alle blogs

Leiderschapscommunicatie: Tien communicatietips

De communicatietips op een rij

Leiderschapscommunicatie, wat verstaan we daar onder? De meningen hierover zijn verdeeld. Juist met hybride werken en de nieuwe overlegvormen is leiderschapscommunicatie van groot belang. Huib Koeleman, adviseur verandercommunicatie, geeft in leiderschapscommunicatie: tien communicatietips om betrokkenheid te verbeteren.

1. Doe aan LSD; luisteren, samenvatten, doorvragen
2. Managers, reserveer tijd om te luisteren naar grote en kleine zaken
3. Vergader alleen als het nodig is
4. Voer 1-op-1-gesprekken
5. Hoe meer mensen betrokken worden, hoe meer commitment, maar dat vraagt
   tijd en verwerking van hun input.
6. Communiceer de essentie
7. Wees consequent: ‘Walk the talk’
8. Hanteer gamemethoden voor het geven van feedback
9. Vertel verhalen, aan de hand waarvan je gedrag met collega’s kunt bespreken
10. Neem tijd voor reflectie

Rol leidinggevende verandert

Hoe kan een leidinggevende dat leiderschap ook in een hybride situatie goed invullen? Hoe voorkomen we dat de communicatie steeds zakelijker en taakgefocust wordt? Hoe kan de leidinggevende 1-op-1-gesprekken voeren? Hoe houdt de leidinggevende voeling met wat er leeft? Dit vraagt om investering in de houding en de communicatieve vaardigheden van de leidinggevende.

Bij het thuiswerken blijkt met name de teamleider de linking pin met de organisatie. De teamleider blijkt een brugfunctie te vervullen. De teamleiders in een hybride organisatie zullen moeten uitgaan van outputsturing en vertrouwen geven aan de teamleden. De leidinggevende heeft verschillende communicatierollen:

• Luisteren naar wat er speelt bij de medewerkers (en iets met die informatie doen),
• Medewerkers helpen bij het duiden van beleid: ‘What’s in it for them?’
• De dialoog aangaan over zaken die het team of de afdeling betreffen.
• Inspireren en betrekken

Empathie voor thuissituaties is belangrijk. Dat vraagt ook aandacht voor het aantal teamleden die een teamleider aan kan sturen. Bij een te grote span-of-control is het invullen van die brugfunctie veel lastiger.

Benoem de rol van afdeling of team

Denk als leidinggevende na wat de rol is van de afdeling of het team in de (wellicht hybride) organisatie. Bespreek met je team:

• Hoe vaak je elkaar wil spreken, zowel online als offline (denk ook aan weekstarts en online borrels)?
• Als je als team weinig gezamenlijk op kantoor komt, maak dan afspraken over de wijze van hybride vergaderen en maak praktische afspraken over vergaderdiscipline en het gebruik van kennisdeelsystemen
• Kies welke dialoogvormen het beste werken (zie ook de tips)
• Evalueer de keuzes regelmatig, en wees niet bang je eigen stijl van leiderschapscommunicatie te evalueren.

Tip 1: Doe aan LSD; luisteren, samenvatten, doorvragen

Bij communicatie denken we snel aan het goed formuleren van de boodschap. Maar eigenlijk begint het aan de andere kant: hoe kan de ontvanger informatie goed ontvangen? Communiceren begint met luisteren. Of om precies te zijn: inleven in de luisteraar. Informatie valt in een context. Collega’s die ervaring hebben gehad met een leidinggevende die informatie achterhield, zullen snel veronderstellen dat andere leidinggevenden dat ook zullen doen. Medewerkers uit een organisatie waar kennis delen normaal is, verwachten dat bij hun nieuwe werkgever ook. Hoe beter je weet wat de context is van je gesprekspartner, hoe groter de kans dat de communicatie goed verloopt.

Ook de luisteraar kan hier een rol vervullen. Om te checken of de boodschap goed begrepen is, kan LSD worden toegepast: luisteren, samenvatten en doorvragen. Een simpele gesprekstechniek die veel misverstanden uit de weg kan ruimen.

