Update MS Teams chat en kanalen: wat gaat er veranderen?
Als Microsoft Teams gebruiker merk je dat Microsoft gevraagd (en steeds vaker ongevraagd) nieuwe dingen introduceert. Soms zijn het kleine wijzigingen die je makkelijk meepakt. De nieuwe MS Teams Chat functionaliteit die binnenkort de standaard wordt, is echter wel wat anders. Het is een verandering in de navigatie, waardoor jijzelf en/ of je collega’s flink de weg kwijt kunnen raken. Dus Communicatie en IT, werk aan de winkel om hierover te communiceren.
Om te voorkomen dat je collega’s in de stress raken over deze verandering, heb ik tips voor adoptie op een rij gezet. Deze lees je hier: “Voorkom stress bij de update van MS Teams: concrete tips voor adoptie”
MS Teams is in veel organisaties het kanaal voor samenwerking, interne communicatie en ook steeds vaker de ingang voor het intranet. Microsoft brengt steeds meer functionaliteiten samen in deze app. De veranderingen gaan niet langzaam, maar in hoog tempo. Zowel IT, Communicatie als HR moeten in mijn ogen betrokken zijn om dit te sturen in organisaties. Deze aanstaande verandering lijkt mij een goede aanleiding om met elkaar af te stemmen.
Wat komt aan bod:
- Wat gaat er veranderen in MS Teams?
- Voor- en nadelen van deze wijziging
- Wanneer gaat het veranderen?
- Waar kan ik de instellingen aanpassen?
Wat gaat er veranderen in MS Teams?
Als je gewend bent aan de oude interface van MS Teams, zie je dat er een aantal veranderingen is in de indeling en knoppen. Het maakt onderdelen makkelijker toegankelijk, maar enkele vertrouwde onderdelen verdwijnen.
De meest opvallende wijziging is het samenvoegen van Chat en Teams in 1 icoon. Het Teams icoon in de linkerbalk verdwijnt. Je ziet hieronder de ‘gescheiden’ versie, en de nieuwe ‘gecombineerde’ versie.
Verder zijn er in de nieuwe versie meer instellingen aan te passen naar ieders persoonlijke voorkeur. Het is alleen wel iets waar je even over na moet denken. Dit maakt dat ik me afvraag hoeveel mensen dit werkelijk ook zelf gaan aanpassen. 80% maakt toch eerder gebruik van de standaard. Maar aangezien je dit artikel nu toch leest, vertel ik je graag meer over wat er kan. En het belangrijkste is dat je collega’s kan helpen om niet te verdwalen.
In deze video zie je hoe de verandering eruitziet:
Waar zijn mijn kanalen gebleven?
De verwarring kan zijn dat je je kanalen niet meer kunt vinden. Deze staan nu namelijk onder de chats. Als je een lange lijst van chats hebt, dan moet je even scrollen.
Filteren op kanalen, chats, ongelezen en meer
Binnen Chatten zijn er nieuwe filters bijgekomen. Om direct naar je kanalen te gaan filter je op ‘kanalen’. Dan worden de chats verborgen, en visa versa. Daarnaast klik je op ‘ongelezen’ en dan zie je alle ongelezen berichten van je kanalen en de chats (als je geen filter op kanalen of chats hebt aanstaan natuurlijk). Dat vind ik wel een handige feature.
Eventueel kun je ook nog specifiek filteren op vergaderingschats. Als je veel vergaderingen hebt, kan dit ondertussen een flinke lijst zijn. Je vindt deze opties onder de dropdown.
Gepinde / vastgemaakte kanalen worden secties
Het was eerder al mogelijk om kanalen vast te maken of te pinnen. Het effect was dat een kanaal helemaal bovenaan de lijst van Teams en kanalen wordt gezet. Deze optie vond je via het stippeltjes-menu bij een kanaal.
Maakte je al gebruik van het vastmaken van kanalen, zodat deze bovenaan je lijst bij teams verschijnen? Dit is nu geplaatst onder Favorieten. Kanalen die je veel gebruikt kan je verplaatsen naar deze sectie. Je vindt dit via de stippeltjes naast een kanaal > verplaatsen naar > Favorieten
Bovendien kan je ook andere secties maken om kanalen en chats die bij elkaar horen te groeperen. Zo combineer ik nu een projectkanaal van een klant met diverse chats met externe personen van die klant en de terugkerende weekly vergaderchat. De verschillende secties die je maakt, kan je ook in jouw eigen volgorde zetten. Dit doe je door een sectie te slepen.
Extra: ik ontving nog een leuke tip. Maak een To do sectie en zet daarin tijdelijk de kanalen waar je acties in het staan. Ik gebruik hier zelf Planner voor, maar mocht je dat niet gebruiken, dan is dit ook snel te doen.
Bericht voorbeelden
Wat verder nieuw is dat je previews van je berichten ziet. Als je dit niet wil, dan zet je het via de instellingen weer uit.
