Nieuw intranet? Onderzoek wat medewerkers écht willen
Een intranet is een relevant intern communicatiemiddel onder andere als vindplaats van informatie, om nieuws te lezen en voor het delen van kennis. Door het vele thuiswerken is de behoefte aan goede interne communicatie groter geworden. Hier is een belangrijke rol weggelegd voor het intranet. Tijd voor een nieuw intranet? Er zijn 10 stappen te zetten naar een nieuw intranet. Stap 4 staat hier centraal. Hoe kom je er nu achter wat voor jouw organisatie belangrijk is op een nieuw intranet? Lees hier alles over hoe je onderzoekt wat medewerkers écht willen met intranet.
Naar een nieuw intranet in 10 stappen
- Stel een goed projectteam samen
- Maak een businesscase en bepaal het budget
- Omschrijf waarom je een nieuw intranet nodig hebt en formuleer de doelen
- Onderzoek wat medewerkers écht willen (huidig blog)
- Stel de visie op interne communicatie vast
- Breng het communicatie- en IT-landschap in kaart
- Bepaal wat het intranet moet kunnen; de functies van het nieuwe intranet
- Maak een implementatie- en adoptieplan
- Onderzoek het landschap van intranetaanbieders
- Maak een governanceplan, meet en evalueer
In een serie blogs behandelen we deze 10 stappen naar een nieuw intranet met tips en aandachtspunten per stap. In dit artikel staat stap 4, onderzoek naar de medewerkers centraal.
Stap 4. onderzoek wat medewerkers écht willen
Wat is het gemeenschappelijk gewenste einddoel dat je nastreeft? Voor wie gaat het nieuwe intranet zijn? Heb je alle gebruikers scherp? Hoe ga je om met externen? Het is belangrijk om de wensen en behoeften van jouw organisatie – directie, managers, medewerkers – scherp te krijgen. Ga er niet vanuit dat de projectleden precies weten wat de (toekomstige) gebruikers nodig hebben.
Hieronder staat een aantal methodes toegelicht die helpen scherp te krijgen wat de wensen en behoeften van medewerkers zijn. Dit helpt je bij een succesvolle adoptie van het nieuwe intranet. Start met deskresearch en kijk hoe de andere methodes, zoals online vragenlijst, observerend onderzoek, interviews, groepsgesprekken en persona’s, voor jouw organisatie inzetbaar zijn.
Deskresearch naar intranet
Is er al eerder onderzoek gedaan naar ervaring van medewerkers en hun behoefte? Pak het medewerkerstevredenheidonderzoek erbij (als dat er is) en kijk wat je al te weten kunt komen over de medewerkers. Wat staat er in de strategische plannen waar je aanknopingspunten kunt vinden? Kijk daarnaast naar andere bronnen zoals statistieken van het intranet.
Bestaande intranetstatistieken
Veel intranetten hebben een vorm van statistieken ingebouwd, wat inzicht geeft in het huidige gebruik van het platform. Begin met een analyse van deze informatie om in grote lijnen een beeld te krijgen van waar je tevreden en ontevreden mee bent. Welke content wordt veel gelezen en welke content wordt juist niet gelezen? Is het waargenomen belang van de content wel gelijkwaardig? Een bestaande discrepantie tussen het waargenomen belang van bepaalde informatie (tussen bijvoorbeeld bestuurders/managers en werkvloer) kan ook tot belangrijke gesprekken leiden in aanloop naar een nieuw intranet.
Online vragenlijst over intranet
Het uitzetten van een online vragenlijst onder de (toekomstige) gebruikers kan je veel inzicht opleveren. Het voordeel is dat je alle collega’s de mogelijkheid geeft om input te geven. Denk hierbij aan vragen als:
- Wat is jouw grootste uitdaging in het werk?
- Welke onderdelen van het huidige intranet gebruik je het meest?
- Wat mis je?
- Welke systemen gebruik je om je werk te doen?
