Regel tegenspraak, voorkom de bubbel
Wat doe je als je je plannen of ideeën wil toetsen? Dan vraag je als het goed is aan collega’s om even mee te kijken en feedback te geven. Grote kans dat je collega’s vraagt die een beetje eenzelfde visie hebben op het vak. Het fijne is dat die collega’s mee willen denken; dat levert een beter idee of plan op. Toch is de kans groot dat je in een bubbel van gelijkgezinden terechtkomt. Voor je het weet heb je last van tunnelvisie. Zeker nu we veel thuiswerken en minder vaak spontaan andere collega’s ontmoeten. Dit probleem komt op alle niveaus in de organisatie voor; van vakgenoten, tot beleidsontwikkelaars en beslissers. Hoe zorg je dat je scherp blijft? Op welke manier voorkom je dat je je morele anker verliest? Wat is de weg naar tegenspraak? Lees enkele ideeën op een rij.
Het begint met veiligheid en vertrouwen
Met het thuiswerken hebben managers, en vooral teamleiders een nog grotere verantwoordelijkheid om veiligheid en vertrouwen te bieden. Alleen als mensen zich veilig voelen, zullen ze zich vrij voelen om tegengas te geven. Dat betekent bewust ruimte geven voor meningen van verschillende collega’s. In de Zoom- of Microsoft Teams-vergadering is het lastiger om subtiele signalen op te vangen. Zorg dus dat iedereen aan bod komt. Dat vraagt soms meer structuur dan we in Nederlandse organisaties gewend zijn. Naast het écht luisteren via teamvergaderingen, zal de teamleider ook meer persoonlijke interesse toont in medewerkers. Dat vraagt om (online) aandacht in gesprekken. Organisaties met een grote span of control, kunnen kleinere teamgroottes overwegen. Bij te grote teams vallen mensen buiten de boot. Lees hier meer over teams meenemen in verandering.
Start casebesprekingen
Behandel eens in de maand de manier van werken met je collega’s. Bespreek concrete cases en neem stap voor stap door welke keuzes je hebt gemaakt. Laat collega’s daarop reageren. Kijk daarbij niet alleen naar de resultaten, maar vooral ook naar de onderliggende argumenten voor de gemaakte keuzes. Dat zorgt ervoor dat je samen weer scherp hebt wat de gezamenlijke uitgangspunten zijn. Hierbij kunnen ook de mores en ethische uitgangspunten van de organisatie aan de orde komen: Zo doen we dat hier! Deze vorm van intervisie zorgt niet alleen voor binding, maar ook voor meer plezier in het werk.
Organiseer dwarskijksessies
Je kunt die intervisie nog breder trekken. Om tunnelvisie te voorkomen, organiseert de gemeente Amsterdam bijvoorbeeld dwarskijksessies. Deze sessies zijn ontstaan door de evaluatie van het beleidsproces rond de Noord-Zuidlijn. Daar was sprake van tunnelvisie.
De gemeente organiseert nu voor belangrijke projecten of issues bijeenkomsten (ook online). (Ervarings-)deskundigen discussiëren over het onderwerp met door hen ingebrachte stellingen. Het project- of beleidsteam is toehoorder. Dat is nog best lastig, maar het voorkomt dat de projectleden zich verdedigen en de standaardargumenten inbrengen, waardoor de frisse kijk van anderen zou worden vertroebeld.
Regel een hackathon
Hackathons kun je zien als creatieve dwarskijksessies: buitenstaanders proberen het systeem te hacken. Een hackathon is een bijeenkomst van software- en websiteontwikkelaars, designers en businessstrategen om gezamenlijk aan een thema te werken. Het doel is dat ze, meestal binnen 24 uur, een innovatieve en creatieve oplossing bedenken voor een bepaald thema of om een probleem van een bedrijf op te lossen. Hierdoor leent een hackathon zich goed voor het oplossen van praktische vraagstukken. De deelnemers kijken buiten de box.
