Naar een digitale werkplek, intranetcongres 2014
Dinsdag 18 maart vond het zesde Entopic Intranet congres plaats. Het grootste congres in Nederland over dit onderwerp. Ook dit jaar was het weer gelukt vier gerenommeerde keynote speakers en 22 subsessies te organiseren.
Niet iedereen is early adopter
Sam Marshall gaf in zijn enthousiaste verhaal aan dat intranet heel belangrijk is, maar stelt dat bij het opstellen van de intranet ‘roadmap’ nadrukkelijk rekening moet worden gehouden met de digitale werkplek als geheel. Niet iedereen zal uiteindelijk enthousiast worden over de nieuwe wijze van werken. Niet iedereen is early adopter. Met name de meer introverte medewerkers zullen moeite hebben met het vroegtijdig delen van kennis. Hij gaf dan ook 11 regels mee waar je rekening mee zou moeten houden bij het ontwikkelen van een intranet.
- Kies een werkplek afhankelijk van de activiteit van die dag
- Stuur op output, niet op proces
- Maak de digitale werkplek een prettige werkomgeving
- BYO klinkt leuk, maar kan leiden tot veel parallelle werkvormen: voor samenwerking is eenheid in systemen handig
- Zorg dat mensen een naam zijn en geen nummer
- Bied ruimte voor (online) leren
- Help mensen die geen ‘early adopters’zijn
- Werk stopt niet bij de ‘Firewall’ van de organisatie: speel hier op in
- Maak het laagdrempelig: als je inlogt moet je bij alle informatie kunnen
- Werk aan relaties: als mensen elkaar begrijpen werken ze beter samen
- En… Als je je niet thuis voelt kun je altijd de organisatie verlaten
Heruitvinden
De futurist Ross Dawson spijkerde ons bij in de drivers, economische ontwikkelingen, de ontwikkelingen in arbeid en wat die factoren voor nieuw werklandschap op zouden kunnen leveren. Organisaties moeten zich continu heruitvinden door de opkomst van nieuwe technologieën en veranderende klantbehoeften. Bestaande functies worden vervangen door nieuwe en werkzaamheden worden in snel tempo herverdeeld, zowel binnen als buiten de organisatie. Succesvolle organisaties creëren daarom een flexibele netwerkstructuur. Een presentatie met veel cijfers en feiten die terug zijn te lezen op de website. Interessant was daarbij het voorbeeld van Procter & Gamble, die geen afdeling Research & Development meer heeft, maar een afdeling Connect & Develop. Vinden en delen van informatie wordt de factor om te overleven.
Falling in love
Na drie blokken met werksessies kregen we in de middag Paul Miller (auteur van The Digital Workspace). Hij had een mooi verhaal, waarin hij aangaf dat het niet alleen ging over technische gadgets in de digitale werkomgeving, maar ook om “falling in love”. Het helpt als zaken gebruikersvriendelijk zijn en er aangenaam uitzien. Ook hij benadrukte het belang van de face-to-facefactor. Mensen communiceren beter als ze elkaar kunnen horen en zien. Hou daar bij de keuze van technieken rekening mee.
Van hiërarchie naar netwerkstructuur
Lee Bryant sloot de dag af met een visie op de organisatie van de toekomst: van hiërarchie naar netwerkstructuur. Waarbij hij zich afvroeg of afdelingen HR en corporate communicatie nog toegevoegde waarde zouden hebben. De toekomst is aan kleine teams, met autonomie, die kunnen netwerken en passie hebben voor hun vak. Dat betekent voor het intranet dat de organisatie een gemeenschappelijke basis heeft, waar gebruikers zelf apps aan toe kunnen voegen naar behoefte.
“Intranet should not be a website of bureaucracy, but a platform for people to connect, collaborate and work the way they want to”
Veranderkundig
Hoe ver zijn we met intranet? Het lijkt er steeds meer op dat technisch heel veel kan om tot een social intranet te komen. Zelfs Microsofts Teams lijkt geen bezwaar meer te vormen om makkelijk kennis te delen en tot co-creatie over te gaan. Hoewel veel van de sessies een meer toelichtend karakter hadden (toelichting op verschillende vormen van social intranet) waarin ook de verbinding tussen intranet en het primaire proces vaak aan de orde kwam, lijkt de hamvraag een veranderkundige te worden: “Krijgen we medewerkers en/ of management mee in het gebruik van social intranet en echt nieuw werken?” Het intranetcongres heeft intussen een traditie opgebouwd om goede sprekers uit het buitenland te halen. Voor volgend jaar zou het ook aardig zijn om ook ervaringen van mannen (en vrouwen) uit niet Anglo-saxische landen te horen.
