alle blogs

Kent de dialoog grenzen? Staat de deur echt altijd open?

In de Volkskrant van 17 februari 2024 wordt oud-diplomaat Angelique Eijpe geïnterviewd over haar pogingen tegengas te geven op het beleid rond Israël en de Gazastrook. Het interview biedt stof tot nadenken, ook voor andere organisaties: wat willen we met dialoog in organisaties? Kan het altijd? En hoe organiseer je het? Wat suggesties.

Eerst de casus

Minister Bruins Slot beloofde met het aantreden dat de deur altijd openstond voor medewerkers met zorgen over het buitenlandbeleid. Maar… bij een daadwerkelijk verzoek om een afspraak wordt een beleidsambtenaar doorverwezen naar een secretaresse en daarna naar de secretaris-generaal. Ze wordt gevraagd een brief te schrijven naar de minister, waar de minister nooit op antwoordt. De secretaris-generaal reageert wel: “Ambtelijke tegenspraak is voorbehouden aan degenen die werkzaam zijn op het betreffende dossier.”

De betreffende ambtenaar was opsteller van het ‘diversity-of-thought’-programma, wat moest zorgen voor ruimte om Z te zeggen als de minister A zegt. De leiding organiseerde ‘luistersessies’. Daar mochten ambtenaren vertellen welke emotie het bij hen opriep, maar het was niet de bedoeling om het inhoudelijk over beleid te hebben. Vervolgens hebben 350 ambtenaren een brief aan de minister geschreven met het verzoek een andere koers te varen.De minister reageerde met een bericht op intranet: ‘Ook andersdenkenden moeten de officiële lijn (dus A) uitdragen. Zo werkt onze democratie. Dat kan persoonlijk lastig zijn, maar het hoort bij ambtelijk vakmanschap.’ Dit leidt tot de vraag: hoe en waar kan dan discussie plaatsvinden?

Is discussie mogelijk als het schuurt?

Hoe kan je zorgen dat een programma als ‘diversity of thought’ wel slaagt en schurende discussies wel mogelijk zijn?

Stimuleer open communicatiekanalen binnen het ministerie. Denk aan regelmatige bijeenkomsten waarin ambtenaren vrijuit hun gedachten kunnen delen over het beleid. Dit zou niet beperkt moeten zijn tot louter emotionele reacties, maar ook gericht moeten zijn op inhoudelijke discussies. Bevorder een cultuur van echte ambtelijke tegenspraak. Dit betekent dat beleidsambtenaren het recht moeten hebben om hun standpunt direct aan de minister te uiten, zonder dat ze worden doorverwezen naar andere functionarissen. Het ‘diversity-of-thought’-programma kan hierin een leidraad zijn. Hier zijn enkele suggesties over hoe je om kunt gaan met dit vraagstuk:

Creëer dialoogplatforms:

• Implementeer formele dialoogplatforms waar ambtenaren de kans krijgen om hun zorgen, ideeën en suggesties over beleid te delen. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van periodieke discussiefora, workshops of beleidsdebatten.

Verbeter de reactie van de minister:

• Als je als minister zegt dat je deur altijd openstaat, roept dat verwachtingen op. Zorg er dan voor dat de minister actief reageert op brieven en verzoeken van ambtenaren. Het negeren van dergelijke communicatie is ontmoedigend voor ambtenaren die hun zorgen willen delen.
• Als dat niet mogelijk is, zeg dan niet dat je deur altijd openstaat!

Versterk luistersessies:

• Pas de luistersessies aan, zodat ze niet alleen gericht zijn op emoties, maar ook op inhoudelijke discussies over beleid. En doe wat met de uitkomsten, koppel terug wat je naar aanleiding van de sessie doet.

Bevorder transparantie en openheid:

• Stimuleer transparantie in de besluitvorming en openheid over het beleidsproces. Ambtenaren moeten begrijpen hoe hun input wordt overwogen en meegenomen in de uiteindelijke besluitvorming. Zorg dus niet alleen voor een terugkoppeling op emotie (“we voelen mee”), maar op inhoud (doe je er wat mee of niet, en waarom).

Stel een ombudspersoon of onafhankelijk adviesorgaan aan:

• Overweeg de instelling van een onafhankelijke ombudsman of adviesorgaan binnen het ministerie. Dit kan een veilige ruimte bieden voor ambtenaren om zorgen te uiten zonder angst voor repercussies.

