Start ook een virtuele coffeecorner!
Een kort ‘Hoe was je weekend?’-gesprek bij de koffieautomaat, of een ‘Wie denk jij dat de mol is?’-gesprek tijdens de lunch. We zijn gewend aan informele contacten tijdens het werk. Dat informele contacten op de werkvloer belangrijk zijn, is geen verrassing. Informeel contact met collega’s leidt tot een prettige werksfeer, minder stress en meer productiviteit en werkgeluk (Dell & Deloitte). Hoe behoud je informeel contact wanneer de meeste mensen thuiswerken? Lees in deze blog hoe je een virtuele coffeecorner start. Met handige tips voor gebruik.
Thuiswerken
Steeds meer mensen werken thuis. Dat is steeds vaker zo in normale omstandigheden, en zeker nu het geval in tijden van de coronacrisis. Van alle kanten komen er nieuwe digitale systemen voorbij. Microsoft Teams, Zoom of Slack, alle bieden de mogelijkheid om efficiënt samen te werken. Helaas is voor informele contacten vaak nog niets geregeld. Mensen missen de gesprekken bij de koffieautomaat. Tijd voor een virtuele variant!
De virtuele coffeecorner
Het openen van een virtuele coffeecorner is vrij eenvoudig: open een extra kanaal in het huidige digitale systeem. In de virtuele coffeecorner wordt helaas geen koffie geserveerd, maar het biedt wel een plek voor informele contacten. Mensen kunnen inloggen om een praatje te maken, of om samen een kopje (zelfgemaakte) koffie of thee te drinken.
Hoe vinden medewerkers het?
Bij opdrachtgever GroenWest probeerden we het: we openden de virtuele coffeecorner. We planden een Microsoft Teams-overleg in van 8.00 tot 17.00. Collega’s konden inloggen om een praatje te maken. Via intranet gaven we extra aandacht aan de coffeecorner, en voilà: de eerste mensen verschenen.
De eerste twee dagen waren zo’n anderhalf uur per dag collega’s virtueel aan het koffiedrinken. Er ontstonden veel leuke gesprekken tussen verschillende collega’s. Velen waren enthousiast, maar er waren ook tegengeluiden: collega’s vonden het teleurstellend om 10 minuten ingelogd te zijn en niemand tegen te komen. Daarom hebben we op dag drie en vier twee sessies georganiseerd: tussen 9.30 en 11.00, en tussen 13.00 en 14.30. Dit werkte beter. Er was ongeveer evenveel contact, maar het concentreerde zich in een kleiner tijdsbestek. Hierdoor hoefden mensen minder lang te wachten tot zij een collega tegenkwamen voor een praatje.
Na een week hebben we medewerkers op intranet gevraagd wat ze van de virtuele coffeecorner vonden. De resultaten waren duidelijk: 85% van de medewerkers die de poll invulden vond het een leuk initiatief. Ook gaven medewerkers aan dat het beter werkt om twee sessies te houden, in plaats van één lange sessie: 92% gaf hier de voorkeur aan.
Onderhoud de coffeecorner
Hoewel mensen enthousiast zijn over de virtuele coffeecorner, liep het aantal koffiegesprekjes na een aantal dagen wel terug. Misschien is het nieuwtje eraf, of zetten mensen informele contacten voort op andere kanalen. Er is dus onderhoud nodig om te zorgen dat de koffieautomaat levendig te houden. Berichten op intranet kunnen hierbij helpen, maar ook de aanwezigheid van andere collega’s. Open je zelf een virtuele coffeecorner? Zorg dan dat jij, of je directe collega’s, regelmatig zelf een kopje koffie komen drinken!
Resumé
Wanneer mensen veel thuiswerken schiet informeel contact met collega’s er vaak bij in. Zonde, want informeel contact levert een hoop op. Een virtuele coffeecorner is een leuke manier om informeel met elkaar in contact te blijven, maar heeft wel aandacht nodig. Zo is het raadzaam om:
- Ruchtbaarheid aan de opening van de virtuele coffeecorner te geven.
- De virtuele coffeecorner op bepaalde momenten te openen, maar niet de hele dag.
- De koffiehoek te onderhouden, en zelf regelmatig een kopje koffie te komen drinken.
Naast een virtuele coffeecorner zijn er nog meer manieren om informeel met elkaar in contact te blijven. Zo kun je met elkaar de week afsluiten met een virtuele vrijdagmiddagborrel. Lees deze, en andere tips, in de Huib zijn blog: Thuiswerken: slim samenwerken tijdens de coronacrisis.