Kanalen op een rij, zonder de indeling van Teams
Wat ook nog kan, is dat je alle kanalen op een rij ziet, zonder de hiërarchische structuur van de Teams waar ze inzitten. En dat je dan sorteert op meest recent. Zie een voorbeeld hieronder. Er staat geen naam van het team meer boven, maar alleen kanalen.
Voor- en nadelen
Voordelen
- Gestroomlijnde navigatie naar Chat en Teams: Chats en Teams zijn nu gecombineerd in één icoon. Het geeft ook ruimte voor een ander icoon in de linkerbalk
- Meer aanpassingsmogelijkheden: Gebruikers kunnen hun instellingen meer naar persoonlijke voorkeur aanpassen, wat zorgt voor een gepersonaliseerde ervaring
- Snellere toegang tot @vermeldingen: Met één klik kun je snel alle @vermeldingen in chats, kanalen en vergaderingen bekijken, zodat belangrijke gesprekken niet over het hoofd worden gezien
- Favorieten: Je kunt nu je favoriete chats en kanalen toevoegen aan Favorieten voor snelle toegang.
- Organisatie van chats en kanalen in secties: Het is mogelijk om chats en kanalen in secties te groeperen, wat helpt bij het snel vinden van gesprekken die gerelateerd zijn aan een specifiek project of onderwerp.
Nadelen
- Verwarring bij navigatie: Gebruikers kunnen in de war raken omdat de kanalen nu onder de chats staan, wat gewenning nodig heeft
- Complexiteit van aanpassingen: Hoewel er meer aanpassingsmogelijkheden zijn, is het de vraag hoeveel mensen deze daadwerkelijk zullen gebruiken. Veel gebruikers zullen waarschijnlijk de standaardinstellingen behouden en nemen de tijd niet om alle instellingen uit te proberen.
- Eerste ervaring: Sommige gebruikers vinden de nieuwe gecombineerde weergave minder intuïtief en keren liever terug naar de gescheiden weergave van Chat en Teams. Dit laatste is overigens ook mogelijk.
-
Mijn persoonlijke ervaring - klap uit om te lezen
Voordat ik overga tot mijn tips voor adoptie, nog even mijn persoonlijke ervaring. De eerste keer dat ik het uitprobeerde, ben ik vrij snel teruggegaan naar de gescheiden weergave. Lekker vertrouwd Chat en Teams, want het kostte energie om eraan te wennen. Toch wilde ik iets meer snappen waar nou de winst zit.
Wat ik echt handig vind, is om te klikken op ‘ongelezen’ en dat ik dan de check kan doen over alle kanalen en chats heen. Het idee van de secties leken me van toegevoegde waarde. Zeker de vergaderingschat was ik eigenlijk altijd kwijt.
Ik vind het handig dat ik de chats met mijn collega’s in een eigen sectie heb gezet. Dan kan ik die ook makkelijk vinden voor een nieuwe chat. De instelling van sorteren ongelezen werkt nu het lekkerste.
[caption id="attachment_3997" align="alignnone" width="291"]
Sorteeropties bij Chats[/caption]Het grote nadeel vind ik dat mijn oriëntatiegeheugen van waar je iets op een pagina vindt in de war raakt. Daarvoor wist ‘ik moet zover scrollen dan ben ik bij het kanaal X dat ik zoek’. Als ik nu een filter heb aanstaan dan is deze plek niet meer hetzelfde.
Ik moest echt wennen aan het klikken op de filters voor chats en kanalen. Op mobiel deed het filter naar kanalen of chats het niet altijd, waardoor ik maar bleef klikken. Dat is nu opgelost.
De optie @vermeldingen is wel echt handig om snel te checken waar je persoonlijk vermeld bent.
Sorteeropties bij Chats[/caption]Wanneer kun je deze verandering verwachten?
Microsoft heeft aangekondigd dat het vanaf eind maart gefaseerd wordt uitgerold als standaard voor alle omgevingen. In Public Preview is deze functie al een tijdje beschikbaar. De Teamsbeheerder van jouw organisatie beheert wie er toegang heeft tot de Public Preview. En jij kunt dit zelf dus ook aanvragen. Zelf werk ik er al maanden mee (met gemengde gevoelens overigens). Het kan goed zijn dat jij de nieuwe Chat al hebt. Het hangt namelijk ook af van het update-beleid van jouw IT-beheerder. Maar bij veel grotere organisaties om mij heen zie ik deze functionaliteit nog niet. En dat betekent dat het ergens komende maanden omgezet gaat worden.
Waar kan ik de instellingen aanpassen?
Het aanpassen van de instellingen doe je via Chatten > 3 stippeltjes > weergave aanpassen. Dit brengt je naar een scherm waar je allerlei opties kan aanpassen. Zoals het kiezen voor de gescheiden of gecombineerde weergave van Chat en Teams.
Lees ook verder: “Voorkom stress bij de update van MS Teams: concrete tips voor adoptie”
Geschreven door Roosmarijn Busch
