SharePoint of Office365 intranet?
Bij het SharePoint-congres 2016 werd me duidelijk dat er nog lang geen één beste oplossing is voor een intranet. Ik had gehoopt mooie nieuwe ontwikkelingen te zien. Maar nee, SharePoint is nog steeds ingewikkeld en de combinatie met Office 365 levert niet snel groter gebruiksgemak. Het congres bevestigde vooral dat je het communitymanagement ruim baan moet geven wil je SharePoint/ Office365 als social (interactief) intranet goed laten werken. Ruimer dan nu meestal het geval is. Dat is dan weer het goede nieuws voor ons als communicatieadviseurs.
Social of Sharepoint?
Voor een samenwerkingsplatform heeft een social intranet mijn voorkeur vanwege het gebruiksgemak en de focus op de gebruiker. Helaas zijn de beschikbare social platforms nog niet zover dat er een echt goed documentmanagement-systeem in zit. Bovendien is de integratie met Office-programma’s nog beperkt. Van verschillende aanbieders weet ik dat ze hard op weg zijn. Zeker de integratie met Office is lastig, simpelweg omdat Microsoft daar zelf geen belang bij heeft.
Veel organisaties zitten daarom vast aan SharePoint, steeds vaker gekoppeld aan Office 365. Zowel SharePoint zelf als Office 365 zijn te gebruiken als intranet, maar dit blijft ingewikkeld. De techniek prevaleert. Ik begreep van keynote spreker Michael Sampson dat het nieuwe SharePoint 2016 een beter gestroomlijnde user interface krijgt. Ook zij zijn hard aan het werk. Voor nu is het gebruiksgemak nog ver te zoeken.
Microsoft’s belangen
Ik hoopte mooie cases te zien van organisaties met gebruiksvriendelijke Office 365-portals. Die hoop werd helaas tenietgedaan door de presentatie van keynote spreker Perttu Tolvanen. Hij maakte aan de hand van de businessmodellen van Microsoft duidelijk dat Microsoft zich nu richt op twee zaken: Office 365-licenties en het inrichten van Microsoft Azure als backbone voor alle applicaties. Voor die Office 365-licenties zijn en worden nog wel goed bruikbare applicaties zoals Yammer en LinkedIn gekocht, maar Microsoft investeert niet in het gebruiksvriendelijk integreren van alle applicaties in een eigen social intranet. Kortom, de focus van Microsoft ligt niet op social. Ik vond dat een plausibel verhaal. Wel jammer natuurlijk.
Investeren in de gebruiker
Voor de organisaties die voor hun intranet kiezen voor of nog vastzitten aan Sharepoint-oplossingen is het zaak om te investeren in de gebruiker. De techniek klopt wel en ontwikkelt gestaag verder. Michael Sampson: “It’s easy to get excited about the technology improvements… but what matters most is making a difference in the lives of the information workers we serve.” Voor succesvolle implementatie gaat het volgens hem voor 90% om de gebruikers en slechts voor 10% om technologie.
Geef daarom vooral de communitymanager de ruimte om te investeren in de gebruikers, met support, relevantie voor het werk, stimulerende cultuur, leiders die het voorbeeld geven, best practices, training en tutorials. Een mooie uitdaging voor de communicatieprofessionals om zich nadrukkelijker met hun SharePoint te gaan bemoeien.
Wil je meer weten over community management? Wij helpen je graag om die rol nog steviger in te gaan vullen.
