Versterk je Interne Communicatie met het IC-canvas
Het Interne Communicatie Canvas (IC-canvas) is een krachtig strategisch instrument dat de fundering vormt voor interne communicatieplannen en de afbakening van verantwoordelijkheden tussen de communicatieafdeling en andere bedrijfsonderdelen. Dit canvas gaat verder dan slechts de rol van de communicatieafdeling. Het legt de nadruk op het strategisch verankeren van interne communicatie binnen de volledige organisatie.
Een nauwe samenwerking met belangrijke stakeholders binnen de organisatie is essentieel voor het invullen van dit canvas. Van de groepen medewerkers die communiceren tot de interne partners die nodig zijn om het plan daadwerkelijk te implementeren – van HR en ICT tot het management.
Stappen om het Interne Communicatie Canvas in te vullen:
1. Context, de strategische inbedding:
Interne communicatie staat niet op zichzelf. Leg verbinding met de kern van de organisatie door te verwijzen naar strategische documenten zoals de organisatiestrategie, visie en meerjarenplannen. Bouw verder op de reeds gekozen kernwaarden en het organisatieverhaal. Het IC-canvas krijgt zo een concrete context. Kernwaarden en cultuurdragers van de organisatie spelen hierbij een rol, evenals het budget dat beschikbaar is voor zowel de communicatieafdeling als andere bedrijfsinitiatieven.
2. Vaststellen van IC-Doelen:
Omschrijf nauwkeurig de doelen die met interne communicatie worden nagestreefd en breng de connectie tot stand met de overkoepelende organisatiestrategie. Deze doelen kunnen variëren van het delen van werkinformatie en het bevorderen van samenwerking tot het faciliteren van verandering en het vergroten van de betrokkenheid van medewerkers. Geef ook aan wat het IC canvas niet afdekt. Veel visies op interne communicatie behandelen wel ‘beleid en verandering’ en ‘engagement’, maar niet ‘werkinformatie’ en ‘samenwerken’ omdat de laatste twee te dicht zitten op de primaire werkprocessen. Als je die keuze maakt, wees daar dan duidelijk in. Lees hier meer over de functies van interne communicatie.
3. Leidende principes:
Het gebruik van leidende principes voor interne communicatie bevordert transparantie, samenwerking en vertrouwen binnen de organisatie, wat uiteindelijk bijdraagt aan haar succes en groei. Identificeer samen met de organisatieleiding de principes die de interne communicatie sturen, zoals transparantie, openheid, consistentie en het stimuleren van interactie. Deze principes helpen om de interne communicatie verder in te vullen.
4. Thema’s:
Interne communicatie werkt beter als er focus is. Het vaststellen van centrale thema’s helpt om die focus te behouden. Het voorkomt dat de waan van de dag gaat heersen. Het helpt ook om samenhang te zien in afzonderlijke projecten. Thema’s gaan over de grote strategische opgaven waar de organisatie voor staat. Daarnaast speelt interne communicatie een rol in het functioneren van een goede werkgever en HR-thema’s zijn daarvoor belangrijk.
5. Communicatiemix:
Functie/Richtingenmix: Visualiseer hoe verschillende communicatiefuncties zoals informeren, luisteren, dialoog voeren en ervaringen delen zich verhouden tot de vier kernfuncties van interne communicatie (informeren, betrekken, motiveren, faciliteren).
Middelen/Doelgroepmix: Benoem per grote doelgroep (zoals leidinggevenden en medewerkers) de specifieke communicatiemiddelen en kanalen die ingezet worden. Houd rekening met de balans tussen online en persoonlijke communicatie.
6. Interne doelgroepen:
Bij veel organisaties is sprake van informatieoverload. Niet iedereen is in alles geïnteresseerd. Segmenteer medewerkers op basis van hun informatiebehoeften en mediagebruik. Leg uit waarom deze segmentatie waardevol is en verwijs naar bijlagen voor gedetailleerde persona’s en matrixen.
7. Communicatieteam:
Definieer de vijf rollen binnen het communicatieteam: producent/redacteur, strateeg, coach, facilitator/moderator en monitor. Geef aan hoeveel fulltime equivalenten (fte) nodig zijn voor elke rol, zowel op dit moment als gewenst. (bekijk hier meer over de taken van team communicatie)
8. Leidinggevenden en Projectleiders:
Benadruk de rol van leidinggevenden in interne communicatie en beschrijf de ondersteuning die zij krijgen door middel van interne media, toolkits en opleidingsmogelijkheden.
Leidinggevenden vormen de spil van de interne communicatie. Zij zorgen ervoor dat de missie en kernwaarden werken. Zij creëren ruimte voor betekenisgeving en vertalen waar nodig de algemene boodschap van het management naar de specifieke situatie van hun onderdeel of redactie en geven daar invulling aan voor medewerkers. Ze koppelen ook ideeën van medewerkers terug naar het management.
9. Monitoring:
Schets hoe input, output en impact van interne communicatie gemeten worden. Visualiseer deze informatie in een dashboard dat regelmatig wordt bijgewerkt voor voortdurende evaluatie.
10. Budget:
Vertaal de geplande activiteiten naar een budget, De out-of-pocket kosten en de benodigde fte, inclusief eventuele externe inhuur. Koppel het budget expliciet aan de thema’s die de komende jaren spelen over de jaren heen. En geef aan hoeveel budget en menskracht je nodig hebt voor het onderhouden van de communicatie-infrastructuur en voor onverwachte gebeurtenissen voor interne communicatie. Ook het onverwachte is te plannen. (Lees ook: Renata Verloop, Aart Paardekooper: Communiceren met focus – voor meer maatschappelijke impact)
11. Stakeholders
Intern communicatiebeleid tot een succes maken is ook een intern politiek spel. Verschillende partijen zijn nodig om de interne communicatie succesvol te laten verlopen. Maar je hebt ook verschillende afdelingen nodig om beoogde verbeteringen door te voeren. Het is goed om in een vroeg stadium de verschillende (interne) stakeholders in kaart te brengen. Het gaat hierbij dus niet om de interne doelgroepen, maar om de onderdelen die kunnen maken of breken dat het communicatiebeleid een succes wordt. Maak een overzicht van deze partijen, en breng daarbij ook in kaart hoe zij tegenover het nieuwe canvas zullen staan.
Van interne communicatie canvas naar jaarplan
Het Interne Communicatie Canvas biedt een gestructureerd kader dat zowel de communicatieafdeling als de gehele organisatie helpt om een strategische en samenhangende aanpak van interne communicatie te ontwikkelen. Het geeft inzicht in alle facetten van interne communicatie, van strategische verankering tot doelstellingen, middelen, doelgroepen en monitoring.
Door het canvas te gebruiken wordt de organisatie gestimuleerd om te reflecteren op de strategische relevantie van interne communicatie, hoe deze bijdraagt aan bredere organisatiedoelen, en hoe het kan bijdragen aan een hogere betrokkenheid en samenwerking onder medewerkers. Het zorgt ervoor dat er een balans is tussen informeren, luisteren, dialoog voeren en het creëren van betrokkenheid. Kortom, het Interne Communicatie Canvas fungeert als een kompas dat richting geeft aan de interne communicatiestrategie en ervoor zorgt dat alle aspecten van communicatie effectief en doelgericht worden ingezet.
Een uitgebreide beschrijving van het canvas lees je in het boek ‘Interne communicatie’. Wil je aan de slag met een IC-canvas voor je eigen organisatie? Neem dan deel aan de training die we organiseren samen met Van der Hilst.
Ja, ik wil meer weten over deze training IC-canvas
Huib Koeleman
