alle blogs

Thuiswerken: Slim samenwerken tijdens de coronacrisis

Met de coronacrisis moet zelfs de meest verstokte kantoorwerker eraan wennen: thuiswerken. Vrijwel iedereen met een kantoorbaan werkt nu vanuit huis. Voor medewerkers van veel techbedrijven en mensen die werken in internationale virtuele teams is dat niet ongewoon. Voor veel anderen is dat wennen. Het huidige thuiswerken met corona is even wat anders dan die ene thuiswerkdag per week die je tot nu toe had. Nu ga je je collega’s wekenlang niet zien. Je werkt vanuit de woonkamer terwijl ook de kinderen thuis zijn. Dat is echt anders. In dit artikel wat tips op een rij.

Randvoorwaarde: iedereen een computer thuis

Het begint allemaal met apparatuur. Veel organisaties kennen al een thuiswerkregeling en hebben medewerkers voorzien van laptops of tablets en goede bureaustoelen. Dat geeft een voorsprong. Organisaties die dat niet hebben gedaan kunnen checken of medewerkers zelf thuis een computer beschikbaar hebben. Als iemand normaal op zijn of haar thuiswerkdag de thuiscomputer kan gebruiken, kan het nu zijn dat die moet worden gedeeld met huisgenoten. Niet erg handig. Voorzie medewerkers dus van thuisapparatuur. Team V Architectuur heeft bijvoorbeeld gezorgd dat alle werkcomputers, voorzien van de juiste programmatuur bij medewerkers thuis werd afgeleverd. En goede wifi is ook handig natuurlijk. Denk ook aan de goede bureaustoelen en bureaus. Ook thuis is de werkgever verantwoordelijk voor naleving van de ARBO-regels.

Kies software en tools voor thuiswerken

Om samen te werken heb je niet genoeg aan computerprogramma’s zoals Word, Excel of PowerPoint. Je wilt als team samen kunnen werken op afstand. Natuurlijk kun je aan je document werken en het dan als bijlage mailen naar je collega’s, maar de kans is groot dat de ander dan net in dat document heeft gewerkt en op hetzelfde moment een gewijzigde versie terugstuurt. Om op afstand samen te kunnen werken helpen twee zaken: een gemeenschappelijke database waar de juiste documenten in zitten en die iedereen gebruikt als basisbestand aan de ene kant. En als tweede tools die zorgen dat je als team met elkaar kunt chatten over wat je met die bestanden doet. Soms zijn dat twee aparte systemen, soms zijn die samengevoegd tot een systeem.

Organisaties die over Office 365 beschikken, kunnen bijvoorbeeld overschakelen op Microsoft Teams. In dit systeem kunnen teams of projectgroepen hun gezamenlijke bestanden bij elkaar opslaan en vanuit dezelfde basis werken. In Teams zit ook een chatprogramma waardoor je met collega’s kunt delen wat je met een document aan het doen bent. Je kunt ook linkjes naar sites plaatsen om vakinformatie te delen. Even wennen, maar uiteindelijk erg handig. Het wordt uiteindelijk de centrale plaats waar je team de algemene voortgang deelt. Communiceer zoveel mogelijk in deze projectkanalen van Teams in plaats van 1-op-1, zodat de rest ook op de hoogte is en als het nodig is, in kan haken

Veel teams gebruiken WhatsApp om snel met elkaar te schakelen. De eerdergenoemde systemen zijn handiger, omdat je per team of onderwerp aparte kanalen aan kunt maken. En het is veiliger!

Je kunt ook documenten delen op Google Drive en Google Hangouts, of Googlebestanden combineren met een ander programma, zoals Slack of Workplace (van Facebook). Het effect is vergelijkbaar. Al deze systemen hebben een versie voor de computer en voor de smartphone en tablet. Dus je kunt er overal mee werken.

