alle blogs

Maak ruimte voor bottom-up-communicatie

Bottom-up-communicatie is steeds vaker in het nieuws. Ambtenaren van het Ministerie van Buitenlandse Zaken schrijven een kritische brief over het  Israël-beleid van de minister (en het kabinet). Ambtenaren van de gemeente Amsterdam protesteren omdat de PVV de grootste partij is geworden. Ze verklaren publiekelijk dat ze geen ongrondwettelijk beleid wllen voeren. Medewerkers uiten steeds nadrulleijk hun mening over beleid. Er zijn ook andere geluiden. Zo hoor ik in gesprekken met interne communicatieadviseurs dat de reactieknop op intranet is uitgezet, omdat het management bang is voor negatieve geluiden uit de organisatie. Wat is wel en niet geaccepteerd? En hoe bied je ruimte aan bottom-up-communicatie? Zijn kaders nodig? Is er verschil tussen vastgesteld beleid en plannen in ontwikkeling? En welke communicatievormen zijn geschikt?

In een tijd waarin maatschappelijke betrokkenheid en individuele meningen steeds meer naar voren komen, is het volgens mij cruciaal voor organisaties om een open dialoog te stimuleren. Juist in professionele omgevingen (dus ook bij overheidsinstanties), is het belangrijk om ruimte te geven aan de mondige medewerker. Hieronder beschrijf ik hoe we in organisaties effectief om kunnen gaan met kritische geluiden van medewerkers. Geef hier ruimte voor binnen de organisatie, voordat men ook extern stelling neemt. Het is essentieel om bottom-up-communicatie te faciliteren, omdat dit kan bijdragen aan een gezonde en dynamische werkomgeving.

Omgaan met mondige medewerkers

Accepteer diverse meningsuitingen

Het accepteren van diverse meningsuitingen binnen een organisatie is fundamenteel voor een gezonde werkcultuur. Het is van groot belang dat medewerkers het gevoel hebben dat hun mening ertoe doet en serieus wordt genomen, zelfs als deze afwijkt van het officiële standpunt van de organisatie. Door een open houding ten opzichte van verschillende perspectieven te tonen, kan een organisatie een sfeer van respect en inclusiviteit creëren.

Erken het belang van bottom-up-communicatie

Bottom-up-communicatie is niet alleen een instrument voor het uiten van zorgen, maar ook een waardevolle bron van innovatieve ideeën en oplossingen. Medewerkers op de werkvloer hebben vaak unieke inzichten in operationele zaken en kunnen waardevolle feedback geven die bijdraagt aan het verbeteren van processen en beleid. En een gezonde feedbackcultuur zorgt voor betere prestaties, creativiteit en verandervermogen in de organisatie. Bottom-up-[2]communicatie is ook van groot belang voor het signaleren van misstanden. Het faciliteren van een open communicatiekanaal vanaf de basis van de organisatie kan leiden tot een meer inclusieve besluitvorming en een grotere betrokkenheid van medewerkers. De kans is daarmee groter dat er keuzes worden gemaakt die ook uitvoerbaar zijn.

Stel eerst kaders voor effectieve bottom-up-communicatie

Hoewel openheid en diversiteit van meningen worden toegejuicht, is het noodzakelijk om enkele kaders vast te stellen om de communicatie effectief te laten verlopen. Dit kan onder meer inhouden dat er duidelijke richtlijnen zijn voor het indienen van kritiek, bijvoorbeeld via interne kanalen in plaats van externe media. Een algemene regel is ook dat de kritiek zich richt op een onderwerp en niet op de persoon. Het definiëren van deze kaders is essentieel om ervoor te zorgen dat de communicatie constructief blijft en niet leidt tot onnodige conflicten.

Duid de beweegruimte in vastgesteld beleid en plannen in ontwikkeling

Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen vastgesteld beleid en plannen in ontwikkeling. In gevallen waarin beleid al is vastgesteld, kan bottom-up-communicatie zich richten op mogelijke aanpassingen of verbeteringen. Bij plannen in ontwikkeling is er meer ruimte voor actieve participatie van medewerkers, waarbij hun input vanaf het begin kan worden meegenomen. Dit onderscheid biedt duidelijkheid en richting voor medewerkers en management. In het laatste geval is het goed om als organisatie expliciet ruimte voor alternatieve oplossingen te creëren. Dat kan ook in de vorm van concrete initiatieven en pilots. 

Voor ambtenaren is het belangrijk dat ze weten wat hun speelruimte is. Peter Teesink, gemeentesecretaris van Amsterdam stelt “Uiteindelijk besluit het bestuur. Als je dan tegen dat besluit gaat ageren, dan kan er wel een beperking zijn als ambtenaar. Je moet ook loyaal zijn aan datzelfde bestuur’. Amsterdam heeft nu een handreiking ‘Ambtenaren en actievoeren’ gepubliceerd.

Kies communicatievormen voor effectieve dialoog

Het kiezen van de juiste communicatievormen is cruciaal voor een effectieve dialoog. Het begint bij persoonlijke kanalen zoals vergaderingen en brainstormsessies. Ook het reguliere overleg kan worden aangepast. Door meer ruimte te bieden voor wat er speelt in plaats van strikt een standaard agenda te volgen creëer je ruimte voor bottom-up-communicatie.

