Melcrumsummit 2014, hoe bevorder je dialoog tijdens een IC-congres
Een tweedaags IC-congres in Londen, georganiseerd door Melcrum. “Celebrating smarter Internal Communication”. Wat valt je als bezoeker uit Nederland op?
De bezoekers
90% van de bezoekers werkt als communicatiemanager bij een, meestal internationale, onderneming. 40% man, 60% vrouw ‘business casual’ gekleed.
Ronde tafels
We zaten aan grote ronde tafels van 8 personen. Een prettige setting waardoor het goed mogelijk was om kennis te maken met je buren en informatie uit te wisselen. Op verschillende manieren werd het kennis maken met de buren mogelijk gemaakt; door het stellen van groepsvragen tot het organiseren van een business bingo, waarbij de winnaars een fraai pakket meekregen.
Dagvoorzitter: Mandi Tatcher
Mandi was een ontspannen dagvoorzitter, die iedereen het gevoel gaf vragen te mogen stellen, zonder het tijdschema uit het oog te verliezen. Grappig was het begin van beide congresdagen. Als een stewardess vlak voor opstijgen werd niet alleen het programma toegelicht, maar kregen we praktische huishoudelijke mededelingen (toiletten, airco) en werden zelfs de nooduitgangen gewezen (“No, today no safetydrill is planned”).
De sprekers
De meeste sprekers begonnen met een nadrukkelijk “Goodmorning”, waarbij de zaal ook in koor een “Goodmorning” wenste. Kreeg er een beetje meneer Cactus-gevoel van, maar het werkte. De meeste sprekers gebruikten geen slides en hielden zich aan hun 30 minuten. Ze eindigden hun verhaal met een vraag voor de tafels. Soms een stelling, waar je via een app snel op kon reageren. Daarna nam men plaats op een kruk naast de dagvoorzitter, waar op ontspannen wijze vragen werden beantwoord. Vragen uit de zaal die de stellers standaard begonnen met een compliment aan de spreker.
Ronde tafels
De ronde tafels werden goed gebruikt. Bijna elke spreker had een discussievraag voorbereid waar je mee aan de slag kon met je tafel. Er was zelfs een actie waarbij de hele zaal een soort bedrijfsfilm ging maken, waarbij elke tafel een bijdrage moest leveren met de iPad. Soms werd de grote zaal in tweeën gedeeld voor parallelsessies, maar er waren niet subruimtes voor workshops. Daar waren de ronde tafels voor.
“Elevator pitch” & “Open Space”
Op dag twee mochten alle genomineerden voor een prijs zich in vijf minuten “elevator pitch” presenteren. Na 5 minuten ging een soort brandalarm af, dus niemand liep uit. vervolgens waren er twee sessies van 15 minuten waarbij je steeds een van de sprekers bij een flipover mocht ondervragen. Een erg fijne werkvorm. En in de middag vond een “Open Space” plaats, waarbij iedere aanwezige van te voren de gelegenheid had om een onderwerp in te brengen. Veel interactie en discussie met vakgenoten. Het werkte erg goed.
Techniek
De zaal zag er niet heel bijzonder uit, de presentaties waren ook niet toonbeelden van technisch vernuft. Wat wel handig was, was de congres-app. Via die app kon je extra vragen stellen en snel stellingen beantwoorden. Er was gratis wifi in de ruimte en op elke tafel lag een aansluitpunt om alle soorten smartphones en tablets op te laden. En karaffen water (zonder rinkelende ijsblokjes). Kortom, prima verzorgd.
Kortom
Het was een goed congres (zie voor de inhoud andere blogs). Minder formeel dan ik had verwacht. Met een prima inzet van ronde tafels. Je hebt meer ruimte nodig, maar door de tafels kwam het gesprek over IC echt tot stand en was er sprake van ongedwongen netwerken.
Meer blogs over de inhoud van het congres volgen deze week. Meer tips voor congressen? Lees 10 tips voor een congres.