Een voorbeeld van Microsoft Teams

Ga online vergaderen met je team

De hierboven beschreven hulpmiddelen helpen je om op afstand samen te werken. Maar hoe overleg je met je teamgenoten als ze verspreid zijn over het land? Dan komen de online vergadertools kijken, zoals Skype, Zoom, Jitsi, BlueJeans en er zitten ook online vergadermogelijkheden in Microsoft Teams en Google Hangout.

Het is handig om de wekelijkse teamvergadering of ‘stand-up’ te vervangen door een online versie. Het geeft niet alleen de mogelijkheid om af te stemmen, maar ook om elkaar even te zien en te horen hoe het met iedereen is. Om deze bijeenkomsten soepel te laten verlopen vraagt het wel iets meer discipline. De voorzitter zorgt dat er een duidelijke agenda is, begin allemaal  op tijd (vijf minuten vóór tijd al inloggen!) en laat iedereen duidelijk aan de beurt komen. Deelnemers zijn gedisciplineerd en zorgen dat ze bijvoorbeeld hun hand opsteken als ze wat willen inbrengen. De voorzitter kan een scherm delen met de agenda of met slides. Ook is het slim om steeds het geluid uit te zetten als je niet aan het woord bent (muten), anders hoor je steeds geruis. En geef iedereen de tip om even te kijken wat voor achtergrond ze hebben. Soms geven collega’s met de camera iets te veel van hun privéleven bloot. Soms geeft het beeld te veel ruis. Dan kun je de camera uitzetten. Dan zijn de collega’s vaak beter te verstaan.

Suggestie voor een agenda van een dagelijkse online teammeeting (bron: J. Cornelissen, Qikker Online)

• Intake: hoe zit iedereen erbij?
  Als een teamlid niet goed in zijn of haar vel zit, afstemmen hoe je bijspringt
• Wat heb je vandaag gedaan?
• Wat ga je de komende 24 uur doen?
• Tegen welke zaken loop je aan en wil je bespreken?

En het werkt als iedereen thuiswerkt nog beter om dagelijks een korte online teammeeting te hebben dan een keer per week een lange.

Het orange otter team heeft een dagstart

Start een online panel

Een andere gestructureerde vorm is de online paneldiscussie. In een periode van drie weken wordt in een groep medewerkers een thema online besproken. Een moderator ondersteunt deze online paneldiscussie. Hij zorgt ervoor dat de discussie op gang komt en, indien nodig, wordt teruggebracht naar de kern. Na afloop krijgt iedereen een kort verslag met de resultaten.

Binnen Microsoft Teams en in Slack kun je hiervoor bijvoorbeeld gebruik maken van het hulpmiddel Polly. Daarin zijn makkelijk stellingen en keuzevragen aan te maken. Een ander discussieplatform dat hiervoor geschikt is, is Discourse.org. In alle gevallen is het aan te raden een moderator aan te stellen om de discussie te ondersteunen.

Mogelijkheden voor mededelingen en nieuws

Naast alle dialoog- en samenwerkingsvormen is er ook behoefte aan centrale boodschappen. Het is niet meer mogelijk om een zeepkistbijeenkomst of een Town hall te organiseren. Een email van het management is een optie, maar waarschijnlijk niet voldoende. Soms wil je als medewerker mensen zien spreken. Afgelopen weken zagen we bijvoorbeeld premier Rutte en Koning Willem-Alexander ervoor kiezen om het volk toe te spreken. Hoewel met name de laatste weinig nieuws vertelde, werd het toch gewaardeerd.

De directie of projectleider heeft verschillende vormen om collega’s toe te spreken:

• Een ‘live’ toespraak via de online vergadertools, zoals Skype, Zoom, Jitsi of BlueJeans (of een webinartechniek). Deelnemers kunnen dan na het verhaal vragen stellen via de chatfunctie (of als het een kleine groep is, live). De toespraak kan interactiever worden door gebruik te maken van online vraagsystemen zoals Mentimeter of Kahoot.
• Een videoboodschap, waarbij de betreffende manager zijn of haar verhaal op de smartphone opneemt en deelt met de collega’s.

