Omgaan met Zoom-moeheid, 4 tips
We hebben nog steeds veel contact met collega’s via Zoom- of MS Teams vergaderingen. Een zegen tijdens hybride werken of het verplichte thuiswerken. Maar iedereen ervaart ook de nadelen van online vergaderen. Ook al hebben we hier het laatste anderhalf jaar routine in gekregen, echt wennen doet het nooit. Stanford University heeft onderzoek gedaan naar het gebruik van Zoom en hoe het beter kan[1]. Voor een deel ligt het aan de standaardinstellingen van Zoom en MS Teams. Maar als gebruiker kun je ook wat veranderen aan je instellingen om de online vergaderingen beter te leren verdragen. Hier vier aanbevelingen.
Tip 1: verminder oogcontact
In een online vergadering kijk je de hele tijd naar gezichten in close-up. Daarbij lijkt het of iedereen je de hele tijd aan zit te staren. Als je dat vergelijkt met een gewone bijeenkomst merk je pas hoe onnatuurlijk dat is. Bij een gewone vergadering kijk je naar de spreker, af en toe een beetje om je heen en je maakt eens een aantekening. Bij online vergaderen kijk je steeds naar de camera (of er net naast, in mijn geval) en als deelnemer word-je ook als je niet aan het woord bent de hele tijd aangekeken. Alsof je de hele tijd aan het presenteren bent. Dat geeft stress.
Bij één op één gesprekken met een collega is het normaler dat je elkaar vaker aankijkt, alleen is het hoofd van je collega bij een online gesprek, afhankelijk van de maat van je scherm, veel groter dan normaal. Dat maakt zo’n gesprek extra intens.
De oplossing:
Die is eenvoudig: zet Zoom of MS Teams niet in de full-screen stand. Nog beter: verklein je collega’s. Of maak gebruik van andere beelden, zoals een presentatie of een brainstormbord, zoals Miro. Dan kijk je naar wat anders dan je collega’s. Bij een één op één gesprek is het soms fijn om even te bellen, in plaats van te praten met een beeldscherm. Zo deden we dat voor corona ook, en dat werkte prima.
Tip 2: Zet jezelf uit
Op de meeste videoplatforms zie je ook jezelf. Alsof je de hele tijd in een spiegel staat te kijken tijdens een vergadering. Dat is voor de meeste mensen (instagram-verslaafden daargelaten) confronterend. Ongewild kijk je of je haar goed zit, elke achtergrond er in beeld is et cetera.
De oplossing:
Eigenlijk zouden de videoplatforms wat aan hun standaard instellingen moeten veranderen. Bij Zoom kun je ook de ‘hide self-view’ knop gebruiken.
Tip 3: creëer beweegruimte
Bij (telefoon-)gesprekken kun je vaak een beetje rondlopen en bewegen. Zelfs bij een reguliere bijeenkomst in een zaal is het mogelijk even je stoel te verschuiven of koffie te pakken. Bij de online vergadering zit je steeds gekluisterd aan de beeldbuis.
De oplossing:
Dat is lastiger. Het helpt bijvoorbeeld als je een aparte camera hebt, waardoor je met je toetsenbord wat meer bewegingsvrijheid hebt. Wij doen met de collega’s de dagstart wel eens wandelend. Wat onrustig, maar wel lekker.
Tip 4: Geef jezelf een ‘audio only’ break
Bij videovergaderingen hebben we de neiging nadrukkelijker non-verbaal te communiceren. Als we het ergens mee eens zijn houden we onze duim omhoog. Als we het niets vinden schudden we nadrukkelijk ons hoofd. Gebaren die we in een normale vergadering overdreven zouden vinden. We maken die bewegingen met ons bewuste brein (denk aan Kahneman) en dat vraagt dus meer energie.
Daarnaast zien we als kijker soms bewegingen die we druk gaan interpreteren, die soms helemaal niet voor ons zijn bedoeld. Kortom, onze hersenen werken extra hard om gebaren te begrijpen.
De oplossing
Je kunt bij lange vergaderingen af en toe je camera uitzetten. Dat geeft ook beweegruimte (zie tip 3). Zolang je in het laatste geval maar aangeeft waarom je dat doet en zolang niet alle collega’s dat te gelijkertijd doen, want in een zwart scherm turen is ook niet fijn.
De komende maanden zullen we nog meer online vergaderen. Lees bijvoorbeeld ook ‘Goed vergaderen in 7 tips’. Heb je nog andere online vergadertips, dan hoor ik die graag.
Huib Koeleman
Bron: Stanford researchers identify four causes for ‘Zoom fatigue’ and their simple fixes
Aangehaald in de PRWeek Strategic Internal Communication.
[1] Virtual Human Interaction Lab (VHIL)
