alle blogs

Sociale veiligheid en interne communicatie: spreek je uit!

Angst, pestgedrag en een zwijgcultuur. Helaas, de sociale veiligheid is in veel organisaties nog onder de maat. Er zijn wel steeds meer vertrouwenspersonen en er worden ook vaker protocollen opgesteld, maar dat is onvoldoende om ongewenst gedrag te voorkomen. De gewetensvraag is: “Spreek jij je uit als je iets ziet dat niet door de beugel kan?” Welke rol kan interne communicatie vervullen om organisaties sociaal veiliger te maken? En wat voor invloed hebben de huidige maatschappelijke denkbeelden op het bespreekbaar maken van dit onderwerp? In dit blog probeer ik enkele aspecten te duiden en tips te geven voor een lastig onderwerp. Het vraagt bij veel organisaties het aanscherpen van de waarden. Een echte cultuurversterking

• Sociale veiligheid, wat bedoelen we daarmee?
• Waarom is het lastig in te grijpen?
• Welke maatregelen kan een organisatie nemen?
• Hoe kan interne communicatie bijdragen?

Sociale veiligheid, wat bedoelen we ermee?

Er is sprake van sociale veiligheid als iedereen zich veilig voelt om zichzelf te zijn en als je je vrij voelt om ideeën in te brengen bij gesprekken en discussies, ongeacht zijn, haar of hens positie in de organisatie. Dus ook als junior durf je je inbreng te delen als er een managementlid aanwezig is. Sociale veiligheid is breder dan grensoverschrijdend gedrag of het discrimineren van collega’s. Het gaat om een basiscultuur waar iedereen gezien en gehoord wordt. En als er gedrag is wat niet past, dat niet alleen leidinggevenden ingrijpen, maar ook collega’s bereid zijn om daar wat van te zeggen. Uiteindelijk is het een teamverantwoordelijkheid! Het gaat erom dat we niet wegkijken. Dat we gedrag bespreekbaar durven maken.

Waarom is het lastig?

Juist bij de teamverantwoordelijkheid ligt een lastig punt. Zijn we in staat en bereid om elkaar bij te sturen? Maken we een opmerking als er een foute grap wordt gemaakt? En zo ja, hoe doen we dat zodat degene die de fout maakt ervan leert en degene over wie een grap wordt gemaakt zich niet nog onveiliger gaat voelen? Dat vraagt om het doorbreken van moreel zwijgen en het gesprek aan te gaan.

Het doorbreken van het zwijgen is lastiger geworden, mede door het hybride werken. Je durft elkaar eerder aan te spreken als je een relatie hebt met de ander. Met het werken op afstand is het lastiger betekenisvolle relaties met collega’s te ontwikkelen. Hierdoor durven mensen minder snel vrijmoedig te spreken en te zeggen wat men denkt. Hierdoor is er minder tegenwicht tegen foute grappen, pestgedrag en wegkijken (bron: André Wiersma).

Welke maatregel kan een organisatie nemen?

Er zijn verschillende stappen[1] die een organisatie kan nemen om goed in te kunnen grijpen als er zaken misgaan:

1. Stel een gedragscode vast (wanneer gaat iemand in de fout?), die doorbouwt op de waarden.
2. Check kwetsbare functies en processen en inventariseer risico’s, en probeer die te verminderen.
3. Benoem een integriteitsfunctionaris (die pakt het proces op).
4. Zorg voor verschillende vertrouwenspersonen (herkenbare en vertrouwde eerste opvang).
5. Richt een punt in waar die kunnen worden bereikt (op eigen naam) en communiceer hierover.
6. Geef trainingen over gewenst gedrag.
7. Stel een moreel beraad in, om situaties te toetsen en om regelmatig te bespreken hoe het gaat.

Lees ook het boek: Het juiste doen als niemand kijkt van Frank Peters

Hoe interne communicatie kan bijdragen aan sociale veiligheid

Maak maatregelen en contactpersonen bekend

Interne communicatie kan helpen door te zorgen dat de maatregelen die de organisatie heeft bekend zijn. Dat protocollen makkelijk zijn te vinden en dat vertrouwenspersonen niet alleen te vertrouwen zijn, maar ook makkelijk zijn te benaderen. In veel organisaties zijn er wel protocollen, alleen weet niemand ervan, behalve HR.

Hanteer bestaande kernwaarden als opstap voor het gesprek

Het helpt als de organisatie werkt met kernwaarden die een basis bieden voor sociale veiligheid. Dat klinkt bijna overbodig, maar het helpt als we ‘we discrimineren niet, en iedereen is welkom’ als waarde hebben. Dan ben je een basis om het gesprek aan te gaan. En dat voorkomt, zeker nu, dat degene die zaken aan de orde stelt wordt weggezet als ‘woke’. Want het zijn waarden die de organisatie expliciet omarmt.

Verwerk het in leiderschapscommunicatie

Dat vraagt ook om het expliciet maken hoe de leiding van de organisatie hiermee omgaat. Als grensoverschrijdend gedrag wordt geconstateerd is expliciet ingrijpen nodig. Natuurlijk ondersteun je leidinggevenden in hun rol als dit een vast onderdeel is van leiderschapscommunicatie-trainingen. Het voert te ver voor dit blog om dit uit te werken. Lees het boek ‘Het juiste doen als niemand kijkt’ als je hier verder op in wil gaan.

Een test is niet genoeg

Vanuit HR zijn er verschillende online werkvormen die medewerkers en leidinggevenden bewust kunnen maken van gewenst gedrag. Maar het online doen van een test en het afvinken van een checklist is niet genoeg. Het gaat om de gesprekken die volgen. Met je collega’s daadwerkelijk praten over dergelijke situaties. Het geven van trainingen aan alle medewerkers van de organisatie over gewenst en ongewenst gedrag geeft een stevige basis. Maar het vraagt ook onderhoud in de dagelijkse praktijk. Direct leidinggevende spelen in dagelijkse gesprekken een cruciale rol. Hoe treden zij op bij een foute grap? Hoe sturen zij teamleden bij? Hoe creëren zij een sfeer waar iedereen bij kan dragen aan de discussie? Het vraagt inclusief leiderschap met oog voor Deep Democracy. Leiderschapscommunicatie is daarmee een van de belangrijke bouwstenen om sociaal veiliger gedrag te borgen in de organisatie. Dat vraagt training en begeleiding.

Het creëren van een sociaal veilige cultuur is niet makkelijk. Communicatie alleen is niet voldoende. Maar door mee te denken met HR en management kan communicatie helpen om sociaal wenselijk gedrag op de agenda te krijgen, regels bekend te maken en te zorgen dat in het dagelijks werk de juiste gesprekken plaatsvinden. Uiteindelijk wil je dat iedereen de ruimte krijgt zichzelf te zijn en om zich uit te spreken in de organisatie. Sociale veiligheid en interne communicatie kunnen elkaar versterken!

Huib Koeleman

Wil je meer weten? Schrijf je in voor de cursus ‘Het juiste doen als niemand kijkt’

Lees ook

 

[1] Meer over Deep Democracy: https://deepdemocracy.nl/expertises/basis-gespreksmodel/

[1] Bron: partos