alle blogs

Goed vergaderen in 7 tips

Bij de colleges interne communicatie voor de communicatieadviseursopleiding van Van der Hilst behandel ik onder meer het onderwerp vergaderen. Ik vraag de groep dan hoe het vergaderen bij hen gaat. Krijg je energie en goede zin van vergaderen? Het antwoord is altijd vooral ‘nee’. Vergaderen is in onze organisatiecultuur helaas meer een energielek, of zoals Japke-d het zegt: ‘Doodgaan in een saai zaaltje’.
Ik weet dat het anders kan en dat goed vergaderen wel degelijk mogelijk is. Wil je overleg met meerwaarde, waar de deelnemers energie van krijgen en waar de beste oplossingen worden bedacht? Volg dan al de tips in deze blog. Neem tijd om ze je eigen te maken en geef als gespreksleider het goede voorbeeld. De 7 tips op een rij.

Lever meerwaarde: transformatie versus transactie

Veel van ons overleg is ‘transactioneel’, zoals de corporate antropologen Braun en Kramer[i] ons leren. Het is een transactie van: actielijsten en projectoverzichten bespreken, rollen verdelen en controleren of iedereen het werk gedaan heeft. We zitten daarvoor doorgaans redelijk lang bij elkaar, zonder dat het samenzijn iets nieuws, toegevoegde waarde, oplevert. Vergaderingen zouden volgens Braun en Kramer meer ‘transformationeel’ moeten zijn. Bij transformationeel overleg kom je samen tot nieuwe inzichten en betere ideeën. Dan heeft het zin om samen in een hok of een Teams-sessie te gaan zitten. Dan heeft het vergaderen meerwaarde.

Tip 1: Een voorwaarde voor meer transformationeel overleg is dat deelnemers zelfdiscipline ontwikkelen, want dan hoef je in de vergadering niet te lang stil te staan bij de actielijsten. Zelfdiscipline houdt dan in dat medewerkers zelf verantwoordelijkheid nemen om voorafgaand hun eigen actiepunten te controleren. Bijvoorbeeld door aan het begin van de week een half uur een check te doen op mailbox, agenda en de in de week daarvoor gemaakte notities.

Zitten of staan

Tip 2: Om tot goede vergaderingen te komen, is het goed te variëren met andere vormen van overleg.

Een bekende variatie is de stand-up, die de laatste jaren bij veel organisaties is ingevoerd. Staand vergaderen, waardoor er meer energie in de sessie komt en zo’n vergadering, als het goed is, ook korter duurt. Vergaderen in een open kring, zonder tafels en laptops als blokkade, maakt direct een opener sfeer. Al wandelend vergaderen maakt dat je andere energie en inspiratiebronnen gebruikt. Goed bij kleinere teams om al wandelend de grotere thema’s te bespreken, zoals evaluatie of plannen voor de toekomst. Braun en Kramer noemen ook ‘kampvuurgesprekken’, waar je zoals in de zomer aan het strand, door de sfeer samen nieuwe vergezichten ontdekt. Bij zo’n kampvuurgesprek wordt niet gediscussieerd, maar vooral naar elkaar geluisterd.

---

Kgotla

Andere manieren voor het inrichten van waardevol -transformationeel- overleg leren we van Afrikaanse culturen. Het basisconcept daarvoor heet Ubuntu en staat voor gemeenschapszin, in tegenstelling tot ons Westerse individualisme. In Afrikaanse culturen heb je dan overlegvormen zoals Kgotla, een dialoog waar ieders stem wordt gerespecteerd.

De stappen van een Kgotla-bijeenkomst[ii]:

• Inbreng van het probleem door betrokkenen. Deze nemen verder niet deel aan de dialoog.
• Aanwezigen vormen hun mening.
• Het probleem wordt in een open dialoog uitgesproken.
• De chief luistert actief, stelt vragen, maar mengt zich niet in de dialoog. Bewaakt wel dat bijdragen constructief zijn.
• De chief weegt alles af, en laat inbreng van de ouderen zwaar wegen.
• De chief neemt een definitief besluit dat geaccepteerd wordt, omdat naar iedereen geluisterd is.

