alle blogs

SharePoint vs MS Teams vs Viva Engage: wat gebruik je wanneer?

Steeds meer organisaties werken met Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive en Viva Engage, voor het verbeteren van samenwerking en interne communicatie. De spraakverwarring over de begrippen is groot. Wat is SharePoint eigenlijk? En OneDrive? En hoe verhouden SharePoint, Teams, OneDrive en Viva Engage zich tot elkaar? In dit blog een uitleg waar je niet technisch voor hoeft te zijn. Op het einde staat het samengevat in een overzichtelijke tabel.

Wat is SharePoint?

Als je werkt met Microsoft en samenwerkt aan documenten, dan heb je zeer waarschijnljik met SharePoint te maken. SharePoint is van origine een documentmanagementsysteem. Het is de plek waar je documenten opslaat, organiseert, beheert en kan bekijken. Het beschikt over allerlei handige snufjes die deze taken vereenvoudigen. Denk hierbij aan automatisch versiebeheer, slim toegangsrechten geven of werken met trefwoorden/ tags. Je zou kunnen zeggen: SharePoint is de archiefkast van je projectruimte. Je kunt in je archiefkasten allerlei documenten kwijt, en je kunt ook lades afsluiten en alleen een selecte groep de sleutel geven. Ook goed om te weten, SharePoint is de opslagplaats voor bestanden vanuit MS Teams.

SharePoint is heel handig voor documentmanagement, maar dat is niet alles. SharePoint wordt veelvuldig ingezet voor de interne communicatie als een intranet. Dan werk je met zogenaamde communicatiesites met uitgebreide nieuwsmodule, en allerlei handige functionaliteit die je op een intranet verwacht. Nieuwsgierig naar de mogelijkheden van SharePoint Online als intranet? Lees alles over SharePoint als intranet.

Er bestaan verschillende versies van SharePoint. Sommige organisaties draaien nog op SharePoint 2016. Dat is nog een versie die draait op het netwerk en de servers van de organisatie zelf. Een versie die overigens binnenkort niet meer wordt ondersteund door Microsoft. Voor veel organisaties is dit een aanleiding om een volgende stap te gaan zetten. De moderne SharePoint heet SharePoint Online en draait in de Cloud. Dat wil zeggen dat de data online staat opgeslagen en via internet opvraagbaar is en zichtbaar op je computer, tablet of smartphone. Online is qua gebruikerservaring, voor zowel bezoekers van het intranet als voor de redactie, bijna niet meer te vergelijken met oudere versies. Het beheer in SharePoint Online is vele malen makkelijker en leuker geworden.

Verder kun je SharePoint ook inzetten als beeldbank, of voor het automatiseren van allerlei bedrijfsprocessen. Denk bijvoorbeeld aan het verwerken van declaraties, verlofaanvragen of het bijhouden van een inventarislijst.

Dit is SharePoint uitgelegd in 1-minuut door Microsoft:

 

Wat is Microsoft Teams?

MS Teams is in de markt gezet als voor online teamcommunicatie. Met Microsoft Teams kun je online samenwerken. Je creëert een virtuele, gedeelde werkplek waardoor vergaderen, het delen van bestanden en samenwerken op afstand gemakkelijk en snel gaat. We zien nu nog vaak dat het gebruik van MS Teams niet veel verder gaat dan videobellen en presentaties geven. Zonde, want er kan zoveel meer!

Wat kun je met MS Teams in de kern?

In MS Teams maak je een of meerdereTeams aan met een groep collega’s en/of externen. De inrichting van een Team gaat met zogenoemde kanalen. Per Team krijg je standaard een kanaal ‘Algemeen’. Daarnaast kun je aanvullend kanalen aanmaken voor specifieke projecten of thema’s waar je een gesprek over wilt voeren en op wilt samenwerken. Zo hebben wij voor iedere opdrachtgever waar we intern over afstemmen een eigen kanaal. En hebben we een Team Bureau waar we kanalen hebben, zoals PR en marketing, Vakontwikkeling, Werving en selectie en Teamoverleg.

Wat kan je met een kanaal? Per kanaal krijg je standaard een aantal tabs: Berichten, Bestanden en een + teken. Zoals je zou verwachten kun je bij Bestanden je documenten opslaan. En bij Berichten kun je berichten sturen en de documenten bij dat bericht plaatsen door een link naar het document in Bestanden te koppelen. Zo kun je input vragen op een document en een discussie erover voeren. Je kunt ieder kanaal ook verder inrichten voor je team door belangrijke informatie als tabblad uit te lichten. Denk aan een tab met het online teamnotitieblok, strategiedocument, de huidige planning of het koppelen naar een tool die het team veelgebruikt (zoals Miro of Mural).