Tip 2: “Shut up and listen”, reserveer tijd om te luisteren naar grote en kleine zaken

De internationale HSBC-bank besteedt nu nog meer aandacht aan luisteren. De top was tot voor kort zo bezig het verhaal goed te vertellen, dat ze niet meer wisten wat in de organisatie speelde. Tijd om de rollen om te keren. Een van de varianten om weer te weten wat er speelt is een programma als “Baas terug naar de werkvloer”. HSBC koos voor een andere variant. Een “Shut up and listen”-aanpak. Er werden sessies georganiseerd waar de bazen naar de medewerkers konden luisteren. De medewerkers bepaalden de agenda. Het ging daarbij niet alleen over hun reactie op de nieuwe strategie, maar juist over kleine en grote ergernissen in het dagelijks werk. Ook in de gewone werkoverleggen werd op de agenda tijd ingeruimd voor deze luistersessies. Managers werden ook getraind, want het bleek moeilijk te zijn om te luisteren en niet meteen te reageren en het woord over te nemen. Deze sessies hebben geleid tot diverse verbeteringen in de organisatie.

Lees hier meer over luistersessies.

Tip 3: Vergadering alleen als het nodig is

Vergaderen is bijna een gewoonte geworden, terwijl andere vormen van samenwerken veel effectiever kunnen zijn. In onderstaande beslisboom kun je als leidinggevende bewuster kiezen of de vergadering inderdaad zinvol is.

Daarnaast is het bij hybride werken belangrijk om overleg anders in te richten. Overleg is veel meer dan het checken van actielijstjes. Overleg heeft een extra rol voor het maken van verbinding met collega’s, het bieden van psychologische veiligheid en het ook echt toevoegen van waarde. Om te voorkomen dat de verzakelijking doorslaat heeft de teamleider een belangrijke rol.

Bij de hybride teammeetings is het belangrijk dat er aandacht is voor:

• Check-ins: hoe zit iedereen erbij?
• Bespreken van projecten waar men mee bezig is
• Wanneer, welke output te verwachten is
• Waar men hulp van anderen nodig heeft

Ook vraagt hybride overleg meer van de leidinggevende: hoe zorg je dat de mensen in de zaal en de mensen thuis een gelijkwaardige inbreng hebben? Hoe voorkom je online vergadermoeheid? Dat kan bijvoorbeeld met de inzet van hulpmiddelen, zoals Miro en Mentimeter.

 

Tip 4: Leiderschapscommunicatie: voer een-op-een-gesprekken

Naast de teammeetings zal de teamleder tijd besteden aan 1-op-1-ontmoetingen. Als medewerkers veel thuiswerken is er extra behoefte om maandelijks af te stemmen met de direct leidinggevende. Probeer dit niet met een Zoom- of MS Teams-vergadering te doen. Het fijnst is een echt gesprek, liefst lopend buiten. Zo’n lopend gesprek kan ook op afstand, bijvoorbeeld door allebei te gaan wandelen, en met elkaar te bellen (met de oortjes in). Dat geeft een persoonlijker gesprek.

Tip 5: Hoe meer mensen betrokken worden, hoe meer commitment

Luisteren is uiteindelijk een goed startpunt voor een echte dialoog, waarbij medewerkers uit het team meepraten over de inhoud. Je kunt daarbij onderscheid maken tussen meeweten, meedenken, meebeslissen en meedoen. Wees duidelijk naar je team op welk niveau je hen wil betrekken. En realiseer je dat mensen altijd een stap groter denken dan je hebt verteld. Dus mensen die je vraagt mee te weten, verwachten mee te denken en een team dat je vraagt mee te denken verwacht mee te kunnen beslissen.

In de schaal van Quirke zie je die dimensies wat verder uitgewerkt. En per aanpak staat vermeld welke communicatie daar het beste bij past. Hoe meer dialoog je nastreeft, hoe meer tijd daarvoor beschikbaar zal moeten zijn. En het wekt verwachtingen. Als je wil dat je team zich committeert, dan is het belangrijk dat er wat met hun ideeën wordt gedaan.

Tip 6: KISS: Communiceer de essentie

Bij het geven van een instructie of het toelichten van nieuw beleid is er vaak een grote valkuil: te veel informatie geven. Vertellers denken dat de boodschap beter overkomt als ze het verhaal uitgebreid vertellen. Niets is minder waar: hoe korter en beknopter de boodschap, hoe groter de kans dat die overkomt. Pas als de basis is begrepen is het zinvol meer in detail te treden.