Randvoorwaarden voor dialoog

Dialoog speelt in meer organisaties een rol. Het is van groot belang om beleid te vormen en te verbeteren. Hier zijn enkele overwegingen en stappen om effectieve dialoog te bevorderen:

Erken het belang van dialoog:

• Dialoog is essentieel om verschillende perspectieven te begrijpen en tot weloverwogen beslissingen te komen.
• De organisatie moet erkennen dat dialoog niet alleen eenrichtingsverkeer is, maar een tweerichtingsgesprek waarin luisteren en begrip centraal staan.

Stel duidelijke doelen:

• Voordat een dialoog wordt gestart, moeten de doelen helder zijn. Wat wil de organisatie bereiken met deze dialoog? Is het om emoties te delen, zorgen te uiten, alternatieven te verkennen of beleid te evalueren? Deel dit ook.

Bevorder inclusiviteit:

• Alle betrokkenen moeten worden uitgenodigd om deel te nemen aan de dialoog, ongeacht hun positie in de hiërarchie.
• Eigenlijk zou dit breed plaats moeten vinden bij belangrijke onderwerpen. Dus niet alleen ambtenaren, maar ook externe belanghebbenden, experts en burgers.

Creëer open communicatiekanalen:

• Zoals eerder aangegeven: zorg voor toegankelijke kanalen waarin medewerkers hun zorgen kunnen uiten en ideeën kunnen delen.
• Dit kan via persoonlijke gesprekken, online platforms, feedbacksessies of focusgroepen.
• Organiseer specifieke bijeenkomsten waarin inhoudelijke beleidsdiscussies kunnen plaatsvinden.
• Dit kan bijvoorbeeld via werkgroepen, thematische sessies of expertpanels.

Waardeer tegenspraak:

• Tegenspraak is waardevol. Het stelt elke organisatie in staat om blinde vlekken te identificeren en betere beslissingen te nemen.
• Moedig medewerkers aan om hun mening te uiten, zelfs als die afwijkt van de officiële lijn. (lees ook: Regel tegenspraak)

Transparantie en verantwoording:

• Communiceer duidelijk over de uitkomsten van de dialoog en hoe deze zijn meegenomen in het beleid.
• Zorg ervoor dat er verantwoording wordt afgelegd over de genomen beslissingen.

Toon leiderschap:

• Leiders binnen het ministerie moeten het goede voorbeeld geven door open te staan voor dialoog en tegenspraak.
• Dit creëert een cultuur waarin anderen zich vrij voelen om hun mening te delen.

Voorkom een dialoog overload; behoud balans

Het streven naar dialoog kan doorslaan wanneer het leidt tot verlamming of ineffectiviteit in het besluitvormingsproces. Hier zijn enkele situaties waarin dialoog kan doorslaan:

Overmatige consensuszoektocht:

• Als de organisatie te veel tijd besteedt aan het bereiken van consensus, kan dit leiden tot vertraging in het nemen van beslissingen (het Pieter Omzigt-effect).
• Soms is het belangrijk om knopen door te hakken, zelfs als niet iedereen het eens is. Via Deep Democracy-methoden kan je inclusieve besluiten nemen waarin je de wijsheid van de minderheid wel meeneemt in het besluit.

Dialoog zonder actie:

• Wanneer gesprekken eindeloos doorgaan zonder concrete stappen te ondernemen, kan dit leiden tot frustratie en cynisme bij medewerkers.
• Dialoog moet leiden tot actie en tastbare resultaten.

Groepsdenken:

• Als de dialoog alleen plaatsvindt binnen een kleine groep mensen met vergelijkbare opvattingen, kan dit leiden tot tunnelvisie.
• Het is belangrijk om diverse perspectieven te betrekken om blinde vlekken te voorkomen.

Dialoog is geen beperking, maar een kans om beter beleid te ontwikkelen en de democratie te versterken. Wij kunnen allemaal leren van dit voorbeeld. Organisaties moeten actief investeren in het faciliteren van constructieve gesprekken en het waarderen van verschillende perspectieven[1]. Maar het moet evenwichtig zijn en gericht op het bereiken van doelen. Het vraagt om een duidelijk inbedding van dialoog in de besluitvorming, waarbij alle medewerkers serieus worden genomen.

Huib Koeleman

Lees ook: Maak ruimte voor bottom-up communicatie

[1] http://www.neyzen.nl/artikelen/de-aanpak-van-een-dialoog/