De uitdaging bij het werken in Teams?

Door de covid-periode heeft MS Teams een enorme boost gekregen. Ondertussen heeft het wereldwijd miljoenen gebruikers. De praktijk is dat de meeste medewerkers lid zijn van steeds meer Teams, maar deze niet optimaal gebruiken. De juiste inrichting van Teams blijkt in de praktijk best uitdagend en het vraagt het nodige beheer. De uitdaging is namelijk dat je steeds keuzes moeten maken over wanneer je een nieuwe Teams start, en keuzes moet maken over met welke kanalen je wilt werken. MS Teams is voor de gebruiker al snel onoverzichtelijk als je hier met elkaar geen goede afspraken over maakt. Dan weet iemand niet meer waar je iets moet plaatsen en waar je dingen kunt terugvinden. Door te veel Teams en kanalen ontstaat verwarring. Dit zien we momenteel veel.

Een metafoor: bekijk MS Teams als een virtueel dorp

Hoe help je jouw collega’s om structuur van Teams uit te leggen? Een metafoor hierover helpt om te begrijpen hoe verschillende Teams en kanalen zich tot elkaar zich verhouden. Iedere organisatie kun je zien als een dorp met allerlei gebouwen, zoals huizen en bedrijven. Ieder team is een eigen gebouw waar mensen samenwerken in verschillende kamers. Ieder gebouw heeft een eigen onderwerp waar het zich mee bezig houdt. Iedere kamer is een kanaal in Teams. Sommige kamers zijn verborgen en alleen zichtbaar voor degenen met de sleutel (privékanalen). Ook heb je bij sommige gebouwen een schuurtje in de tuin (shared/ gedeeld kanaal). Deze is toegankelijk voor de bewoners van het gebouw, maar ook voor de buren die je de sleutel hebt gegeven. Of zelfs voor bewoners van het dorp verderop (gasten/ externe gebruikers). Alleen de beheerders van het gebouw bepalen wie toegang heeft tot de schuurtjes en privékamers.

Dit zou er visueel zo uit kunnen zien:

Ter inspiratie ook een paar voorbeelden van hoe de structuur van kanalen eruit kan zien. Een kanaal met een icoon van een slotje is privé. Dus alleen voor een aantal mensen uit het hele team zichtbaar en toegankelijk. Het kanaal met het link-icoon is een Shared/ Gedeeld kanaal. Hierbij kun je mensen van buiten je team toevoegen.

Wat is MS Teams nog meer?

Microsoft is bezig om MS Teams te positioneren als de start van je werkdag: de tool waar alles samenkomt voor een volledige employee experience, zowel via je desktop als op je mobiel. Naast de kern van de Teams, het bellen en chatten, kun je ook je SharePoint-intranet direct zichtbaar maken via MS Teams. Dit kan via Viva Connections waarbij een nieuwe startpagina in Teams wordt gepresenteerd als een gepersonaliseerd dashboard. Dit onderdeel is momenteel volop in ontwikkeling, en het is in mijn ogen overigens nog verre van perfect. De moeilijkheid is onder andere dat je qua branding beperkt bent. Met MS Teams ter vervanging van je intranet is het lastig om het gevoel te geven dat je thuis bent in jouw organisatie vanuit de vormgeving, en niet bij Microsoft of een willekeurig ander bedrijf. Als samenwerkruimte is het wel een erg fijne tool, mits goed ingericht.

Verwarring over teamsites met of zonder MS Teams

Met het risico toch een klein beetje technisch te worden, toch wel iets belangrijks wat ook voor verwarring kan zorgen. MS Teams maakt zogenoemde Teamsites in SharePoint aan (waar dus de archiefkasten met documenten staan). Voordat MS Teams bestond werden deze Teamsites op SharePoint ook al gebruikt om documenten per project met elkaar te delen. Deze teamsites waren dan dus niet gekoppeld aan de paarse Teams. De focus lag hier op het opslaan en delen van documenten. Bij MS Teams worden de zogenaamde SharePoint Teamsites automatisch gecreëerd. Via Teams zie je de bestanden die in SharePoint zijn opgeslagen. Via SharePoint in je browser (via office.com) zie je alle sites waar je via Teams toegang toe hebt. Het kan zo zijn dat er in jouw organisatie nog teamsites bestaan, die niet gekoppeld zijn aan MS Teams. Dan is er wel een gedeelde documentenvindplaats maar geen communicatieomgeving hiervoor met Berichten, Bestanden en Tabs in Teams. Dit is iets wat medewerkers vaak lastig te begrijpen vinden.

