Interne crisiscommunicatie tijdens corona
Het is alsof ik in een film zit. Het werkend leven is verplaatst naar de beeldschermen op mijn bureau. In vele online meetings met Teams werk ik met collega’s en opdrachtgevers zo goed mogelijk verder. En zie tegelijk de mooiste kunst, leukste kinderkamers en partners of kinderen die per ongeluk door het beeld lopen. Ondertussen zie ik mezelf de verandering, de rouwcurve, doormaken. De verschillende stadia komen langs. Van ontkenning tot nu de fase waarin ik bezig ben de verandering een plek te geven. Daarom nu deze blog over interne communicatie bij de coronacrisis.
Vanaf mijn thuisbureau observeer ik hoe interne communicatie nu wordt ingezet. Voor mijn ogen zie ik vele voorbeelden. Goede, zoals de gigagroei van online samenwerken, maar ook situaties waarbij ik zou willen dat interne communicatie meer aandacht krijgt. Ik zit daar met mijn vakidiotenbril met interesse naar te kijken. Het is nu niet helemaal de tijd om daar een theoretisch exposé over te geven, de zorg en sociaal maatschappelijke hulp zijn veel belangrijker. Maar wel denk ik dat organisaties baat kunnen hebben bij wat extra tips over interne crisiscommunicatie en verandering. Ik geef in deze blog enkele inzichten uit onze veranderkleurenbenadering. Dit is een duidelijk paarse verandering; de veranderkleur bij crisis. Ten tweede geef ik aanbevelingen uit de gedragswetenschappen: ‘bouw aan vertrouwen’.
Communiceer pimpelpaars
Het is duidelijk. We zitten midden in een grote crisis. Voor interne crisiscommunicatie tijdens corona geldt dan één aanpak, die we bij Orange Otters paars communiceren noemen. Zie de hiervoor de blogs over veranderkleuren op onze site. Paars communiceer je als de omstandigheden dwingen om snel in te grijpen. Het streven is niet naar draagvlak, maar te zorgen dat iedereen snel weet waar hij of zij aan toe is. De werkwijze heeft een commandostructuur. In zo’n paarse situatie handel je en ga je niet teveel in discussie. Om met vele medewerkers in tijden van crisis met alternatieve werkmethoden en communicatiekanalen het hoofd boven water te houden, is stevig en zeer directief leiderschap nodig.
De internecommunicatiespecialist zit daarom in het crisisteam. Crisiscommunicatie staat centraal in alle besluitvorming. Bij alle besluitvorming wordt direct ook de interne communicatie ingevuld. Drie basisregels daarvoor:
Drie basisregels voor interne crisiscommunicatie
- Zorg voor duidelijke focus en prioritering. De directieven uit het crisisteam zijn zeer precies en gefocust: ‘Waar wordt aan gewerkt? Welke projecten niet? Hoe wordt een opduikend nieuw probleem aangepakt?’
- Om in alle snelheid te zorgen dat niet te veel vragen of misverstanden ontstaan, hanteer je het ‘vier-ogen-principe’. Zorg dat alle communicatie goedgekeurd wordt door minstens een kundige collega.
- Je maakt een duidelijke communicatiecyclus. Welke kanalen gebruiken we waarvoor? En op welke vaste momenten communiceren we? Zorg ervoor dat medewerkers weten waar ze aan toe zijn en wanneer ze updates kunnen verwachten.
Pimpelpaars. Geeft houvast.
Bouwen aan vertrouwen
Voor iedereen is deze crisissituatie een enorme stressfactor. De onzekerheid. De negatieve berichten. Het gevoel van geen controle hebben. In je eentje thuiswerken. Al die online impulsen en informatie verwerken. Het zijn factoren die in onze hersenen de productie van stresshormonen op gang brengen. Mijn hoofd zat vorige week behoorlijk vol. We weten uit de gedragswetenschappen dat je met interne communicatie gericht kunt werken aan activiteiten die die stress tegengaan en ook de productie van gelukshormonen bevorderen. Zes activiteiten waarmee je bij medewerkers in jouw organisatie aan vertrouwen kunt bouwen zijn:
Zes activiteiten om vertrouwen te versterken
- Wees als organisatie zeer duidelijk in wat deze crisis betekent voor de organisatie. Communiceer daar regelmatig over. Laat als CEO, bestuur, directie juist nu -online- je gezicht zien.
- Geef medewerkers het gevoel van controle over hun werk terug door zo vaak als nodig -online- dagstarts te organiseren. Om samen de werkagenda, de knelpunten en behaalde resultaten te bespreken.
- Ontwerp een duidelijk interne communicatiestructuur. Welke interne communicatiekanalen gebruiken we? En op welke momenten communiceren we over de voortgang van de crisis? Zekerheid dat je tijdig geïnformeerd wordt, vermindert de onrust.
- Bedenk wie binnen jouw organisatie nu minder goed uit de voeten kunnen met de veranderde werkregels en manieren van online communiceren en samenwerken. Bespreek met hen hun mogelijkheden om toch aangehaakt te blijven. Via andere, iets minder geavanceerde kanalen? Door online nieuwsbrieven te maken?
- Zorg voor online mogelijkheden voor verbinding. Contact met collega’s geeft vertrouwen. In je eentje werken verhoogt stress. Bedenk daarom extra mogelijkheden om elkaar online te ontmoeten. Regel naast de werkkanalen ook een sociaal kanaal in. Organiseer live online momenten, zoals de online vrijdagmiddagborrel die ik afgelopen vrijdag had.
- Geef erkenning aan de medewerkers die de boel op gang houden. Geef ook intern applaus aan de mensen die speciale taken vervullen. Alle schouderklopjes helpen en zorgen voor de aanmaak van de broodnodige gelukshormonen.
Chat je vraag over interne communicatie bij coronacrisis
Het is nu het moment om de interne communicatie bij de coronacrisis goed onder de loep te nemen. Zeg geen bijeenkomsten af, maar maak er online alternatieve activiteiten van. Wil je daar online over doorpraten? Gebruik dan de chatfunctie op onze website. Deze staat ook in deze crisissituatie dagelijks van 09.00 tot 18.00 uur open om snel te kunnen reageren als je vragen hebt. We zijn toch aan onze beeldschermen gekluisterd!
