5 tips voor jouw digitale werkplek. Sneller en beter online
Hoe efficiënt werk jij eigenlijk? Hoe vaak neem je de tijd om kritisch naar je eigen werkproces te kijken? Haal jij alles uit je digitale werkplek? Beheersing van jouw digitale tools zijn een belangrijke voorwaarde voor samenwerking en interne communicatie. In dit blog deel ik een aantal tips over wachtwoorden, sneltoetsen, zoeken en documenten opslaan.
Ik deel de volgende 5 tips in deze blog:
- Gebruik sneltoetsen: een muis is trager dan een sneltoets.
- Sla wachtwoorden op via een wachtwoordmanager.
- Kies bewust de plek waar je jouw bestand opslaat.
- Standaardiseer de naamgeving van bestanden.
- Zoektips voor zoeken naar bestanden.
1. Gebruik sneltoetsen: een muis is trager dan een sneltoets
Hoeveel sneltoetsen gebruik jij? Een sneltoets is een combinatie van toetsen die een bepaalde functie oproepen. De meest bekende zijn voor windows: ctrl + c (kopiëren) en ctrl + v (plakken). Leer sneltoetsen gebruiken. Dit overzicht bevat de meestgebruikte sneltoetsen voor Windows en Mac. Het scheelt veel typen en extra muiskliks.
-
Top 10 sneltoetsen Windows
1. Ctrl + X knip naar klembord
2. Ctrl + C kopieer
3. Ctrl + V plakken
4. Ctrl + W sluit actief venster of bestand
5. Ctrl + Q stop programma
6. Ctrl + A alle items in het huidige venster selecteren
7. Ctrl + S opslaan
8. Ctrl+ Z de laatste opdracht ongedaan maken
9. Windows-toets+M toon bureaublad, verberg alle actieve programma’s
10. Ctrl + Q stop programma
-
Top 10 sneltoetsen MAC
1. Cmd + X knip naar klembord
2. Cmd + C kopieer
3. Cmd + V plakken
4. Cmd + W sluit actief venster of bestand
5. Cmd + Q stop programma
6. Cmd + A alle items in het huidige venster selecteren
7. Cmd + S opslaan
8. Cmd+ Z de laatste opdracht ongedaan maken
9. 3 vingers verticaal vegen toon alle actieve programma’s
10. Cmd + Q stop programma
- Klik hier voor een download hand-out sneltoetsen Windows en Mac
- Bekijk volledig overzicht sneltoetsen voor MAC op apple.com
2. Sla wachtwoorden op via een wachtwoordmanager
Wachtwoord: o jee wat is het wachtwoord ook al weer? Heb je jouw notities vol staan met wachtwoorden of misschien gewoon in een opschrijfboekje met alle wachtwoorden? Of gebruik je één wachtwoord voor alle systemen? Je bent helaas niet de enige. Het kan echter een stuk makkelijker en veiliger met een wachtwoordmanager. Deze beheert je wachtwoorden veilig en vult met 1 druk op de knop (een handige sneltoets) het wachtwoord in. Ook via een app op je telefoon beschikbaar. Dit scheelt een hoop frustratie, veel tijd en geeft je ook de mogelijkheid om wachtwoorden over te dragen bijvoorbeeld als je vertrekt bij een werkgever. Ik adviseer om een van deze drie aanbieders te gebruiken.
Zelf gebruik ik al jaren 1Password. Een vergelijking van deze wachtwoordmanagers vind je op Tweakers.nl.
3. Kies bewust de plek waar je jouw bestand opslaat
Waar sla ik mijn document op? Voordat je aan de slag gaat met het maken van een document is het goed om stil te staan waar het hoort. Dus niet eerst beginnen met een concept. Nee, direct een document starten daar waar het hoort. Een goede documentenstructuur die maximaal drie mappen diepgaat helpt je hierbij.
Staan al jouw documenten alleen op jouw computer? Of ook in de cloud? Opslaan in de cloud betekent dat jouw documenten op een server staan, die via internet toegankelijk is met jouw computer, tablet of smartphone. Bekende cloudaanbieders zijn Dropbox, Box, Google Drive, OneDrive van Office365 en iCloud. Grote kans dat je van bovenstaande cloudopslag hebt gehoord of gebruikt. Er zijn steeds meer aanbieders van opslag in de cloud. Het grote voordeel is dat je een document niet meer kunt vergeten en de backups zijn automatisch geregeld.
4. Standaardiseer de naamgeving van bestanden
Het maken van een goede bestandsnaam of zelfs toevoegen van trefwoorden/ tags staat aan de basis van goede zoekresultaten. Een goede benaming van documenten helpt jou en jouw collega’s iets terug te vinden. Aangezien we steeds vaker samen met anderen aan documenten werken is het van belang hier met elkaar afspraken over te maken. Een goede naamconventie voor documenten is de volgende:
- Jaar-maand-voorwiecode-typedocument-inhoudelijkedocumentnaam-auteur-status
- Bijv: 1705_OO_Blog_Tips_voor_digitale_werkplek_RB_concept
- NB: de datum is met het samenwerken in de cloud niet meer zo relevant en al snel achterhaald. Gebruik liever een status, zoals concept, definitief, voor MT of iets dergelijks. Wij zetten de data vaak nog aan het einde van het document. Handig als documenten gekopieerd of extern gedeeld worden.
5. Zoektips voor documenten zoeken
Is het vinden van documenten een uitdaging? Hoe heb je het document genoemd? In welke map staat het opgeslagen? Heb je de juiste versie? Er zijn veel tips te geven over het opslaan en zoeken naar documenten. De context is hier bepalend. Werk je alleen en altijd op dezelfde computer, werk je in de cloud, op een Mac of Windows? Er zijn veel manieren om een document te zoeken.
- Vind recente documenten vanuit het programma waarmee je hebt gewerkt
- Zoek via de mappenstructuur
- Zoekterm invullen in de zoekoptie van jouw computer
- Zoekterm of mappenstructuur in de cloud
- Aangezien steeds meer documenten in de cloud staan, werkt optie 3 niet altijd. Optie 3 zoekt namelijk naar alle documenten op jouw computer. Als jouw documenten in de cloud niet zijn gesynchroniseerd naar jouw computer, bijvoorbeeld via Google Drive, OneDrive of Dropbox, dan vind je deze documenten niet.
Mijn snelste manier? Via de Mac toets ik in: cmd+spatie. Spotlight verschijnt. Ik kan nu vrije tekst invoeren en mijn laptop zoekt de meest recente/ relevante documenten. Dit gaat meestal veel sneller dan via de mappenstructuur. Voor Windows 10 werkt dit anders: druk op Start, begin te typen en de zoekresultaten verschijnen direct.
Zoeken bij Microsoft365 en MS Teams
Microsoft 365 biedt online een geavanceerde zoekmogelijkheid. Direct via het loginscherm op portal.office.com kun je een zoekterm invullen. Je krijgt alle resultaten uit SharePoint, OneDrive en bijlagen bij je mails. Zo snel kan jij niet klikken. Je hoeft dus niet via de mappenstructuur op zoek te gaan. Ideaal startpunt voor als je werkt met Microsoft365. En natuurlijk kun je ook het zoekveld gebruiken binnen MS Teams, dat wordt ook steeds beter qua zoekresultaten.
Wat is jouw digitale uitdaging of frustratie?
Waar loop jij tegen aan op jouw digitale werkplek? Heb jij dagelijkse irritaties waar je eigenlijk snel overheen klikt? Dan zoek ik voor je uit hoe het beter kan worden.
Roosmarijn Busch