---

Beperk de ballast

Tip 3: Een voorwaarde om nieuwe vormen van overleg te laten slagen is dat je ook de inhoud van het overleg moet aanpassen. Zorg dat de agenda niet te zwaar is en deelnemers voldoende vrije ruimte ervaren.

Beperk het aantal onderwerpen. Vermijd eindeloze transacties, oftewel uitwisseling van stand van zaken die net zo goed buiten de vergadering gedeeld kan worden. Het is beter om bij het doorlopen van acties en projecten vooral op uitzonderingen, bijzondere resultaten of hulpvragen in te gaan in plaats van ieder project te behandelen. Gebruik het overleg voor de punten die belangrijk zijn om sámen te bespreken: Zijn er hulpvragen? Heb je ideeën die je zou willen inbrengen? Loop je ergens tegenaan?

Een manier om de belasting te verminderen is verschillende typen overleg in te voeren, zodat de agenda overzichtelijk is. Zoals bij agile werken: dagstarts voor het snel doorlopen van lopende zaken en speciaal overleg zoals retrospectives, om de net voltooide sprint te evalueren. Verschillende typen gesprekken, die in gewone vergaderingen vaak door elkaar lopen. Door ze te scheiden krijg je per gesprekstype ook de bijpassende dynamiek, bij dagstarts een korte energie-impuls, bij retrospectives iets meer tijd om achterover te leunen.

Formele agenda of Open Space

In de beste vergaderingen wordt de agenda bepaald op het moment van de vergadering zelf. Het is al duidelijk wat het thema van de vergadering is, en ook kan informatie of een conceptagenda vooraf worden gedeeld. Maar pas tijdens de vergadering wordt door de groep bepaald wat nu de belangrijkste onderwerpen zijn.
Om oeverloos vergaderen te voorkomen, investeren organisaties doorgaans in het beter inrichten van de structuur. Met een heldere agenda, tijdig de vergaderstukken delen en een handig besluitvormingsdocument om alle consequenties en vervolgstappen ook direct mee te nemen. Maar is die structuur en zijn die agendapunten op dat moment ook daadwerkelijk het meest belangrijk om te bespreken? Vaak zitten in de W.V.T.T.K. of rondvraag dan nog de punten waar deelnemers de hele tijd met hun hoofd zaten.

Tip 4: De voorwaarde die hierbij hoort is dat je de agenda van een vergadering pas aan het begin van de vergadering vaststelt. Het enige wat vooraf vaststaat: het thema van het overleg en de vaste agendapunten: check-in – agenda bepalen – agendapunten- check-uit.

Check-in: weet wat er speelt

Tip 5: Doe een check-in. De check-in is bedoeld om van alle deelnemers te horen hoe ze erbij zitten of staan. De gespreksleider geeft in de check-in het voorbeeld door kort te zeggen hoe hij of zij zich voelt aan het begin van de bijeenkomst: “Zin om dit onderwerp met jullie te bespreken. Wel een beetje vol hoofd, vanwege …. Maar belangrijk om samen een oplossing te bedenken.” De uitkomst van de check-in is dat je weet hoeveel energie er in de groep zit en wat de wensen zijn voor de agenda of de gewenste uitkomsten. Op die basis is het makkelijk om met de groep een relevante agenda vast te stellen. In de check-uit evalueer je samen weer kort hoe de bespreking is ervaren.

Een check-in is kort en kan bij ieder type vergadering worden gebruikt. Het gaat erom te weten of en hoe iedereen erbij zit. Niet meer dan dat.

Debaters delight of deep democracy

In veel organisaties geldt dat je jezelf goed moet kunnen presenteren. Ad rem reageren en overtuigingskracht zijn in onze Nederlandse bedrijfscultuur belangrijke waarden. Ik heb het idee dat die cultuur kantelt. Je ziet het aan het grote succes van de trainingen Deep Democracy van Frank Weijers e.a.. We gaan steeds meer voor Ubuntu, gemeenschapszin. We hechten steeds meer belang aan inbreng van de héle groep. Ook, of juist, van collega’s die wat minder ad rem zijn.

