alle blogs

Kernwaarden als kompas voor intern communicatiebeleid

Als we het hebben over kernwaarden en interne communicatie gaat het in ons vak meestal om de vraag: ‘Hoe zorgen we dat de kernwaarden goed gaan leven in de organisatie?’. Maar kernwaarden kunnen ook anders worden ingezet.  Hieronder beschrijf ik de relatie tussen de kernwaarden van de organisatie en hoe die de basis kunnen vormen voor de visie op interne communicatie. Kernwaarden als start van het denkproces.

Het IC-canvas staat niet op zichzelf

Het IC-canvas vormt een goede basis voor interne communicatie. In het IC-canvas staan de uitgangspunten, doelen, kanaalstrategie en rolverdeling voor interne communicatie op een rij. Alles gebaseerd op enkele leidende principes voor interne communicatie.

 

Bij veel keuzes in interne communicatie is het prettig om op dit canvas terug te vallen. Niet alleen voor communicatieadviseurs, maar ook voor HR en leidinggevenden. Het levert ook goede uitgangspunten bij het opstellen van communicatieplannen voor interne veranderingen. Het IC-canvas staat niet op zichzelf. Als het goed is vormt het een integraal onderdeel van de organisatiestrategie en -identiteit.

Kernwaarden als basis voor interne communicatie

Het opstellen van een canvas vereist voorbereiding en onderzoek. Bij het formuleren van de kern van het canvas, de leidende principes, is het bijvoorbeeld goed terug te grijpen op de missie en kernwaarden van de organisatie. Die zijn immers al vastgesteld en als het goed is worden die gedragen binnen de organisatie. Goede kernwaarden zeggen iets over de identiteit en de cultuur van de organisatie.

Bij de succesvolle Amerikaanse Fortune Top 500 bedrijven zijn de volgende vijf waarden het meest populair (Schwantes, 2019): Integer (Ethics, Honesty), Teamwerk (Collaboration, Cooperation), Innovatie (Creativity, Ingenuity), Klantgericht (Customer Service and Satisfaction) en Respect (Trust, Dignity). In Nederland scoren met name waarden die op het binden van personeel zijn gericht. Dit is de Nederlandse top 7 van kernwaarden ( bron: Recruitnow, 2019): Persoonlijk, Informeel, Integer, Klantgericht, Samenwerken, Duurzaam en Fun.  (zie ook mijn boek ‘Interne communicatie’)

Hoe kun je kernwaarden vertalen naar intern communicatiebeleid? Enkele voorbeelden:

Hieronder heb ik vier van deze kernwaarden doorvertaald voor een IC-canvas op twee niveaus[1]: wat betekent het voor de visie op interne communicatie? En welke interne kanalen passen hier dan bij.

Klantgerichtheid:

• Visie: Bij klantgerichte communicatie ligt de focus op het begrijpen van de behoeften, verwachtingen en feedback van klanten. Deze informatie moet goed beschikbaar zijn voor alle medewerkers. Inhoud moet relevant zijn voor hun dagelijkse werk en betrekking hebben op klantgerichte processen, producten of diensten.
• Voorbeeld leidend principe: In onze communicatie is de klant altijd zichtbaar
• Kanaalkeuze: Voor klantgerichte communicatie zijn directe kanalen zoals e-mails, intranetberichten en persoonlijke gesprekken geschikt. Hierdoor kunnen medewerkers snel reageren en vragen stellen.

Persoonlijk

• Visie: Persoonlijk gaat over het erkennen van de unieke bijdrage van elk individu. Het gaat om respect voor diversiteit en het creëren van een inclusieve omgeving. In interne communicatie betekent persoonlijkheid dat berichten en initiatieven rekening moeten houden met de verschillende behoeften, achtergronden en perspectieven van medewerkers. Dit kan worden bereikt door te luisteren naar feedback, individuele erkenning te geven en te zorgen voor een gevoel van verbondenheid.
• Voorbeeld leidend principe: Luisteren en dialoog staan centraal
• Kanaalkeuze
  Individuele aandacht: Luister naar individuele behoeften en zorgen. Persoonlijke gesprekken met leidinggevenden kunnen hierbij helpen.
  Maatwerk: Pas communicatie aan op verschillende doelgroepen. Niet iedereen heeft dezelfde informatiebehoeften.

Samenwerking:

• Visie: Samenwerkingsgerichte communicatie benadrukt teamwork, gedeelde doelen en projecten. Inhoud moet gericht zijn op het delen van kennis, successen en uitdagingen, binnen het team en tussen teams. Denk aan updates over projectvoortgang, teambijeenkomsten en gezamenlijke doelstellingen.
• Voorbeeld leidend principe: wij delen onderling kennis en ervaringen
• Kanaalkeuze: Voor samenwerkingsgerichte communicatie zijn collaboratieplatforms zoals MS Teams geschikt voor samenwerking en kennisdeling geschikt, Daarnaast spelen Sharepoint pagina’s voor teams, chatgroepen en videovergaderingen een belangrijke rol. Kennis en kennisdragers zullen makkelijk vindbaar moeten zijn voor alle medewerkers.

Duurzaamheid:

• Visie: Duurzaamheidsgerichte communicatie gaat over milieubewustzijn, maatschappelijke verantwoordelijkheid en lange termijn impact. Inhoud kan gaan over groene initiatieven, recycling, energiebesparing en duurzame bedrijfspraktijken.
• Voorbeeld leidend principe: wij communiceren duurzaam.
• Kanaalkeuze: Voor duurzaamheidscommunicatie zijn kanalen zoals online nieuwsbrieven, webinars en infographics geschikt. Hiermee kun je bewustwording creëren, enthousiasme creëren door resultaten te laten zien en medewerkers betrekken bij duurzaamheidsdoelen. Printcampagnes passen niet bij de kernwaarde duurzaamheid.

Het is belangrijk dat de keuze van visie en kanalen aansluit bij de specifieke bedrijfscultuur, doelstellingen en behoeften van medewerkers. Door bij het IC-beleid door te bouwen op de bestaande kernwaarden bouw je op de kracht van de organisatie.  Zo is interne communicatie consistent en draagt het bij aan een positieve en effectieve werkomgeving.

Huib Koeleman

[1] Bij deze vertaling heb ik o.a. gebruik gemaakt van AI