Bij interne communicatie kunnen we veel leren van marketingmensen. Dat zijn meesters in het terugbrengen van de boodschap tot de kern. Bij het formuleren van de boodschap is het goed om het “Less is more” principe te hanteren. Of zoals de Engelsen het zo mooi zeggen KISS: ‘Keep it simple, stupid”. Social media kunnen hierbij een hulpmiddel zijn. De kernboodschap teruggebracht tot een tweet van 140 tekens.

Als het relevant is beleidsinformatie van corporate niveau te bespreken vertaal die boodschap dan naar de eigen afdeling of het eigen team: neem de elementen over die voor het eigen team belangrijk zijn, en lardeer die met herkenbare eigen voorbeelden.

Tip 7: Leiderschapscommunicatie: wees consequent ‘Practice what you preach’

Als vegetariër moet ik me vaak verdedigen waarom ik leren schoenen draag. Ook al moeten voor een vleeseter veel meer koeien geslacht worden dan voor mijn schoenen. Toch ben ik veel meer tijd kwijt aan verdediging. Dat komt omdat men verwacht dat mensen consequent gedrag vertonen (tegen beter weten in). Van bazen en chefs verwacht men ook dat ze doen wat ze zeggen. Dat vraagt wel wat van de leidinggevende.

Tip 8: Geef snel feedback, hanteer gamemethoden

Als je aan HR-managers, bazen en medewerkers vraagt wat ze verwachten van een leidinggevende, komen verschillende lijstjes naar voren. (bron: Melcrum 2015)

Het eerste wat een medewerker van de chef verwacht is dat hij of zij conflicten oplost. Zeker als het conflicten tussen collega’s betreft. Het oplossen van ruzies en onenigheden helpt om de werksfeer te bevorderen. Naast het vertonen van respect en het gehoord worden speelt directe feedback een grote rol. Bij hybride werken blijft dit van belang.

Voor het geven van feedback kunnen we veel leren van de games die kinderen online spelen. Als je het goed doet, krijg je punten en ga je na een tijdje naar een nieuw level. Je kunt je score vergelijken met anderen en je ziet met een tijdsbalk hoe ver je bent. Perfecte feedback. Direct en snel. Ook als je het niet goed doet, krijg je het te horen. Dan moet je opnieuw beginnen.

Lees hier meer over gamification.

Tip 9: Vertel verhalen

“Story telling”, of nog beter “story making” speelt een belangrijke rol om betekenis te geven aan de nieuwe situatie. In de sprookjes van vroeger was er altijd een held of heldin die ‘Op een dag…’ in een lastige situatie kwam. Door slim te handelen kwam het op het einde helemaal goed. Medewerkers onthouden het verhaal beter, als het aan deze regels voldoet.  Dat geldt eigenlijk ook voor het handelen bij jouw organisatie: welk gedrag klopt wel? Welke concrete voorbeelden passen daarbij? Wat is het niet? Door samen met medewerkers betekenis te geven aan het verhaal van jouw organisatie breng je het echt tot leven.

Tip 10: Neem tijd om te reflecteren

Van de leidinggevende worden veel vaardigheden verwacht. Niemand is het schaap met de vijf poten. Goed om bij jezelf stil te staan waar je goed in bent en waar vaardigheden te verbeteren zijn.

Als leidinggevende sta je niet alleen. Bij veel organisaties maken leidinggevenden deel uit van intervisiegroepen met collega’s. Op vaste tijdstippen kunnen ze cases met collega’s bespreken. Die uitwisseling helpt bij je groei in je rol. Vraag ook bij HR of er trainingen of coaching mogelijkheden zijn. En bij heel specifieke vraagstukken is natuurlijk deskundigheid in te roepen van de afdeling communicatie.

Leiderschapscommunicatie, meer dan communicatietips

Leiderschapscommunicatie speelt een grote rol in het soepel laten werken van hybride organisaties. Door goede interne communicatie weten medewerkers beter wat er speelt, voelen ze zich gehoord, zijn ze gemotiveerder en voelen ze zich in staat om hun werk te doen. Direct leidinggevenden kunnen met luisteren, dialoog en storytelling de interne communicatie in organisaties verbeteren.

Huib Koeleman