten voor interne communicatie. Dat voorkomt dat er keuzes worden gemaakt voor andere instrumenten die niet passen binnen de visie. Daarnaast zullen managers goed getraind moeten zijn in het gebruik van intranetfunctionaliteiten.
5. Begrijp de behoeften: Voordat je aan de slag gaat, onderzoek je wat je collega’s verwachten van het intranet. Breng in kaart welke functionaliteiten en informatie ze nodig hebben. Verplaats je daarbij in de behoeften van medewerkers door het ontwikkelen van personas. Zorg voorhulp om het project soepel te laten verlopen
6. Focus op functionaliteit: Een mooie lay-out is belangrijk, maar structuur en functionaliteit zijn nog crucialer. Medewerkers zijn snel weg als ze de informatie niet snel kunnen vinden. Bepaal hoe gebruikers moeten navigeren en informatie kunnen vinden. Een goed gestructureerd intranet is essentieel.
7. Content is king: Zorg ervoor dat er regelmatig nieuwe inhoud wordt gedeeld. Plaats recente informatie, documenten en nieuws op het intranet. Een levendige homepage met updates en links naar veelgebruikte pagina’s is essentieel.
8. Creëer een social intranet: Als intranet een rol speelt voor dialoog, integreer dan sociale componenten zoals discussieborden, blogs, en teamsamenwerking. Dit bevordert interactie tussen collega’s en maakt het intranet aantrekkelijker.
9. Maak het toegankelijk voor mobiel gebruik: Zorg ervoor dat het intranet mobielvriendelijk  Medewerkers willen informatie ook via hun smartphones kunnen raadplegen.
10. Blijf verbeteren: Een intranet is nooit ‘af’. Blijf het meten, updaten en verbeteren, zodat gebruikers altijd relevante informatie vinden.

Kortom, terwijl het traditionele intranet misschien niet meer zo prominent is, evolueert het concept naar meer dynamische en geïntegreerde digitale werkplekken. Dus nee, intranet is niet dood, maar het gaat zeker een nieuwe vorm aannemen!

 

Lees ook dit blog over de ontwikkelingen in intranet  en over de juiste kanaalstrategie

Huib Koeleman

1. [1] Ticketsystemen stellen organisaties in staat om prioriteiten toe te wijzen aan verschillende serviceverzoeken op basis van urgentie en impact. Hierdoor kunnen teams hun middelen effectiever inzetten en belangrijke problemen sneller aanpakken. Ticketing systemen dienen vaak als repository voor kennis. Ze slaan oplossingen op voor veelvoorkomende problemen, waardoor medewerkers snel toegang hebben tot oplossingen en de oplostijd wordt verkort.