alle blogs

Onboarding, een warm welkom voor nieuwe collega’s

Sinds twee maanden ben ik bij ProRail aan een nieuwe interim opdracht begonnen bij een leuke afdeling communicatie. Elke keer dat ik aan zo’n opdracht begin, is het eigenlijk of je een nieuwe baan hebt. Leuk om te zien hoe de onboarding dan is geregeld. Hoe is onboarding bij jullie organisatie? En werkt dat ook in een hybride organisatie? Een goede onboarding zorgt voor gemotiveerde nieuwe medewerkers die langer zullen blijven. Het draagt ook bij aan de cultuur van de organisatie.

Inauguratie rituelen

Het begin was goed. Er stond een rugzak op mij te wachten met een laptop, en alle wachtwoorden werkten. Ik kon binnen no time aan het werk. En een collega had tijd vrijgemaakt om me rond te leiden in het gebouw en me aan collega’s voor te stellen.

Nieuwe medewerkers zijn niet alleen op zoek naar taakinformatie en waardering, ze proberen in het begin vooral te achterhalen ‘hoe het hoort’ in de organisatie. Hoe gaan mensen met elkaar om? Wat is de kledingcode? Ze willen zich op hun gemak voelen en erbij horen. Medewerkers die nieuw zijn in de organisatie, durven een maand of twee open vragen te stellen. Daarna krijgen de nieuwkomers het idee dat ze het eigenlijk wel zouden moeten weten. Ik moest daarbij denken aan dit lijstje met herkenbare indirecte tactieken om die informatie alsnog te krijgen (Jablin & Miller, 1991):

• openlijk vragen stellen aan directe collega’s waarvan ze inschatten dat die de nieuwkomer deze vraag nog niet kwalijk nemen;
• indirecte vragen stellen (meestal informatie over het eigen functioneren);
• vraag in vermomming: in een gesprek proberen nieuwkomers met behulp van grapjes en het maken van statements (‘Ik werk liever over dan dat ik werk te laat inlever’) hun collega’s tot uitspraken te dwingen;
• observatie: als vragen stellen niet mogelijk is, kan het observeren van het gedrag van anderen zeer informatief zijn. Met name de wijze waarop collega’s informeel met elkaar omgaan kan veel vertellen over de waarden en normen van de organisatie;
• meeluisteren: nieuwkomers luisteren hoe collega’s over het werk praten. Zo komen ze erachter wat belangrijk is om te weten.
• testen: door bewust regels te breken, krijgen nieuwkomers informatie over de grenzen van wat mogelijk is. Deze tactiek zullen alleen nieuwkomers met veel zelfvertrouwen toepassen;

Veel van deze vraagtechnieken kun je als nieuweling toepassen als je de collega’s op het werk tegenkomt en er ruimte is voor informele ontmoetingen.

Informeel netwerk

Voor nieuwe medewerkers is het belangrijk dat ze de kans krijgen een informeel sociaal netwerk op te bouwen. Dat begint met elkaar te leren kennen. Daarna helpt het deelnemen aan jaarclubs, sportclubs of geheime genootschappen. Die bieden nieuwelingen de kans om collega’s informeel te leren kennen. Vooral in organisaties die wat losser aan elkaar hangen, zoals organisaties van professionals of met veel thuiswerkers, geven dergelijke clubs de nieuwkomer de kans om netwerken te ontwikkelen. Mensen die in coronatijd zijn begonnen bij een nieuwe werkgever kunnen hierover meepraten.

Er zijn ook minder groepsgerichte methoden om een nieuwe medewerker zich thuis te laten voelen. Men kan hem bijvoorbeeld uitnodigen voor ‘inaugurele rituelen’. Hoewel die rituelen slechts symbolisch zijn, geven ze medewerkers het gevoel erbij te horen. Hoe eerder nieuwelingen de kans krijgen om te delen in de geheimen van de organisatie, hoe eerder zij zich thuis zullen voelen. Bij mijn huidige opdracht had ik bijvoorbeeld een welkomlunch, waar collega’s, nieuwe medewerkers en enkele managers aanwezig waren om informeel bij te praten.

Tips voor het inwerkprogramma

Centrale vragen die een nieuwkomer zich zal stellen zijn: ‘Doe ik het goed?’ en ‘Voel ik mij hier thuis?’ Daarom zal het onboarding-programma ruimte moeten bieden aan het volgende:

• Naast de formele programmaonderdelen moet er gelegenheid zijn voor informele gesprekken met collega’s en managers waarin de cultuur van de organisatie aan de orde komt. Zogenoemde openhaardgesprekken kunnen daarvoor geschikt zijn.
• Bij het opzetten is er rekening gehouden met hybride werken: stappen zijn ook vanaf de thuiswerkplek te doen.
• Er moet gelegenheid zijn om aan te sluiten bij informele netwerken zoals jaarclubs en vakoverleggen, die dwars door de organisatiestructuur heenlopen.
• Als sprake is van een organisatie waar voor het eerst sinds lange tijd nieuwe jonge collega’s binnenkomen, kan het slim zijn de nieuwelingen bij elkaar te zetten zodat ze steun hebben aan elkaar. Hiermee wordt hun vernieuwingskracht behouden.
• Er moet aandacht zijn voor begeleiding door coaches of buddy’s over de invulling van hun rol. De coach is een senior die de nieuwe collega inhoudelijk kan begeleiden, de buddy is een leeftijdsgenoot waar je allerlei praktische vragen aan kunt stellen. De gesprekken die zij voeren, kunnen voor henzelf routinematig zijn, maar voor de nieuwkomer van grote waarde.

Lessen van nieuwkomers

Bij het opstellen van een onboarding-programma kan het helpen om enkele groepsgesprekken te organiseren met medewerkers die zes tot twaalf maanden in dienst zijn. Zij kunnen aangeven waar zij tegenaan zijn gelopen in de eerste maanden van hun nieuwe baan. Deze zogenoemde ‘critical incidents’ verduidelijken de onzichtbare barrières in de organisatie die de nieuwkomer het gevoel geven dat hij niet geaccepteerd wordt. Door deze ervaringen te verwerken in het introductieprogramma kan misschien worden voorkomen dat een nieuwe medewerker voortijdig en onnodig de organisatie verlaat. Lees vooral de tips voor onboarding van collega Roosmarijn Busch als je een echt programma op wil zetten.

Ik had op de eerste werkdag niet alleen mijn laptop en inlogcodes en een rondleiding, maar het was mooi weer en aan het einde van de dag besloot de afdeling nog wat te drinken op een terrasje. Een mooie methode om elkaar te leren kennen en je snel thuis te voelen.

Huib Koeleman