Wat is OneDrive?

En dan is er ook nog OneDrive. Dit is de plek voor je persoonlijke documenten. De eigenaren van documenten in OneDrive zijn altijd personen en geen teams. De documenten zijn privé totdat ze gedeeld worden. Daarnaast kun je via de OneDrive-app bestanden naar jouw computer synchroniseren. Dit kunnen ook Teams-bestanden zijn, en dus niet alleen OneDrive persoonlijke bestanden. Het zou best handig zijn geweest als ze hiervoor een andere naam hadden verzonnen om spraakverwarring te voorkomen.

Wat is Viva Engage?

Viva Engage richt zich specifiek op het bevorderen van community-gevoel, verbinding en betrokkenheid van medewerkers binnen een bedrijf. Het gaat meer over communicatie over de teams heen. Mensen kunnen groepen starten vanuit hun interesses. Berichten kunnen ook gelabeld worden met tags met onderwerpen die iemand wil volgen. Dialoog en interactie staan hier centraal, en niet zo zeer het samenwerken aan documenten. Denk aan kennisuitwisseling, inspiratie, informele communicatie, of interactie rondom lokaal nieuws. Bouwbedrijf Heijmans zet Viva Engage in als het interne communicatiekanaal, en heeft daarnaast geen intranet. Wij gebruiken het naast MS Teams als ons informele kanaal. In de algemene groep delen we onze vakantiefoto’s, bij funfacts komen de leuke nutteloze feitjes en bij de kijk- en luistertips delen we goede films, podcasts en boeken die we de moeite waard vinden. Viva Engage is overigens de vernieuwde versie van Yammer, wat al bestond sinds 2008. In 2023 is Yammer opnieuw vormgegeven en hernoemd naar Viva Engage.

 

Wanneer gebruik je SharePoint, Teams, Viva Engage en OneDrive?

Dus welke app gebruik je nu voor wat? In grote lijnen kun je de volgende indeling maken.

Organisatorische uitdaging: van wie is MS Teams en wat is je digitale voordeur?

De organisatorische vraag hierbij is: van wie is MS Teams? Is het een communicatieplatform waarbij Comms aan het stuur staat? Is het samenwerking en productiviteit? En wie in de organisatie is hier verantwoordelijk voor? Voor een goede strategie en implementatie zijn verschillende rollen cruciaal. IT, Communicatie, HR en de business partners zullen hiervoor samen goed moeten optrekken. Dat gaat in de praktijk helaas nog niet altijd op deze manier. IT heeft vaak ook een ticketingsysteem (bijv Topdesk of ServiceNow) dat de informatiefunctie van een intranet over lijkt te kunnen nemen. HR heeft HR-platform (WorkDay of AFAS) dat ook intranetfuncties in zich heeft. Deze platformen lijken soms te vechten om de eerste plek. Als je dit als organisatie niet gezamenlijk oppakt, dan is de medewerker hierbij de dupe. Die moet zelf zijn weg zien te vinden. Dit levert kanalenstress op en geen goede employee experience. Een goed startpunt is het invullen van het interne communicatie canvas. 

Begrijp wat Microsoft voor jouw interne communicatie en samenwerking kan betekenen

Het is een uitdaging om de ontwikkelingen van Microsoft te volgen. Een handige informatiebron over de nieuwste ontwikkelingen is de blogsite van Microsoft over MS Teams. MS Teams is een krachtige tool waar je als organisatie echt succesvoller door kan worden. De manier waarop het in de organisatie wordt ingezet en de adoptie zijn bepalend voor het succes ervan.

Eind maart pusht Microsoft de vernieuwde Teams, te herkennen aan dit Teams icoon: Ben je vanuit communicatie al betrokken en geïnformeerd over deze nieuwe mogelijkheden? Het kan zijn dat jouw organisatie al is overgestapt. Zorg dat je dicht bij de ontwikkelingen blijft, denk na over welk doel MS Teams voor jullie organisatie vanuit communicatie, samenwerking en productiviteit moet hebben. En richt het daarop in. Mocht je een sparringspartner zoeken, dan helpen we graag.

Roosmarijn Busch