Hoewel het bekijken van video’s steeds populairder wordt is er toch een soort maximum aan het aantal video’s dat je per week wilt bekijken. Mededelingen van HR, het corona crisisteam et cetera kunnen daarnaast in de vorm van een bericht of blog op het statische intranet worden gezet. Daarbij is het handig als deze blogs makkelijk op onderwerp zijn terug te vinden.

Op de eerdergenoemde chatprogramma’s kunnen ook extra kanalen worden aangemaakt voor dit soort mededelingen. Medewerkers kunnen dan alle belangrijke mededelingen, samen met werk gerelateerde informatie terugvinden in hetzelfde kanaal.

Bied een online koffieapparaat

Met het beschikbaar stellen van samenwerkingssystemen, online vergaderen en mededelingen/nieuws dek je de ‘need-to-know’ informatie aardig af. Maar mensen hebben juist nu ook behoefte aan informele communicatie: het bijpraten bij het koffieapparaat. Een paar voorbeelden:

• Coffeecorner: Een simpele oplossing is om in het chatsysteem een extra kanaal op te nemen, de coffeecorner. Dat kan per team of in de hele organisatie (of beide niveaus). Collega’s kunnen daar leuke berichten kwijt, gifjes en links naar leuke nieuwsberichten. Collega Sander heeft hier een test mee gedaan. Lees hier.
• Persoonlijke video’s: een medewerker maakt via de smartphone een kleine video van de thuissituatie en deelt die in de coffeecorner. Hij of zij geeft daarna het stokje over aan een collega. Zo komt twee keer per week een teamlid aan bod.
• 8 uur online: een van de online videokanalen is de gehele dag beschikbaar. Collega’s kunnen daar even inloggen om te kijken of er ook anderen zijn en even bijpraten. Een alternatief voor de coffeecorner of de watercooler.
• Vrijmibo: het online vergadersysteem wordt vrijdagmiddag om 16.30 uur gebruikt om met elkaar virtueel te borrelen. Iedereen die wil, logt in en kan lekker met de collega’s bijpraten. Een online chaos, maar wel leuk.
• PubQuiz: organiseer tijdens de borrel een online pubquiz met collega’s, bijvoorbeeld met crowdpurr.com
• Blind date: Binnen Microsoft Teams is het mogelijk om wekelijks twee collega’s aan elkaar te koppelen om kennis te maken. Hiervoor kun je hun app Icebreaker gebruiken. Naast een willekeurige match, geeft de app ook aan wanneer beide personen tijd in hun agenda zouden hebben voor de ontmoeting.

Geef ondersteuning bij thuiswerken

Normaal heb je voor de introductie van deze systemen een uitgebreid implementatieprogramma. Daar is nu weinig tijd voor. Toch kan de introductie worden ondersteund op de volgende manieren:

• Technisch team: collega’s van ICT en/of communicatie die helpen bij het uitrollen van systemen en die vragen kunnen beantwoorden over de werking van het systeem. Vanuit de organisatie is het slim een helpdesk te hebben waar van 8.00 – 22.00u mensen bereikbaar zijn voor deze vragen.
• Tips voor thuiswerk: een handig lijstje met tips waarin staat voor welk type communicatie we welk systeem het beste kunnen gebruiken. Hierin kan ook worden aangegeven hoe vaak er een online videovergadering plaats zal vinden met het team.
• Als beide ouders en de nog jonge kinderen thuis zijn, kan het handig zijn als ouders te verdelen wie welk dagdeel ongestoord mag werken. Dat is handig bij het inplannen van video vergaderingen.
• Maak teamafspraken wanneer je elkaar kan en mag storen. Het is ook als je thuiswerkt fijn als je wat langer aan een taak door kunt werken. Dan is het handig als je met je team afspraken hebt hoe en wanneer je elkaar mag storen. Een dagelijkse online teammeeting helpt daarbij.
• Zorg dat je met iedereen in je team contact hebt, niet alleen met de collega’s die je makkelijk belt. Het voorkomt dat teamgenoten geïsoleerd raken.
• Tips voor online vergaderen: met name teamleiders zijn geholpen bij concrete tips voor online vergaderen, variërend van ‘hoe werkt het systeem’ tot ‘hoe leid-ik een vergadering’.
• Moderatoren: stel vanuit communicatie of innovatie moderatoren aan voor de online discussies. Die moderatoren kunnen waar nodig ook bijsturen