Het regelmatig organiseren van luistersessies en focusgroepen kan ruimte bieden voor zorgen, maar ook voor ideeën van medewerkers. Daarnaast kunnen organisaties profiteren van online tools, zoals interne sociale-mediaplatforms en forums. Deze digitale middelen stellen medewerkers in staat om op een laagdrempelige manier hun stem te laten horen en bevorderen een continue stroom van feedback. Als op intranet bijvoorbeeld gereageerd wordt op uitspraken in een blog of vlog van een leidinggevende, dan helpt het als die leidinggevende bereid is deel te nemen aan de discussie die hierop ontstaat, rekening houdend met het effect van het positieverschil.

Naar een gezonde, veerkrachtige en innovatieve organisatie

Het bieden van ruimte aan de mening van medewerkers en het faciliteren van bottom-up-communicatie is geen kwestie van toegeven aan negatieve geluiden, maar eerder een strategie om een gezonde en veerkrachtige organisatie op te bouwen. Het bevordert een cultuur van openheid en betrokkenheid. Het is zelfs noodzakelijk als de organisatie streeft naar innovatie. Het is essentieel voor het management om de waarde van deze dialoog in te zien en zich bewust te zijn van de positieve impact die het kan hebben op zowel medewerkers als de organisatie als geheel. Het gaat niet alleen om luisteren, maar ook om het actief betrekken van medewerkers bij het vormgeven van de toekomst van de organisatie. Bevorder tegenspraak (lees meer in deze blog)

Hoe kan de afdeling communicatie bijdragen?

Creëer een open communicatiecultuur[1]

Het begint bij ‘warme communicatie’. Een afdeling communicatie kan trainingen organiseren om medewerkers en management bewust te maken van het belang van bottom-up-communicatie:

• Leiderschapstraining: Bied leiderschapstraining aan het management om hen bewust te maken van het belang van luisteren naar medewerkers en hoe ze een open communicatiekanaal kunnen behouden.
• Workshops over effectieve communicatie: Bied workshops aan die medewerkers en management de vaardigheden bijbrengen om constructief en effectief te communiceren, inclusief het geven en ontvangen van feedback (lees ook het blog over feedback). Dat ze dit structureel kunnen verwerken in hun vaste weekstarts en teamoverleggen.
• Bewustmakingssessies: Organiseer sessies waarin de voordelen van bottom-up-communicatie worden belicht en waarin praktische voorbeelden worden gegeven van hoe deze communicatie bijdraagt aan het succes van de organisatie. 

Creëer ruimte naast de standaard overlegstructuur

Een afdeling communicatie kan actief bijdragen aan het creëren van een open communicatiecultuur binnen de organisatie. Dit kan onder meer inhouden:

• Interne communicatieplatforms: Faciliteer en promoot interne communicatieplatforms zoals intranet of forums, zoals Discours waar medewerkers vrijelijk ideeën kunnen delen en discussiëren. Zorg zo nodig voor moderatie. Discussies hebben soms wat extra pit nodig, of vragen soms om het dempen van de discussie.
• Online suggestiebox: Ja ja, de ideeënbus! Creëer een online suggestiebox waar medewerkers anoniem of openlijk hun ideeën kunnen indienen. Dit zorgt voor een laagdrempelige manier om feedback te geven. Je kan dit verrijken door meteen aan te geven wat directie hiermee doet. Maak bijvoorbeeld onderscheid in de volgende categoriëen: ‘nieuw idee’, ‘opgevolgd idee’, ‘afgewezen idee, omdat…’, ‘resultaat opgevolgde ideeën’.
• Regelmatige bijeenkomsten: Organiseer regelmatig bijeenkomsten buiten de vaste teamoverleggen waarin medewerkers worden aangemoedigd om suggesties te delen. Dit kunnen luistersessies, focusgroepen, townhall-sessies of specifieke brainstormsessies zijn. Zorg dat je als afdeling communicatie dan werkvormen beschikbaar hebt om de dialoog mogelijk te maken. Dat is iets anders dan vijf minuten na een townhall voor ‘Zijn er nog vragen?’
• Feedbackrondes: Voer regelmatig feedbackrondes in, waarbij medewerkers de mogelijkheid hebben om hun mening te geven over specifieke onderwerpen of initiatieven.
• Mediatie bij conflicten: Als er conflicten ontstaan, kan de afdeling communicatie fungeren als mediator om ervoor te zorgen dat de communicatie constructief blijft en dat meningsverschillen worden opgelost. 

Erken en beloon inbreng

Het erkennen van de waarde van suggesties en het belonen van inbreng is van groot belang:

• Waarderingsprogramma’s: Implementeer programma’s waarin medewerkers worden erkend en beloond voor waardevolle suggesties die bijdragen aan verbeteringen binnen de organisatie.
• Communicatie van successen: Deel successen en positieve veranderingen die voortkomen uit suggesties van medewerkers. Dit motiveert anderen om actief deel te nemen aan de communicatie.

Door deze strategieën toe te passen, kan de afdeling communicatie een goede rol spelen in het creëren van een cultuur waarin bottom-up-communicatie wordt gewaardeerd en actief gestimuleerd. Het doel is om een omgeving te creëren waarin medewerkers zich gehoord voelen, zich betrokken voelen bij de organisatie, en waar hun input daadwerkelijk bijdraagt aan positieve veranderingen.

Huib Koeleman

[1] Lees ook: De sleutels voor een gezonde feedbackcultuur: communicatie vanuit de teamleider en directeur) ; https://www.orangeotters.nl/blog/de-kracht-van-feedback-creeer-een-sterke-levendige-organisatie/