Teams als intranet? Is Microsoft Viva Connections het ontbrekende puzzelstukje?
Nieuwe intranetmogelijkheden van Microsoft via Microsoft Viva. Microsoft heeft een nieuw platform Microsoft Viva. Zelf noemt Microsoft het nieuwe platform Viva het eerste employee experience platform gemaakt voor het digitale tijdperk, dat communicatie, kennis, leren en aandacht voor gezondheid samenbrengt. Microsoft Viva Connections is een van de vier modules van Microsoft Viva. Daar wil ik het over hebben. Kan deze communicatietechnologie helpen de interne communicatie en samenwerking te verbeteren?
Viva Connections is een soort intranetlaag in Teams. Interessant voor communicatie-, IT- en HR-professionals dus. In februari sprak ik al met een klantsuccesmanager van Microsoft die me erover vertelde. Tijdens Microsoft Ignite op 3 maart 2021 volgden meer details. Deze deel ik hier graag. Is dit het nieuwe intranet van Microsoft direct in Teams?
Naast Viva Connections zijn er nog drie andere modules: Viva Topics, Viva Learning en Viva Insights. Daar kom ik later in dit blog op terug. Ik wil het hier namelijk allereerst hebben over Viva Connections. Brandende vragen die ik zelf heb zijn: Hoe ziet Viva Connections eruit? Heb je SharePoint nog nodig? Hoe verhoudt het zich tot Yammer? Wat kan je ermee? Wanneer is het beschikbaar en wat gaat het kosten? Gelukkig heb ik de antwoorden gehoord. Allereerst beantwoord ik de vraag, waarom het huidige Teams nog geen intranet is. Dat geeft ook de relevantie aan van Viva Connections.
Waarom Teams nog geen intranet is
Regelmatig krijg ik de vraag of Teams ook in te zetten is als intranet voor de organisatie. Het korte antwoord is nee, nog onvoldoende op dit moment. Drie belangrijke functies van het intranet zijn samenwerken, informatievoorziening en ondersteuning. Je kunt in Teams heel goed samenwerken, door te videobellen, te chatten en samen aan documenten te werken. Teams biedt volop interactiemogelijkheden. In Teams ligt de focus op interactie op het niveau van je teams en projecten. Organisatiebrede communicatie is echter minder handig via Teams. Binnen de kanalen heb je wel mogelijkheid om nieuws te delen. Via koppelingen kun je ook veel informatie uit andere software naar het team halen. Maar een goed gestructureerd en eigen navigatiemenu ontbreekt. Ook ontbreekt de mogelijkheid voor aangepaste vormgeving om een echt organisatiegevoel te krijgen.
SharePoint als intranet staat nog naast Teams
SharePoint Online biedt veel mogelijkheden voor een intranet. Echter, SharePoint kan ook weer niet alles. Een modern intranet is ook steeds vaker het platform voor het bevorderen van interactie. In SharePoint kun je reageren op nieuws en bijvoorbeeld gezamenlijk een agenda aanvullen. Voor het bevorderen van dialoog op organisatieniveau en over teams heen, moet je bij Yammer zijn. Yammer is de plek voor organisatiecommunities en lijkt aan een opmars bezig. Je kunt Yammer al langer tonen in je SharePoint intranet. Sinds afgelopen jaar is Yammer ook geïntegreerd in Teams, zodat je in Teams bij Yammer-conversaties komt. SharePoint is nog niet op een mooie manier met Teams gekoppeld. Zo blijft het dus nodig om te schakelen tussen SharePoint als ingang en Teams.
