Mailloze Maandag
Dit weekend wilde ik thuis mijn mail checken. Wat was de mail weer een populaire methode om me te berichten. Ik mocht ongeveer zestig mailtjes verwerken. De meerderheid van de mails was afkomstig van mensen die ik niet kende, maar die blijkbaar het beste met mij voor hadden. Prachtige aanbiedingen van horloges en diploma’s waren mijn deel. En natuurlijk de vele mailtjes van mensen die zich zorgen maakten om mijn seksleven. Ik moet blijkbaar hoognodig aan de Viagra. Ondanks de vele spam bleven er nog genoeg mailtjes over van collega’s, relaties en bekenden die een antwoord verdienden.
Eindeloze mailstroom
Hebben anderen ook nog zo’n mailstroom, ondanks de opkomst van social media? Als ik in mijn mailbox kijk heb ik vaak een lijst van honderd mailtjes die ik nog niet kan of wil deleten. Relevante mailtjes waarin belangrijke informatie zit, of een appèl om wat te doen.
In workshops over het verbeteren van de interne communicatie komt dit mailprobleem ook vaak aan de orde. Vooral managers in bureaucratische organisaties worden overstelpt door mailtjes. Vaak interne mail.
Spelregels voor mailen
Natuurlijk zijn er vele zinnige spelregels te verzinnen om de hoeveelheid tijd die je kwijt bent aan mailverkeer in te perken. Zo is het handig om de generatie die de geschreven brief nog heeft meegemaakt, bij te brengen dat mailtjes kort en bondig mogen zijn. Ook het inperken van de CC-cultuur doet wonderen. En als collega’s zich daar moeilijk aan weten te houden, is het prettig om te weten dat je laptop zo is in te stellen dat CC-mail direct in een aparte mailbox terechtkomt. Of dat je mailtjes die alleen aan jou zijn gestuurd een aparte kleur kunt geven.
Maar zelfs met het instellen van deze spelregels en technieken blijft er aan mailverkeer de verwachting kleven dat directe reactie vereist is. Elke mail levert onrust op. Zeker als een inkomend mailtje onder aan het scherm subtiel wordt gemeld, of nog erger: als de mail het andere bestand waar aan gewerkt wordt van het scherm verdringt. Mail blijkt zo verslavend te zijn, dat tijdens veel vergaderingen de deelnemers drukker bezig zijn om de mail op hun telefoon te checken, dan om de discussie te volgen.
Afname concentratie door mail
In de VS zijn al diverse onderzoeken gepubliceerd waaruit blijkt dat het concentratievermogen van werkers die regelmatig mail ontvangen veel slechter is, in vergelijking met werkers die geen mail ontvangen (bestaan die nog?). De kwaliteit van het werk lijdt er zichtbaar onder. Taken worden minder efficiënt afgerond.
Actie!
Laten we daarom in actie komen. Laten we na de autoloze zondag, de telefoonloze trein en de casual vrijdag een mailloze maandag invoeren. Een dag dat je geen mail stuurt en ontvangt. Een dag dat je WhatsApp uit hebt staan. Dat de bijeenkomsten iPhone-loos zijn. Dat je je mobiel uit kunt zetten en gewoon lekker aan het werk kunt gaan.