Tip 6: Om ieders inbreng te krijgen is een gespreksstructuur nodig die in grote lijnen gebaseerd is op het overleg in Afrikaanse culturen, zoals de hierboven beschreven Kgotla. Zorg dat je eerst zonder waardeoordeel doorvraagt en alle info op een rij krijgt voor je je mening geeft en daarmee de richting van het gesprek bepaalt. We gebruiken die structuur bij Orange Otters in onze intervisiegesprekken, zie de blog die mijn collega Lisa daarover schreef. Door eerst een paar rondjes te maken voor vragen wordt de case veel duidelijker en worden de uiteindelijke adviezen beter.

Voorwaarde voor inbreng van de hele groep is een dialoogstructuur zoals:

• Inbrenger doet een voorstel. Schetst kort de vraag.
• Alle deelnemers mogen vragen ter verduidelijking stellen. Telkens een vraag. Vermijd waarderende vragen.
• Alle deelnemers reageren een voor een. Hierover wordt nog niet gediscussieerd.
• Inbrenger bespreekt en waardeert de reacties en past desgewenst het voorstel aan.
• Kan het voorstel worden doorgevoerd of zijn er nog kritische effecten die we eerst moeten oplossen?

Psychologische veiligheid

Tip 7: Door alle deelnemers van de vergadering te betrekken en ruimte te bieden aan de inbrenger van een idee bouw je aan de psychologische vrijheid in een groep. Dan voel je je vrij om een bijdrage te leveren en ben je niet bang om foute antwoorden te geven. Een mooi en groot onderzoek bij Google[iii] toont aan dat de sterke teams hoog scoren op psychologische veiligheid. Die teams zijn sterk door hun manier van vergaderen. De sterke teams uit het onderzoek hebben namelijk twee kenmerken gemeen:

• De leden van de sterke teams zijn ongeveer even lang aan het woord
• De sterke teams hebben een hoge gemiddelde sensitiviteit, oftewel de groep begrijpt hoe teamleden zich voelen. Teams anticiperen daardoor beter op elkaars reactie.

Door deze kenmerken hebben de sterke teams een grotere collectieve intelligentie.

Het creëren van deze psychologische veiligheid is bij Google de verantwoordelijkheid van teamleiders. Deze krijgen handige checklists voor bij teamoverleg, met aandachtspunten als: niet onderbreken, laat zien dat je luistert en wees eerlijk.

De tips voor goed overleg

Wil je overleg met meerwaarde, waar de deelnemers energie van krijgen en waar de beste oplossingen worden bedacht? Volg dan al deze tips. Neem tijd om ze je eigen te maken en geef als gespreksleider het goede voorbeeld. De 7 tips op een rij:

1. Zorg dat deelnemers vooraf hun eigen to do’s uitvoeren en afvinken in hun actielijst, zodat het doorlopen van actiepunten niet teveel tijd vergt. Bespreek uitzonderingen, bijzondere resultaten of hulpvragen in plaats van ieder project uitvoerig te behandelen
2. Kies een vorm die energie geeft, zoals staand vergaderen, een kringgesprek, wandelend overleggen of kampvuurgesprekken.
3. Knip vergaderingen op in te behappen onderwerpen, aparte thema’s zoals dagstart en evaluatie.
4. Bepaal van tevoren het thema, en mogelijk een conceptagenda, maar stel de definitieve agenda van het overleg pas tijdens de vergadering vast.
5. Begin ieder overleg met een korte check-in. Gespreksleider geeft het voorbeeld door te zeggen hoe hij of zij in de meeting zit.
6. Gebruik een gespreksstructuur waarbij alle deelnemers aan bod komen. Het geven van meningen wordt uitgesteld tot het voorstel goed is toegelicht.
7. Bewaak als gespreksleider de goede sfeer. Bouw aan psychologische veiligheid in de groep. Zorg dat iedereen het gevoel heeft zich te kunnen uitspreken en dat leden laten zien dat ze rekening houden met elkaars gevoelens. Onderbreek deelnemers niet, luister actief en wees eerlijk.

[i] Braun D., & Kramer, J. (2015). De Corporate Tribe, Organisatielessen uit de antropologie

[ii] De Liefde, W.H.J., (2007). African tribal leadership, Van dialoog tot besluit.

[iii] Duhigg, C., (2016). Slimmer, sneller, beter. Het geheim van productiviteit thuis en op het werk.