Microsoft Viva Connections in Teams
Microsoft Viva Connections is het platform dat zorgt voor een goede integratie van de verschillende losse onderdelen en is toegankelijk via Teams. Viva Connections is volgens Microsoft de digitale toegangspoort naar een optimale employee experience. Zie het als het startpunt van je dag. Hier zijn je taken, agenda, nieuws bij elkaar gebracht. Viva Connections brengt bestaande apps van Microsoft samen, namelijk SharePoint, Yammer, Stream (het interne videoplatform zoals YouTube) en Teams. Met Viva Connections kun je nieuws uit SharePoint, conversaties uit Yammer en diverse andere informatie en links vinden binnen Teams, en in de vormgeving van jouw organisatie. In de afbeelding hieronder zie je de huisstijl toegepast van het voorbeeld bedrijf van Microsoft Relecloud
Het dashboard is een interessante nieuwe optie. Het is een verzameling van kaartjes die toegang geven tot apps in jouw organisatie en bijvoorbeeld ook jouw openstaande taken laat zien. Zo kun je bijvoorbeeld koppelen met Yammer en medewerkers aanmoedigen om iets aan het MT te vragen. De feed en het dashboard kun je ook personaliseren, bijvoorbeeld op basis van rollen. Microsoft gaf aan dat ze starten met een beperkt aantal kaartjes en dat hier veel opties aan toegevoegd zullen worden. Dit concept biedt interessante opties om je werk sneller te kunnen doen en om collega’s te stimuleren iets te doen.
Aan de slag met Viva Connections in Teams?
Viva Connections is vanaf maart op desktop beschikbaar, maar ik verwacht niet dat het al perfect is. De ervaring leert dat Microsoft graag samen met gebruikers verder ontwikkelt. In het begin zaten er ook veel bugs of onhandige functionaliteiten in Teams. Gaandeweg is dat enorm verbeterd. De mobiele app komt pas in de zomer. Qua kosten is het makkelijk instappen als jouw organisatie Microsoft 365 of SharePoint al heeft, dan krijg je Viva Connections er gratis bij. Voor nieuwe gebruikers gelden andere tarieven. Op dit moment is Viva Connections dus zeker veelbelovend, maar op korte termijn nog niet breed inzetbaar. De voorbereidende stappen kun je wel zetten.
Werk je al met SharePoint, maar is jouw organisatie nog niet overgestapt naar SharePoint Online, dan is dat de eerste stap. Heb je nog geen bestaand intranet in SharePoint en staat dat wel in de planning? Dan is dat de tweede stap en een goede investering. Dat is namelijk een belangrijke basis voor Viva Connections. Vervolgens is het goed om stil te staan bij de vraag op welke manier jouw organisatie Teams in zet. Gebruiken jullie het alleen nog voor videobellen of ook al voor teamsamenwerking en documenten delen? Mocht je die stap nog niet gezet hebben, dan wil je daar zeker eerst mee aan de slag voordat je Viva Connections introduceert.
Daarnaast krijgt Yammer een prominente plek in Viva Connections. Om interactie en kennisdelen in de hele organisatie te bevorderen kan je Yammer in jouw organisatie introduceren. Dit helpt om medewerkers in de hele organisatie met elkaar te verbinden. Die laatste stap kan je het beste goed doordacht maken met een goed adoptieplan bij aanvang. Misschien is onze training verandercommunicatie bij digitalisering iets voor jou als je hiermee bezig bent. Of lees verder over de 6 succesfactoren bij adoptie van sociaal intranet.
Meer over Microsoft Viva
Naast Viva Connections zijn er drie andere modules die ook alledrie echt interessant lijken. Viva Topics, Viva Learning en Viva Insights.
Viva Topics gaat over het kennis en expertise delen. Ze noemen het de Wikipedia van je organisatie. Het helpt je om informatie en mensen te vinden.
Viva Learning maakt leren laagdrempelig en makkelijk in te plannen. Met Viva Learning krijg je allerlei leermogelijkheden vanuit LinkedIn Learning, Microsoft Learning en vele andere learning platformen, zoals PluralSight of Coursera. Ook kun je trainingen en cursussen van de organisatie eraan toevoegen.
Viva Insights helpt je om inzicht te krijgen in de gezondheid van jezelf, je team of organisatie als geheel. Je krijgt persoonlijke tips om pauze te nemen. En er komt zelfs een integratie met de app Head Space.
En Viva Connections is het startpunt waar het allemaal mooi samenkomt.
De modules zijn niet allemaal gratis in het bestaande pakket. Topics ga ik graag verder onderzoeken om te kijken of het de 5 euro per gebruiker per maand waard is. Kortom Microsoft heeft met Viva mijn aandacht. Het is nog volop in ontwikkeling, maar de richting die Microsoft hier kiest is erg interessant en maakt dat Teams als intranet een serieuze optie wordt. Ik vind het tof en zodra het kan, ga ik kijken hoe we dit op de beste manier voor onze opdrachtgevers kunnen inzetten.
Roosmarijn Busch