Observerend onderzoek op de werkplek
Observerend onderzoek, ofwel meelopen met verschillende medewerkers, is ook een goede manier om beter begrip te krijgen van hoe medewerkers momenteel werken. Je kunt zien hoe ze omgaan met hun computer en welke rol online systemen innemen. Als je iemand vraagt hoe het intranet hen het beste kan helpen is dat voor degene vaak lastig te beantwoorden. Degene is namelijk onvoldoende op de hoogte van de nieuwe mogelijkheden. Via een vragenlijst of interview krijg je dus niet alles boven water. Door een aantal medewerkers in verschillende functies te observeren, krijg je inzicht in waar de kansen liggen. Je loopt bij voorkeur een dag(deel) mee (digitaal of fysiek) en kijkt over de schouder van een gebruiker. Je let hierbij bijvoorbeeld op de volgende dingen:
- Welke online systemen worden geraadpleegd;
- Welke handelingen worden verricht door de medewerker om iets te bereiken? Let extra op handelingen die sneller kunnen door te automatiseren of door training;
- Met welke personen/ afdelingen heeft deze persoon regelmatig contact;
- Naar welke informatie wordt gezocht;
- Hoe vaak en op welke momenten is iemand online? Welk apparaat wordt hierbij gebruikt?
Interviews op het werk
Het houden van interviews is een prettige manier om meningen en ervaringen van collega’s te horen. Het voordeel is dat je kunt doorvragen en meer drijfveren en redenen kunt achterhalen. Daarnaast geeft het een beeld van de organisatiecultuur en de ontwikkelingen in de organisatie. Deze kunnen van invloed zijn op het succes van de implementatie van een nieuw intranet. Je hoort bijvoorbeeld over de hoge werkdruk in interviews. Daar kan je rekening mee houden in de implementatie door goed te plannen. Door interviews krijg je gevoel bij wat er speelt en wat wensen en behoeften zijn. Doe interviews en groepsgesprekken om meer te weten te komen over de informatiebehoefte.
Denk hierbij aan vragen als:
- Welke uitdagingen heb jij op het werk?
- Wat motiveert jou om je werk te doen?
- Wat zijn jouw top vijf werkzaamheden?
Geeltjessessie – ideationsessie met online tool
Waar interviews helpen om de individuele ideeën en meningen op te halen, helpt een geeltjessessie (ook wel ideation genoemd) om juist (ogenschijnlijke) tegenstrijdige wensen en behoeften te bespreken en op een veilige wijze confronteren. Een geeltjessessie is een gestructureerde sessie, waarbij een aantal open vraagstukken met een groep medewerkers gedeeld wordt. Deze open sessie draait om empathisch luisteren, begrijpen van elkaars situatie en behoeften en het visueel ondersteunen van dit proces op een (openbaar) geeltjesbord. Door gebruik van een digitale tool zoals Miro is dit proces ook later toegankelijk en kan men hier ook op voortborduren. Dit proces kan over meerdere sessies met andere of dezelfde groep mensen plaatsvinden, met hetzelfde geeltjesbord. Zo is er ruimte voor verdieping op onderwerpen en reflectie. Deze aanpak helpt om diverse belangen goed te bespreken en ook aandacht aan de onderstroom te besteden.
Dit helpt ook in het ‘meekrijgen’ van medewerkers en management in de nieuwe situatie. Deze aanpak is goed te combineren met een fysieke ruimte in Obeya-stijl. Dit is een aanpak waarbij je in een grote kamer visueel alle plannen zichtbaar hebt hangen. Collega’s kunnen vrij binnen en buiten lopen en hun input toevoegen aan het geheel. Deze aanpak houdt het proces vloeibaar en transparant.
Cluster informatie in persona’s
Verzamelde informatie kun je goed clusteren in persona’s. Dit is een aanpak die helpt om beter begrip te krijgen van de gebruikers. Persona’s zijn fictieve karakters die symbool staan voor de verschillende gebruikers van een product of tool. Je maakt deze op basis van analyse van aanwezige data en statistieken en kwalitatief onderzoek, zoals interviews met diverse gebruikers. Lees hier alles over het maken van persona’s voor het verbeteren van interne communicatie.
Gebruik de verkregen inzichten uit het onderzoek om de doelstellingen van het intranet voor jouw organisatie aan te scherpen. Hierover meer in het volgende intranetblog.