En geef ruimte

Thuiswerken in tijden van de coronacrisis is anders dan het faciliteren van een gewone thuiswerkdag. De thuissituatie is veel hectischer dan normaal en er is weinig tijd om medewerkers te laten wennen aan de nieuwe situatie. Dat laatste heeft trouwens ook positieve kanten: we zullen gewoon moeten. Toch enkele tips die kunnen helpen:

• Dit is niet de tijd om te micro-managen en steeds te controleren of iedereen zijn of haar werk heeft gedaan. In deze rare situatie zullen collega’s minder geconcentreerd werken dan normaal. Dat is nu eenmaal zo.
• Probeer structuur te bieden door wekelijks of zelfs dagelijks een online-bijeenkomst met het team te hebben om te bespreken wat iedereen die dag of week gaat doen. Dat werkt beter dan een appje.
• Probeer een gevoel van voldoening te creëren door in die dagstart taken af te spreken die reëel haalbaar zijn in een dag.

En voor de mensen thuis: kleed je om als je klaar bent met werken. Dat helpt psychologisch om werk en privé te scheiden.

Soms is het niet mogelijk het reguliere werk thuis te doen. Dan zijn er ook andere opties om zinvol bezig te zijn, denk aan lezen van vakliteratuur, ontwikkelen van nieuwe producten of diensten of het schrijven van een blog.

Succes met thuiswerken.  En als je nog tips hebt? Deel ze met ons!

Huib Koeleman

 

 

Bijlage: Rijke en arme media, tijd en plaats Online media kunnen veel, toch hebben ze enkele gebreken. Ze zijn vaak ‘armer’ dan het persoonlijke gesprek. Ook vindt de discussie niet altijd op hetzelfde moment (en zeker niet in dezelfde ruimte) plaats. Hieronder twee schema’s om dat duidelijk te maken.   Mediarijkheid Media –       Hoog –       persoonlijk gesprek –       workshops, teammeetings –       Redelijk –       zeepkist bijeenkomst –       videoconference –       Gemiddeld –       online discussie –       vlogs, blogs, –       chatsystemen –       Matig –       samenwerkingstool –       nieuwsbrieven –       intranet nieuws –       Laag –       databases –       bulletinboard Figuur 1 : rijke en arme media   Een rijk medium is niet per se beter dan een arm medium. Dat heeft ook te maken met de ambiguïteit (verschillende interpretatiemogelijkheden) van de boodschap. Wanneer er veel interpretatiemogelijkheden zijn, kan men beter gebruik maken van een rijk medium. Rijke media zijn ook geschikter om aan complexe zaken betekenis te geven, doordat er ruimte is voor het stellen van vragen. Mensen die vaak met hun leidinggevenden communiceren via rijke media beoordelen hun relatie met hen hoger dan mensen die vaak communiceren via arme media.   Tijd- en plaatssynchroniteit Bij de keuze van het kanaal is naast arm en rijk onderscheid te maken in twee andere dimensies: of je wel of niet op dezelfde plaats bent en of je wel of niet op hetzelfde tijdstip communiceert. Er zijn belangrijke factoren om mee te nemen in je mediaselectie als mensen niet op dezelfde plaats of tijd werken. In figuur 2 is dat onderscheid weergegeven.     Zelfde plaats Andere plaats Zelfde tijd –       gesprek –       meetings –       congressen –       telefoongesprek –       video conference –       chat –       skypen Andere tijd –       prikbord, posters –       logboek –       projectruimte –       blog –       e-mail, –       nieuwsbrieven, E-zine Figuur 2: kanalen naar tijd en plaats