Collega Roosmarijn Busch bij de Hackathon voor de omgevingswet.
Of fuck-up-sessies
Een bijna feestelijke vorm van dwarskijken is de fuck-up-sessie of een flaterfestival. Een bijeenkomst waarbij verschillende collega’s eigen cases inbrengen en aangeven wat er mis is gegaan. En wat ze daarvan hebben geleerd. Dat vraagt een veilige omgeving. Het helpt als een van de senior projectleiders begint met zijn of haar case. Paul Iske van het Instituut voor briljante mislukkingen heeft inspirerende voorbeelden van werkvormen. In het online ‘Fuck up’-boek lees je inspirerende fuck-ups en hiervan geleerde lessen.
Voer ABC-gesprekken
Minder vergaand zijn zogenaamde ABC-gesprekken of openhaardgesprekken. Het management nodigt aselect (bijvoorbeeld op alfabet) collega’s uit de organisatie uit om zonder agenda te praten over de organisatie. Wat gaat goed? Is er iets wat knelt? Hoe kan beter? Open gesprekken in kleine groepen om uit de bubbel van het management te komen en om te horen wat er echt speelt. Dat kan ook met behulp van luistersessies. Een methode om waardevrij ideeën te inventariseren van mensen in de organisatie.
Organiseer toevallige ontmoetingen
Het klinkt bijna tegenstrijdig, toevalligheid organiseren. Maar nu we veel thuiswerken, missen we de ontmoetingen bij het koffieapparaat, in de lift of in het bedrijfsrestaurant. Juist die toevallige ontmoetingen kunnen leiden tot leuke gesprekken die je het bredere plaatje opleveren. Hoe organiseer je dat nu? Microsoft Teams heeft de optie om een koffieafspraak van 15 minuten te maken met een willekeurige collega (Teams kan ook in alle agenda’s, vandaar). Voeg de bot ‘Icebreaker’ toe. Leuk en even anders!
Ook binnen een online vergadering zijn toevallige ontmoetingen mogelijk. Zoom (en sinds kort ook Microsoft Teams) hebben de optie de vergadering op te splitsen in subgroepen. Dat kan met van tevoren vastgestelde groepen, maar kan ook aselect. Dat laatste is veel leuker en spannender. Zorg dat je de vergadering onderbreekt om, al is het maar tien minuten, samen met vier andere collega’s te brainstormen of te reflecteren op een bepaald onderwerp. Dat levert energie en nieuwe ideeën op.
Gebruik de online community
Je kunt ook de input van collega’s vragen via de online community. Deel een dilemma, een stelling via social intranet. Misschien beetje eng, maar het kan nieuwe inzichten opleveren. Ook bij deze methode is het belangrijk dat er voldoende vertrouwen in de community is om andere geluiden los te krijgen. Het is ook goed om in de gaten te houden dat niet juist alleen dezelfde bubbel reageert. Je kunt de bubbel open maken door bewust collega’s te taggen waarvan je weet dat ze een andere mening hebben. Daarnaast kan het handig zijn om een moderator in te zetten die bewust steeds anderen vraagt mee te praten. Enige structuur kan helpen. Bijvoorbeeld door per maand één thema te bespreken en aan het eind van de maand de belangrijkste inzichten te delen.
Moreel kompas
Thuiswerken kan er zelfs toe leiden dat we ons moreel kompas kwijtraken en door gebrek aan tegenwicht, de waarden van de organisatie uit het oog verliezen. We worden minder makkelijk bijgestuurd door een blik van een collega of een opmerking van een leidinggevende. Het organiseren van tegenspraak is dus juist nu relevant. Bijna alle voorbeelden kunnen ook online worden gerealiseerd. Wacht niet tot iemand anders jou benadert, maar pak zelf de telefoon of chat. En het is nog leuk ook!
Huib Koeleman
Mail mij de infographic
Klik hier voor een download van de infographic: regel tegenspraak.
