Werk agile; verbeter de communicatieafdeling!
Deel 6 uit de serie ‘Vernieuw de communicatieafdeling in 7 stappen’
Verbeter de communicatieafdeling! De rol van de communicatieprofessional verandert. We bewegen zo goed als mogelijk mee met veranderingen in onze omgeving. In deze serie bespreek ik ‘7 stappen’ hoe je je afdeling nieuw leven in kan blazen (zie figuur 1). De stappen spreken voor zich, maar moeten natuurlijk wel goed worden gezet. De zesde stap naar een vernieuwde communicatieafdeling gaat over hoe we ons werk beter kunnen stroomlijnen.
Working out loud!
In ons werk pleit ik niet echt voor een Prince2-achtige rigide manier van organiseren. Zeker de wereld van communicatie valt lastig lang vooruit te plannen. Vandaar dat we ook in de communicatiewereld vooral Agile willen werken en dat scrummen en ‘Working out loud’ veel volgers heeft gekregen. Bij Agile werken denk ik vrij naar het Agile manifesto aan vier uitgangspunten die je kunnen helpen om je werk te stroomlijnen:
- Stel de opdrachtgever centraal. Weet voor wie je wat doet. Vrijwel alle activiteiten van een communicatieafdeling doe je voor een interne opdrachtgever. Maak de rol van ‘product owner’ expliciet. Bepaal samen gewenste uitkomsten, tijd en inzet. Bespreek regelmatige updates waarin activiteiten kunnen worden bijgesteld.
- Het gaat om de samenwerking en interactie, niet om de processen en tools die voor die samenwerking ingezet worden. Work out loud. Het helpt als je in jouw afdeling een projectenbord maakt, waar je met elkaar en met opdrachtgevers en partners rondom kunt staan om de voortgang, successen en ‘to do’s‘ kunt bespreken. Digitaal samenwerken in een applicatie als Trello is handig, mits aanvullend op echte interactie. Laat in ieder geval goed zien en horen waar je mee bezig bent.
- Richt je op oplossingen bieden. Op doen in plaats van stukken schrijven. Organiseer daarvoor een wendbare manier van samenwerken. Teams die hun eigen werk kunnen organiseren. Op zelfmanagement. Op rollen die makkelijk bijgesteld kunnen worden, door deze regelmatig in apart overleg onder de loep te nemen. Zijn er spanningen in de zin van taken die blijven liggen of collega’s die teveel taken moeten oppakken die niet bij hun rol horen?
- Blijf inspelen op verandering. De hierboven beschreven manier van werken helpt je om de taak makkelijk bij te kunnen stellen. In overleg met opdrachtgever, in interactie met het team en in makkelijk bij te stellen teams en rollen. Door volgens deze vier stelregels te werken maak je jezelf een betrouwbare partner in jouw organisatie.
